De loonadministratie uitbesteden: welke opties zijn er?

In Nederland ben je als werkgever verplicht om een loonadministratie, ook wel salarisadministratie genoemd, bij te houden. Met de loonadministratie wordt alle administratie bedoeld die te maken heeft met betalingen aan je werknemers en aan de fiscus. Dat varieert van het nettosalaris, tot reis- en onkostenvergoedingen en vakantietoeslag. Ook worden de loonheffingen die op het brutosalaris worden ingehouden opgenomen in de loonadministratie, met name de loonbelasting en de verplichte premie voor de volksverzekeringen. 

Meer informatie over hoe je als bedrijf een loonadministratie inricht en bijhoudt, inclusief tips om de loonadministratie te optimaliseren, vind je in dit artikel.

Als werkgever ben je inhoudingsplichtig voor de loonbelasting (als je werknemer belasting over zijn loon moet betalen) en de premie volksverzekeringen (als je werknemer in Nederland sociaal verzekerd is). De administratie die je hiervoor bijhoudt, moet aan specifieke voorwaarden voldoen, zodat je de juiste gegevens kunt verstrekken aan je werknemers en aan de Belastingdienst. 

Verder ben je als werkgever verplicht om je loonadministratie 7 jaar te bewaren. Dit is ook het geval als je bent gestopt met je bedrijf, of als je je bedrijf bijvoorbeeld voortzet zonder personeel.

Het bijhouden van de loonadministratie biedt voordelen voor verschillende partijen:

• De werkgever: het geeft je als werkgever inzicht in de loonkosten van je bedrijf.

• De werknemers: loonstrookjes en een jaaropgaaf geven je medewerkers een overzicht van hun inkomsten.

• De Belastingdienst: de fiscus kan precies zien hoeveel loon door de werkgever betaald wordt en hoeveel loonheffingen en sociale premies moeten worden afgedragen.

Je kunt er als bedrijf voor kiezen om de loonadministratie zelf (intern) te organiseren, of je kunt de administratie uitbesteden aan een boekhouder of een administratiekantoor. We zetten de twee opties hieronder uiteen en bespreken de voor- en nadelen van iedere optie.

De voordelen

• Je hoeft geen hoge kosten te betalen aan een salarisadministratiekantoor. Zeker voor grote bedrijven kan de keuze voor uitbesteding in de papieren lopen en is het vaak voordeliger een eigen administratie-afdeling op te tuigen.

• Je behoudt op elk moment een goed en accuraat overzicht.

• Tegenwoordig is er zeer efficiënte salarisadministratie software op de markt waarmee de kans op fouten tot een minimum wordt beperkt. Zo is de salarisberekening geautomatiseerd en kunnen onjuiste gegevens opgemerkt worden door het systeem. 

• Een kleine aanpassing is in een mum van tijd gedaan. Dit is wel even anders als je hiervoor telkens contact moet opnemen met een administratiekantoor.

• Het is niet meer nodig om declaraties en verlofaanvragen handmatig te verwerken dankzij geavanceerde hr-software. 

De nadelen

• Het kost veel tijd om je zelf in de materie te verdiepen. Je moet de juiste software uitzoeken, deze correct implementeren én zelf onder de knie te krijgen. Bovendien moeten er veel gegevens verwerkt worden en dat is ook tijdrovend. Deze tijd kun je niet gebruiken om te ondernemen.

• Het is een stuk ingewikkelder om de loonadministratie zelf bij te houden als je een complexe organisatie leidt en je bijvoorbeeld veel expats in dienst hebt.

• Het is niet altijd eenvoudig om kundig administratief personeel te vinden. In dat geval kan het een goed idee zijn om de loonadministratie uit te besteden.

De voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie

• Je bespaart tijd en energie. Het is niet nodig om je als bedrijf te verdiepen in de veranderende wet- en regelgeving en je hoeft je geen zorgen meer te maken over de administratieve rompslomp. Als je ambitieuze groeiambities hebt, wil je je voornamelijk kunnen focussen op je core business, daar waar je talenten liggen.

• Werknemers kunnen met loongerelateerde vragen terecht bij het administratiekantoor. 

• Door de salarisadministratie uit te besteden aan gespecialiseerde vakmensen verklein je de kans op (dure) fouten. Bovendien kan een kantoor je wijzen op belastingvoordelen en andere voordelen.

• Bij een salarisadministratiekantoor is de continuïteit gegarandeerd, hetgeen waarschijnlijk niet het geval is wanneer je een interne administrateur in dienst hebt. Zo kan je medewerker bijvoorbeeld plotseling ziek worden of onverwacht uitvallen.

De nadelen van het uitbesteden van de loonadministratie

• Een nadeel van outsourcing is dat de kosten behoorlijk hoog kunnen oplopen. Doorgaans vragen administratiekantoren of accountants een opstarttarief, en vervolgens betaal je maandelijks een vast bedrag per werknemer. Dus hoe meer mensen je in dienst hebt, des te hoger de kosten worden. 

• Je bent als bedrijf minder goed op de hoogte van het administratieproces. Als je kiest voor uitbesteding, geef je daarbij ook een deel van de controle uit handen. Bij sommige administratiekantoren of boekhouders kun je zelfs niet 24/7 toegang krijgen tot de data en analyses.

• Je bent afhankelijk van de kennis en kunde van een salarisadministratiekantoor en de software die zij gebruiken. Wil je de loonadministratie uitbesteden, dan is het dus zaak om op een grondige manier research te doen naar de verschillende kantoren en systemen.

Hieronder vind je enkele voorbeelden van situaties waarin een bedrijf ervoor kan kiezen om zijn loonadministratie uit te besteden aan een externe partij.

1. Je hebt een klein bedrijf en wil je graag richten op je core business. Als je nog niet veel mensen in dienst hebt, zijn de kosten voor uitbesteding nog te overzien.

2. Voor een middelgroot bedrijf dat tussen de 50 en 100 werknemers in dienst heeft, is uitbesteding vaak een aantrekkelijke optie. De kosten zijn bij deze aantallen nog te overzien, en het is niet nodig om tijd en geld te investeren in een eigen administratie-afdeling.

3. Voor een organisatie met veel expats is het aan te raden om de loonadministratie uit te besteden aan een externe gespecialiseerde partij. Dit soort organisaties hebben namelijk te maken met een behoorlijk complexe loonadministratie. Een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor is op de hoogte van de belastingregels die gelden en kan bijvoorbeeld de 30%-regeling aanvragen.

Een salarisadministratiekantoor neemt veel werk uit handen van een bedrijf. Het administratiekantoor maakt voor het bedrijf de loonstroken op, houdt het overzicht op de onkosten en blijft steeds op de hoogte van de geldende arbeidswet- en regelgeving. Daar hangt uiteraard een kostenplaatje aan vast. De prijs is bij de meeste kantoren als volgt opgebouwd:

1. Voor het opzetten van de loonadministratie worden per bedrijf en per werknemer eenmalige kosten gerekend.

2. Daarbovenop komt een vast maandbedrag per werknemer voor het opmaken van de loonstrook, variërend van € 5 tot € 12,50. De verschillen kunnen groot zijn vanwege de staffelkortingen die de meeste kantoren hanteren.

3. Daarnaast zijn er optionele kosten. Denk bijvoorbeeld aan een bedrag voor het uitbetalen van het salaris, het opmaken van de journaalposten in Excel of het koppelen van een loonstrook aan het pensioen.

Als bedrijf ben je verplicht om een nauwkeurige loonadministratie bij te houden. Grotere bedrijven zetten doorgaans een eigen administratie-afdeling op en schaffen geavanceerde hr-software aan. In bepaalde gevallen kan het echter logischer (en goedkoper) zijn om je salarisadministratie uit te besteden. Dit is bijvoorbeeld het geval voor middelgrote bedrijven of complexe organisaties, of juist voor een klein bedrijf dat zich niet kan of wil bezighouden met al dat papierwerk en die ingewikkelde wet- en regelgeving.

Bij het verwerken van privacygevoelige gegevens van werknemers in het kader van de loonadministratie gelden wettelijke regels die zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).

Een mogelijke overweging om de loonadministratie niet uit te besteden, maar zelf op te pakken zou kunnen zijn dat de kosten van uitbesteding te hoog zijn. Een bedrijf is bijvoorbeeld dermate groot, dat het voordeliger is om zelf een administrateur aan te nemen of een eigen afdeling op te zetten.

Als een bedrijf de loonadministratie uitbesteedt aan een salarisadministratiekantoor blijft de werknemer bij dat bedrijf op de loonlijst staan. Bij payrolling draagt het bedrijf niet alleen de salarisadministratie over, maar ook het juridisch werkgeverschap. Dit omvat dus eveneens de verplichtingen aangaande het opvolgen van wet- en regelgeving en wijzigingen in cao’s.