Loonbelastingverklaring in 2025: alles wat je moet weten

Een loonbelastingverklaring is een formulier dat een werknemer invult, zodat je als werkgever alle informatie hebt om de wettelijke loonheffingen in te houden. Aan de hand van dit formulier weet je ook of je loonheffingskorting moet toepassen of niet.

Salarisadministratie: Efficiëntie en eenvoud in loonverwerking

Met onze salarissoftware automatiseer je eenvoudig je loonverwerking en houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is. Maak een efficiënte salarisadministratie mogelijk.

Download nu

In 2025 worden enkele veranderingen doorgevoerd in de loonbelastingverklaring, met name in de specificaties voor loonheffingen en de maximale heffingskortingen. De loonheffingskorting blijft berekend op basis van je inkomen, maar aanvullende wijzigingen in de algemene heffingskorting zijn van toepassing. De maximale arbeidskorting stijgt in 2025 naar € 6.028 per jaar. Dit bedrag wordt lager bij een inkomen vanaf € 41.500. Bovendien moeten nieuwe codes in de aangifte loonheffingen worden gebruikt om belastingvoordelen correct toe te passen.

De Belastingdienst biedt zelf een formulier aan dat werknemers kunnen invullen. Het gaat concreet om het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ en dit document kan nog steeds worden gedownload op de website van de Belastingdienst.

Vanaf 2025 is het verplicht om extra specificaties en nieuwe codes te vermelden op het formulier, zodat de aangifte loonheffingen voldoet aan de nieuwste regelgeving. Bedrijven mogen nog steeds hun eigen formulier gebruiken, mits deze volledig aansluit bij het model van de Belastingdienst en alle nieuwe vereisten bevat.

Op het formulier voor de loonbelastingverklaring staan nummers met bijbehorende vakjes die werknemers moeten invullen. Concreet gaat het hier om de volgende gegevens:

• naam;

• burgerservicenummer;

• adres;

• geboortedatum;

• of de werknemer wil dat loonheffingskorting wordt toegepast;

• of de werknemer wil dat er alleenstaande-ouderenkorting wordt toegepast.

• nieuwe codes voor gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld voor openbaar vervoer of thuiswerkdagen).

Het wordt aangeraden om het formulier digitaal, op de computer, in te vullen, zodat de nieuwe specificaties gemakkelijk verwerkt kunnen worden.

De Belastingdienst vergemakkelijkt het invullen van de verklaring voor zowel werknemers als werkgevers door een geüpdatet modelformulier ter beschikking te stellen, waarin de nieuwe vereisten voor 2025 zijn verwerkt. Dit draagt bij aan een soepel verloop van het proces en helpt fouten te voorkomen, vooral bij het toekennen van loonheffingskortingen en het toepassen van gerichte vrijstellingen, zoals de nieuwe vrijstelling voor buitenlands openbaar vervoer.

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

De loonbelastingverklaring wordt aangevraagd bij nieuwe werknemers, vóór hun eerste werkdag. Dit zorgt ervoor dat jij meteen alle gegevens hebt en ook de loonheffingskorting correct kan toepassen. Vanaf 2025 moeten werkgevers daarnaast controleren of de extra vereisten, zoals de nieuwe codes en gerichte vrijstellingen, correct zijn ingevuld. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs blijft verplicht, zodat de gegevens in de verklaring gecontroleerd kunnen worden.

De werknemer is verplicht om de loonbelastingverklaring ingevuld én ondertekend in te dienen bij de nieuwe werkgever voor de eerste werkdag. De werknemer is verantwoordelijk voor het correct invullen van de gegevens.

Indien de verklaring onjuiste gegevens bevat, moet de werkgever of uitkeringsinstantie 52% loonbelasting inhouden. Dezelfde regel geldt als een werknemer zich niet adequaat legitimeert.

Als laatste is de werknemer ook verantwoordelijk voor eventuele wijzigingen naderhand. Bij een verandering, zoals een adreswijziging, dient de werknemer dit schriftelijk aan de werkgever door te geven. Het is handig om in dat geval het formulier opnieuw in te vullen met de bijgewerkte gegevens en dit aan de werkgever te verstrekken.

Maak kennis met Personio tijdens een gratis proefperiode

Maak kennis met de HRIS-oplossing van Personio en ontdek tijdens een gratis proefperiode van 14 dagen of deze oplossing de juiste is voor jou. Klik op de knop hieronder om je proefperiode vandaag nog te starten.

Book je demo

In de loonbelastingverklaring van 2025 zijn enkele wijzigingen doorgevoerd. Belangrijk zijn de nieuwe codes en specificaties die vereist zijn, zoals gerichte vrijstellingen voor openbaar vervoer (binnen- en buitenland) en thuiswerkdagen. Deze wijzigingen zijn bedoeld om de loonheffingsaangifte te stroomlijnen en fouten te minimaliseren.

Gebruik het geüpdatete modelformulier van de Belastingdienst, dat volledig is afgestemd op de regelgeving voor 2025. Hierin staan ook duidelijke instructies voor het correct invullen van de nieuwe gegevensvelden. Door de stappen te volgen, kun je veelvoorkomende fouten voorkomen.

Ja, het formulier blijft beschikbaar voor digitale download op de website van de Belastingdienst. Vanaf 2025 wordt het aanbevolen om digitale formulieren te gebruiken, omdat deze automatisch kunnen controleren of de nieuwe codes correct zijn ingevuld. Met een digitale handtekening kun je het ingevulde document direct naar je werkgever verzenden.