Wat is Lean HR? Voordelen en implementatie in organisaties

Lean HR is een strategie binnen HR-management die gericht is op het stroomlijnen en optimaliseren van de HR-processen om zo maximale efficiëntie te bereiken. Hierbij is het belangrijk om de verschillende processen voortdurend te verbeteren. Door voortdurende analyse en het elimineren van verspillingen en knelpunten, wordt gestreefd naar continue verbetering. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van de organisatie, door het creëren van een effectieve en efficiënte werkomgeving die waarde toevoegt voor zowel de organisatie als de individuele werknemers.

Lean HR is afgeleid van lean management, waarbij de focus ligt op het verbeteren van de resultaten door het verfijnen van de workflows en bedrijfsprocessen. Onnodige of inefficiënte acties worden uit het proces geëlimineerd om het proces zo vlot mogelijk te laten verlopen. Deze methode werd voor het eerst toegepast door Toyota als een manier om het autoproductieproces te innoveren. Tegenwoordig wordt deze strategie toegepast op alle aspecten van de bedrijfsvoering, inclusief HR. Door de lean-principes toe te passen op HR-processen kunnen organisaties hun HR-functie optimaliseren en efficiënter laten werken, wat zorgt voor betere prestaties en resultaten in het bedrijf.

Er zijn vijf kernprincipes binnen het lean management, die je op een gelijkaardige manier kan toepassen op de HR-afdeling. Hieronder gaan we dieper in op elk van deze vijf principes:

1. Specificeer de toegevoegde waarde

2. Definieer alle activiteiten in het huidige proces

3. Elimineer de overbodige activiteiten

4. Bepaal wanneer je de activiteiten moet uitvoeren

5. Streef naar perfectie in je processen

Voor je een HR-proces gaat optimaliseren, is het belangrijk om te weten wat de toegevoegde waarde ervan is voor de klant. In het geval van HR-management, zijn je werknemers de klant, maar je kan het bedrijf zelf ook zien als de eindklant.

Een voorbeeld van een HR-proces kan de onboarding zijn. De waarde van de onboarding voor de nieuwe werknemer is dat alle informatie die nodig is om de functie uit te oefenen zo snel mogelijk wordt verstrekt, idealiter in de eerste dagen (voor of) van zijn of haar indiensttreding. De waarde van de onboarding voor je bedrijf is dat een vlot onboardingproces de kosten drukt en ervoor zorgt dat nieuwe werknemers sneller zijn ingewerkt.

Per proces ga je alle activiteiten opsommen die nodig zijn om tot het eindresultaat te komen. Hou hierbij rekening met de scope van het lean-traject, zodat je je niet gaat verliezen in de details.

We passen deze stap nu toe op het bovengenoemde voorbeeld rondom de onboarding. Je definieert alle acties die je onderneemt tijdens de onboarding, van het verstrekken van de logingegevens voor de bedrijfssoftware tot het ontmoeten van het team en meer. Om een globaal zicht te krijgen op de verschillende activiteiten, is het een goed idee om de onboarding-checklist door te nemen.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

In deze derde stap is het de bedoeling om de overbodige activiteiten te verwijderen uit het proces. Hou hierbij de waarde voor de klant in je achterhoofd. Hoe bepaal je nu wat de overbodige activiteiten zijn? Kijk hiervoor onder meer naar activiteiten die de doorlooptijd onnodig verlengen, die hoge kosten met zich meebrengen en/of die de kwaliteit laag houden. De activiteiten die na eliminatie overblijven, plaats je vervolgens opnieuw achter elkaar om het proces te optimaliseren.

Naast het creëren van een gestroomlijnde procesflow, is het ook essentieel om een pull-systeem te hanteren. Hierbij wordt de activiteit pas gestart wanneer er daadwerkelijk vraag naar is. De klant, dus in dit geval je werknemer, bepaalt de trigger. Zodra je deze opmerkt, ga je de activiteit uitvoeren. Hierdoor zorg je ervoor dat je alleen begint met je proces wanneer het echt nodig is en je niet te veel hooi op je vork neemt.

Een voorbeeld van zo’n trigger kan zijn: de aankomst van een nieuwe werknemer op kantoor tijdens de eerste werkdag. Op dat moment begeleid je de nieuwe werknemer naar de werkplek, als onderdeel van het onboardingproces, waar hij of zij de gelegenheid heeft om kennis te maken met de collega's.

Voer alle stappen door en hou de resultaten bij door middel van HR-KPI’s. Deze KPI's zijn meetbare doelen die je wilt bereiken door optimalisaties door te voeren. Bijvoorbeeld, als je de gemiddelde wervingstijd wilt verkorten, is dat een specifieke KPI om bij te houden en te meten hoe succesvol je bent. De KPI’s die je kiest, kunnen relevant zijn op individueel niveau, maar ook op bedrijfsniveau. 

Probeer stapsgewijs je processen te verbeteren door kleine aanpassingen door te voeren. Het betreft hier een langetermijnstrategie, omdat je geleidelijk aan je HR-processen optimaliseert in plaats van alles in één keer te veranderen. Op die manier kun je Lean HR succesvol toepassen in je bedrijf.

Lean HR biedt tal van voordelen voor je bedrijf omdat deze methode je HRM-systemen efficiënter en effectiever maakt.

• Kostenreductie: de HR-processen nemen minder tijd in beslag en onnodige activiteiten die veel geld kosten worden geëlimineerd.

• Betere kwaliteit: de optimalisatie van workflows resulteert in minder fouten en een hogere kwaliteit van de geleverde diensten of producten.

• Creëren van een ontwikkelingscultuur: Lean HR bevordert een cultuur van continue verbetering, waarin medewerkers worden aangemoedigd om positieve veranderingen te identificeren en te implementeren. Dit creëert een omgeving waarin vooruitgang centraal staat en medewerkers oprecht trots zijn op hun bijdrage aan de organisatie.

• Betere werknemerservaring: door de HR-processen te verfijnen en te optimaliseren, wordt het werk niet alleen eenvoudiger maar ook plezieriger voor medewerkers. Dit draagt bij aan een positieve werknemerservaring en verhoogt de tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers.

Wil je zelf ook Lean HR implementeren in je organisatie? Volg dan het onderstaande 4-stappenplan om succesvol van start te gaan.

1. Identificeer de HR-processen die je wil optimaliseren. Begin met het selecteren van de HR-processen die je efficiënter wilt maken. Kies hierbij voor de belangrijkste processen, zoals de werving, de onboarding en performance management.

2. Pas de lean-principes toe op één proces. Start klein door de lean-principes toe te passen op slechts één specifiek proces. Deze werkwijze stelt je in staat om de resultaten tussentijds te evalueren en alles behapbaar te houden.

3. Breid de lean-principes uit naar andere processen. Als je positieve resultaten ziet en de lean-principes onder de knie hebt, breid de strategie dan geleidelijk uit naar andere HR-processen binnen de organisatie.

4. Creëer een bedrijfscultuur van continue verbetering. Creëer een bedrijfscultuur waarin continue verbetering wordt aangemoedigd. Moedig je HR-team aan om de processen voortdurend te optimaliseren en blijf streven naar verbetering waar mogelijk.

Bedrijven blinken uit met sterke culturen

Hogere productiviteit, efficiënte werving, meer omzet: de bedrijfscultuur kan je bedrijf naar een hoger niveau tillen (en verder). Download onze gids vandaag nog om meer te lezen.

Download nu onze gids

Om je HR-processen ‘lean’ te maken bestaan er verschillende tools en technieken die je als bedrijf kan gebruiken. Enkele voorbeelden van nuttige tools en technieken zijn:

• Kanban: een visuele methode om verspillingen te verminderen en activiteiten op het juiste moment uit te voeren door middel van een visueel bord dat de status van taken aangeeft.

• Kaizen: een Japanse term voor ‘continu verbeteren’ waarbij je gebruikmaakt van je gezond verstand om processen stapsgewijs efficiënter te maken. Deze techniek werd oorspronkelijk ontwikkeld door Toyota.

• A3: een tool die je helpt om eerst de oorzaak van het probleem te achterhalen, voordat er actie wordt ondernomen. Het betreft een gestructureerd formulier dat je invult in een bepaalde volgorde om je te helpen bij de analyse van het probleem.

• Value stream map: een visuele representatie van alle stappen in een proces, waardoor je kunt zien welke waarde de activiteiten toevoegen en welke verspillingen er zijn.

• 5S: een veelgebruikte tool die je helpt om de werkplek efficiënter in te richten. De 5 s’en staan voor sorteren, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden.

• Poka yoke: een methode voor kwaliteitscontrole waarbij proactief maatregelen worden genomen om fouten te voorkomen voordat ze optreden of de klant bereiken. Het concept richt zich op het ontwerp van het proces zelf, met als doel menselijke fouten te minimaliseren of te elimineren door eenvoudige, doch effectieve maatregelen te implementeren. Deze maatregelen kunnen variëren van visuele waarschuwingen tot fysieke beperkingen, waardoor het proces robuuster en minder foutgevoelig wordt.

Door het gebruik van deze tools en technieken kun je je HR-processen optimaliseren en verspilling verminderen, waardoor je organisatie efficiënter en effectiever kan werken.

Lean HR kan al snel overweldigend aanvoelen en een grote druk leggen op de HR-medewerkers. Immers, naast hun dagelijkse taken worden ze nu ook nog verantwoordelijk geacht voor het optimaliseren van processen. 

Het is echter belangrijk om kleine stappen te nemen en een langetermijndoel voor ogen te houden. Op die manier blijven medewerkers gemotiveerd om voortdurend te verbeteren en blijven ze gefocust op het behalen van succes op de lange termijn. Door geleidelijk aan te werken en regelmatig vooruitgang te boeken, kun je de uitdagingen van Lean HR effectief aanpakken en positieve veranderingen realiseren binnen het HR-team en de organisatie als geheel.

De eerste stappen die je moet volgen om Lean HR succesvol te implementeren in je organisatie omvatten het in kaart brengen en documenteren van de verschillende HR-processen die aangepakt moeten worden. Dit houdt in dat alle activiteiten binnen elk van deze processen gedetailleerd worden uitgeschreven. Van daaruit kun je vervolgens starten met de optimalisatie van elk van de processen.

Binnen elk specifiek HR-proces wordt evident gestreefd naar specifieke resultaten. Wil je bijvoorbeeld dat de onboarding vlotter verloopt en er minder vragen worden gesteld? Dan is dat de HR-KPI om op te volgen. Het kan ook zijn dat je de tijd die nodig is om vacatures op te stellen wilt verkorten; dat zou dan de specifieke KPI zijn om te evalueren.

Ja, ook kleine organisaties kunnen aanzienlijke voordelen halen uit Lean HR. Door vroeg te beginnen met het cultiveren van een cultuur van procesoptimalisatie, wordt de implementatie ervan na verloop van tijd enorm vergemakkelijkt. Op die manier zijn efficiënte processen al geïntegreerd wanneer de organisatie groeit.