Leidinggeven op afstand: uitdagingen en tips

Men spreekt van leidinggeven op afstand als het leidinggeven geheel of gedeeltelijk virtueel of remote gebeurt. Hoewel deze manier van leidinggeven nog steeds gekenmerkt wordt door de klassieke leiderschapsvaardigheden, is het begrijpen van de specifieke uitdagingen die ermee gepaard gaan van cruciaal belang voor blijvend succes.

Leidinggeven op afstand verschilt niet wezenlijk van andere vormen van leiderschap; het wordt weliswaar door technologie ondersteund, maar het wordt er niet door bepaald. Om het leidinggeven op afstand te laten slagen, is het belangrijk om nog meer de nadruk te leggen op het menselijke aspect en op de bedrijfscultuur. 

Als gevolg van de massale overgang naar telewerken in 2020 (met een stijging van ruim 47% in dat jaar alleen), heeft het hybride werkmodel ervoor gezorgd dat managers meer dan ooit ‘people managers’ zijn geworden. Ze moeten nauwere relaties met hun werknemers opbouwen dan voorheen, om het gebrek aan persoonlijk contact te compenseren. In een virtuele werkomgeving ligt er een grotere focus op de individuele behoeften van medewerkers en het bieden van actieve ondersteuning.

Hieronder lees je wat de grootste uitdagingen zijn die gepaard gaan met leidinggeven op afstand.

Het herzien van de conventionele werkmethoden is een complex proces. De vroegere manier van werken is vaak niet aangepast aan de realiteit van werken op afstand. Het is niet omdat een team op kantoor succesvol is, dat hetzelfde team op afstand ook succesvol is. De lijst van aspecten die anders moeten worden benaderd is lang: inwerkprogramma’s, het volgen van trainingen, het delen van documenten, de gebruikte tools, het vertrouwen in de manager, de besluitvorming, de verantwoordelijkheden enzovoort. Op afstand gebeurt alles op een andere manier.

Het organiseren van een effectieve teambuildingactiviteit op afstand is een complexe opgave. Het is moeilijk om een positieve teamervaring te creëren voor medewerkers die zich eenzaam en niet betrokken voelen bij de organisatie.

Als leider is het niet eenvoudig om te weten hoe je team het doet en wat de behoeften zijn, als je jouw teamleden niet dagelijks ziet. Je zult de prestaties op een andere manier moeten beoordelen. Ook zullen de behoeften van je werknemers anders zijn in een virtuele werkomgeving.

Hoewel de flexibiliteit van werken op afstand klachten van burn-out kan verlichten, kan remote werken evenzeer bijdragen aan een gevoel van isolatie. Om het werken op afstand tot een succes te maken, moeten werknemers zich verbonden voelen, efficiënt kunnen samenwerken en een actieve bijdrage kunnen leveren aan de lopende projecten.

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Alle klassieke leiderschapsvaardigheden blijven ook belangrijk bij leidinggeven op afstand. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het hebben van een duidelijke visie, het hanteren van een transparante communicatie, actief kunnen luisteren, de creativiteit, het probleemoplossend vermogen, het vermogen om strategisch te denken, het empathisch vermogen, het delegeren van taken, enzovoort. Er zijn echter drie eigenschappen die in het bijzonder van belang zijn bij leidinggeven op afstand. We lichten ze hieronder een voor een toe. 

Als je een virtueel of hybride team leidt, kun je minder goed gebruikmaken van je persoonlijke energie en lichaamstaal om een boodschap over te brengen. In een virtuele omgeving moet je het dus anders aanpakken. Het onderhouden van regelmatig contact is hierbij essentieel. Plan minstens één keer per week een contactmoment met elk individueel teamlid en geef je teamleden ook periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, feedback. Voorzie daarnaast informele verbindingsmomenten die niet gericht zijn op de productiviteit, zoals virtuele lunchsessies of groepschats.

Leidinggeven op afstand vereist dat er gebruik wordt gemaakt van nieuwe (digitale) tools, communicatiemiddelen en strategieën om de taken uit te voeren en de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Als leider moet je in staat zijn om je aan te passen aan wat het beste bij je team past.

Het doel is om virtuele werkmethoden te ontwikkelen die zoveel mogelijk flexibiliteit bieden, terwijl je team verbonden blijft. Zorg hierbij voor een evenwichtige afwisseling van vergaderingen met en zonder camera, synchrone en asynchrone communicatie, en productieve en verbindende activiteiten. Geef je medewerkers de vrijheid om hun deadlines te halen op de manier die voor hen het meest effectief is.

Dit zijn de voordelen van een goede communicatie bij leidinggeven op afstand:

• Je bouwt vertrouwen op: in een virtuele omgeving, zonder interacties in persoon, is het moeilijker om vertrouwen op te bouwen binnen een team. Met een goede communicatie kun je die kloof overbruggen.

• Je verschaft duidelijkheid: in een virtuele werkomgeving kunnen berichten makkelijker verkeerd worden geïnterpreteerd. Met een effectieve communicatie begrijpt iedereen zijn of haar rol en verantwoordelijkheden, waardoor misverstanden worden voorkomen.

• Je versterkt de teamcohesie: teamleden die op afstand werken kunnen zich geïsoleerd voelen. Door regelmatig op een zinvolle manier te communiceren, kun je een gevoel van saamhorigheid en eenheid in je team bevorderen en de cohesie versterken.

• Het werk gaat makkelijker: duidelijke communicatie zorgt ervoor dat het werk soepel verloopt, de deadlines worden gehaald en er geen onnodige vertragingen zijn.

• Je kunt conflicten beter beheersen: misverstanden kunnen in een virtuele omgeving makkelijk uitmonden in conflicten, vanwege het gebrek aan non-verbale signalen en het risico op verkeerde interpretaties. Met een goede communicatie kunnen veel conflicten voorkomen worden, en kunnen problemen die toch ontstaan snel en effectief worden aangepakt.

• De productiviteit verbetert: als de teamleden en de manager op één lijn zitten en er geen misverstanden zijn, kan het team beter samenwerken, wat de productiviteit verhoogt.

• Je houdt je werknemers betrokken: het kan een uitdaging zijn om werknemers op afstand betrokken te houden. Regelmatige check-ins, feedbacksessies en het gebruik van open communicatiekanalen helpen medewerkers om zich gewaardeerd en gehoord te voelen.

Hier zijn enkele tips om goede communicatie tot de norm te maken in je team:

• Gebruik de juiste tools: kies tools die eenvoudige en open communicatie mogelijk maken, zoals tools voor videoconferenties en software voor projectbeheer.

• Aarzel niet om meer te communiceren: je geeft als leidinggevende beter te veel informatie dan te weinig. Dit helpt om misverstanden te voorkomen.

• Plan regelmatige check-ins: plan regelmatig vergaderingen om de voortgang van het werk te controleren, problemen aan te pakken en de teamcohesie te verbeteren.

• Houd rekening met verschillende tijdzones: dit is vooral belangrijk bij internationale teams die op afstand werken. Zorg voor een goede balans bij het plannen van de werkzaamheden en activiteiten.

• Moedig een open feedbackcultuur aan: creëer een werkomgeving waarin de teamleden zich op hun gemak voelen om feedback te geven en te ontvangen.

• Wees duidelijk en beknopt: gezien het gebrek aan face-to-facecommunicatie, is het belangrijk om zo duidelijk en direct mogelijk te communiceren.

• Stimuleer sociale interacties: moedig ongedwongen gesprekken en sociale interacties tussen de teamleden aan om een hechte band op te bouwen.

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

Hier vind je verschillende strategieën om de samenwerking op afstand te bevorderen en een hecht team op afstand te vormen:

• Plan regelmatig videovergaderingen: maak gebruik van videoconferentietools zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Hoewel deze tools zeker geen perfecte vervanging zijn voor het houden van fysieke vergaderingen, bieden ze wel een hoog niveau van betrokkenheid.

• Gebruik de juiste tools voor samenwerking: software zoals Slack, Trello en Asana kunnen teams helpen om in realtime samen te werken, projecten te beheren en taken te visualiseren. Deze tools helpen de kloof te overbruggen die ontstaat door de fysieke afstand.

• Organiseer teambuildingactiviteiten: organiseer virtuele teambuildingactiviteiten, zoals online spelletjes, virtuele koffiepauzes en filmavonden. Zulke informele activiteiten kunnen het gevoel van samenhorigheid onder de teamleden bevorderen.

• Stel een duidelijk communicatiebeleid op: stel regels en verwachtingen vast op het gebied van communicatie. Denk hierbij aan het vastleggen van responstijden, het instellen van statusupdates (bijv. afwezig, bezet) en het bepalen van welk platform gebruikt moet worden voor welke taken.

• Zorg voor een gedeelde visie en gemeenschappelijke doelen: zorg ervoor dat elk teamlid het grotere plaatje begrijpt en weet wat zijn of haar rol is in het bereiken van de doelen van het team. Een gemeenschappelijk doel kan de teamleden verenigen.

• Voorzie speciale samenwerkingsruimtes: creëer ruimtes waar teamleden kunnen brainstormen, projecten kunnen bespreken en op een informele manier ideeën kunnen uitwisselen. Denk hierbij aan samenwerkingsplatforms of aangewezen chatkanalen.

• Investeer in training en ontwikkelingsmogelijkheden: bied passende en adequate trainingen en workshops aan, zodat de teamleden nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen. Dit komt niet alleen hun professionele groei ten goede, maar versterkt bovendien het idee dat het bedrijf hen waardeert.

Leidinggeven op afstand vereist flexibiliteit, het vermogen om zich aan te passen aan nieuwe technologieën, en een sterke focus op menselijke verbinding. Hoewel de traditionele leiderschapsvaardigheden hun relevantie behouden, is de bereidheid om zich aan te passen aan de unieke uitdagingen van werken op afstand van essentieel belang voor het behalen van duurzaam succes.

Je kunt de productiviteit van je team op afstand meten door duidelijke en meetbare doelen op te stellen voor elk teamlid. Maak gebruik van projectmanagementtools zoals Asana of Trello om de voortgang van taken en projecten te monitoren. Houd ook regelmatige check-ins om de status te bespreken en eventuele obstakels te identificeren.

In een virtuele werkomgeving kun je als leider een goede bedrijfscultuur opbouwen door open en transparant te communiceren over de bedrijfsbeslissingen. Je kunt ook regelmatig virtuele teamactiviteiten organiseren om de teamcohesie te versterken. Denk hierbij aan virtuele koffiepauzes, online spellen of teamuitdagingen. Stimuleer ook informele interacties tussen de teamleden onderling.

Wat de meest effectieve communicatietools zijn bij leidinggeven op afstand, hangt af van het specifieke doel. Voor videoconferenties zijn Zoom en Microsoft Teams populaire keuzes vanwege hun gebruiksvriendelijkheid en uitgebreide functies. Slack biedt een uitstekend platform voor realtime berichtenuitwisseling en teamcommunicatie. Tools zoals Google Workspace zijn dan weer handig voor het delen en bewerken van documenten op afstand. Personio is een geweldige tool die specifiek gericht is op HR-samenwerking en het stroomlijnen van de HR-processen. Zorg ervoor dat je tools kiest die aansluiten bij de behoeften van je team, en verstrek duidelijke richtlijnen over het juiste gebruik ervan.