KPI staat voor key performance indicator (in het Nederlands: kernprestatie-indicator). Een KPI is een meetbare statistiek op basis waarvan een bedrijf kan analyseren of en in hoeverre een bepaalde bedrijfsdoelstelling is bereikt.

HR-KPI’s meten specifiek in hoeverre HR bijdraagt aan het succes van je bedrijf. Met andere woorden, HR-KPI’s meten de doeltreffendheid van je HR-strategie. De HR-strategie is op haar beurt afhankelijk van je bedrijfsdoelstellingen.

Leestip: Ontdek hoe People Analytics bijdraagt aan het verhogen van de prestaties en productiviteit van uw medewerkers.

Door HR-KPI’s op te stellen en op te volgen, kun je nagaan of en in hoeverre je HR-beleid bijdraagt aan de winstgevendheid van je bedrijf. HR-KPI’s helpen je ook beter te begrijpen of je korte- en langetermijndoelstellingen zijn afgestemd op de algemene bedrijfsdoelstellingen en -strategieën. 

Hieronder vind je een paar voorbeelden van belangrijke en veelgebruikte KPI’s voor HR:

• Het personeelsverloop;

• De productiviteit van je werknemers;

• Het behoud van talent;

• De wervingstijd, i.e. de tijd die nodig is om een nieuwe medewerker aan te werven.

Hoe belangrijk een welbepaalde KPI is voor jouw bedrijf, hangt sterk af van de specifieke behoeften, wensen en kenmerken van je bedrijf. Zo wil de ene organisatie zich bijvoorbeeld meer richten op een efficiënt en effectief wervingsproces, terwijl het andere bedrijf zich voornamelijk wil focussen op diversiteit en inclusie op de werkvloer. We raden aan om prioriteiten te stellen bij het opstellen van je KPI’s. 

Hier vind je een lijst met de 10 belangrijkste prestatie-indicatoren voor HR-professionals. De HR-KPI’s staan opgelijst in willekeurige volgorde. De ene prestatie-indicator is dus niet noodzakelijker belangrijker dan de andere. Een KPI krijgt pas waarde binnen een bepaald bedrijf.

De werknemerstevredenheid is een zeer belangrijke HR-KPI, vooral in tijden waarin bedrijven grote moeite hebben om het juiste talent te werven en te behouden.

De werknemerstevredenheid hangt vooral af van een reeks niet-financiële voordelen, zoals een goed evenwicht tussen werk en privéleven en de mogelijkheid tot thuiswerken en flexibele werkuren. 

Je kunt de werknemerstevredenheid meten door middel van tevredenheidsenquêtes. Dit soort enquêtes moeten regelmatig plaatsvinden om er zeker van te zijn dat aan alle behoeften van de werknemers wordt voldaan. Zo kun je ook tijdig problemen opsporen en aanpakken, bijvoorbeeld door betere secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden.

Het personeelsverloop is de wisseling van werknemers binnen een bedrijf door bijvoorbeeld ziekte, pensioen of vroegtijdig vertrek. Je gaat hierbij na in welke mate dat werknemers je bedrijf hebben verlaten in een bepaalde periode. Een hoog personeelsverloop is nefast voor de bedrijfscultuur en leidt meestal tot minder gemotiveerde en minder productieve werknemers.

Volgens een rapport is het risico op personeelsverloop voor 1 op 4 werknemers wereldwijd na de pandemie 50% hoger dan daarvoor. Je kunt een hoog personeelsverloop tegengaan door onder meer te zorgen voor betere arbeidsvoorwaarden, een gezonde werkomgeving, flexibiliteit en een positieve bedrijfscultuur.

Met de volgende formule kun je gemakkelijk het personeelsverloop berekenen: 

Personeelsverloop (%) = (aantal verlaters/gemiddeld aantal werknemers) * 100

Voor bedrijven is het belangrijk om te analyseren in welke mate je medewerkers afwezig zijn wegens ziekte. Dit doe je met de HR-KPI voor ziekteverzuim. Op basis van deze statistiek kun je bijvoorbeeld toekomstige afwezigheden voorspellen. Een hoog ziekteverzuim zou je kunnen terugdringen door je bedrijfsstrategie aan te passen.

HR-managers kunnen deze KPI meten door de gemiddelde waarde van de gewerkte uren te berekenen. Uit dit resultaat blijkt dan de impact van ziekteverzuim op je bedrijfskosten. Eenmaal de kosten van ziekteverzuim duidelijk zijn, wordt het gemakkelijker een preventiestrategie vast te stellen.

De gemiddelde wervingstijd is de tijd die een bedrijf gemiddeld gezien nodig heeft om een nieuwe medewerker aan te werven. De wervingstijd is dus de tijd tussen de aankondiging van het vertrek van een werknemer uit het bedrijf en het moment waarop een nieuwe medewerker wordt aangenomen om hem of haar te vervangen. Je kunt de gemiddelde wervingstijd aanzienlijk verkorten door het gebruik van de juiste digitale HR-tools bij het recruitmentproces.

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

Met de HR-KPI voor de wervingskosten meet je hoeveel geld en middelen je bedrijf investeert in het werven en selecteren van medewerkers. De wervingskosten omvatten onder andere het adverteren van vacatures, de betaalde bijdragen aan wervingsbureaus of uitzendbureaus, de printkosten, het beoordelen van cv’s, het voeren van sollicitatiegesprekken, enzovoort.

Deze wervingskosten omvatten ook de opleidings- en onboardingskosten. Denk bijvoorbeeld aan trainingen voor managers, een externe trainer, en de kosten voor opleidingsmiddelen. Deze kostenpost kan dus een groot deel van het bedrijfsbudget in beslag nemen.

Toch is de werving en selectie van medewerkers cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Immers, zonder getalenteerde en toegewijde werknemers kan een bedrijf niet functioneren en kunnen de bedrijfsdoelstellingen niet worden gerealiseerd.

De KPI die analyseert hoelang werknemers gemiddeld in dezelfde functie blijven werken, hangt nauw samen met de KPI voor het personeelsverloop. Door te onderzoeken hoelang werknemers gemiddeld dezelfde functie blijven uitoefenen in een bedrijf, kun je onder meer de werving van nieuwe medewerkers voorspelbaar maken. 

Uit deze statistiek kun je ook enigszins afleiden welke soorten functies kampen met een hoog personeelsverloop. Een hoog personeelsverloop kan verschillende oorzaken hebben. Het feit dat werknemers jarenlang in dezelfde functie blijven werken, kan bijvoorbeeld betekenen dat er (te) weinig doorgroeimogelijkheden zijn in het bedrijf. Omgekeerd zou het feit dat werknemers een job slechts voor korte tijd uitoefenen, kunnen wijzen op een slechte werksfeer. Het kan de moeite waard zijn voor een bedrijf om de verschillende oorzaken nader te onderzoeken. Dit zou je kunnen meten door middel van enquêtes. 

Veel KPI’s hebben betrekking op primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Ze meten onder andere hoeveel geld en andere middelen je als bedrijf investeert in je werknemers. Hieronder vallen de salarissen, de bonussen, een bedrijfstelefoon, een auto of fiets van de zaak en alle andere directe kosten die je maakt ten behoeve van je personeel.

De KPI die betrekking heeft op ontslag meet in welke mate de arbeidsovereenkomsten worden beëindigd door de werkgever. Deze KPI is afhankelijk van diverse factoren zoals de soort arbeidsovereenkomst, arbeidsongeschiktheid en pensionering.

Wanneer een arbeidsovereenkomst onvrijwillig wordt beëindigd, bijvoorbeeld ten gevolge van slechte prestaties of wangedrag, kost het vaak veel tijd en geld om die werknemer te vervangen. Als zo’n ontslag regelmatig voorvalt, doen HR-managers er goed aan de wervingsstrategie onder de loep nemen. Op die manier kan onderzocht worden hoe het komt dat er vaak onbekwame kandidaten worden aangenomen.

De werknemersproductiviteit meet de productiviteit van je personeel. Deze KPI analyseert hoelang werknemers erover doen om bepaalde taken en doelstellingen te voltooien. In wezen wordt nagegaan wat werknemers presteren binnen een bepaalde periode. Men kijkt hoeveel werk de medewerkers op zich nemen en hoe goed ze de taken uitvoeren.

Bij de analyse van de werknemersproductiviteit, dient HR rekening houden met allerlei factoren die de uiteindelijke output van je werknemers beïnvloeden. Voorbeelden hiervan zijn: de hoeveelheid tijd die werknemers aan een bepaalde taak besteden, het aantal geproduceerde of geleverde producten of diensten, en de kwaliteit van het product of de dienst.

Het talentbehoud of de personeelsretentie hangt nauw samen met het personeelsverloop. De KPI voor het talentbehoud analyseert echter niet het aantal werknemers dat vertrekt (personeelsverloop), maar wel het aantal werknemers dat in je bedrijf blijft werken. De retentiecijfers geven ook inzicht in andere HR-domeinen, zoals de kwaliteit van de arbeidsomstandigheden en de werksfeer. 

Wanneer talent vertrekt, moet HR kostbare tijd en middelen besteden aan de werving van nieuwe, geschiktemedewerkers. Bovendien kan het verlies aan productiviteit vanwege een openstaande functie ernstige gevolgen hebben op het bedrijfsresultaat. Daarom moet je de KPI voor het talentbehoud samen bekijken met de KPI voor het personeelsverloop en de KPI die betrekking heeft op hoelang een werknemer in dezelfde functie blijft werken. Met al deze gegevens kun je een coherente talentstrategie ontwikkelen, of je bestaande HR-strategie bijstellen.

• Stap 1: kies een periode.

• Stap 2: deel het aantal werknemers dat tijdens de vastgestelde periode is gebleven door het aantal werknemers op de eerste dag van de gegeven periode.

• Stap 3: vermenigvuldig het resultaat van stap 2 met 100.

Samengevat:

Retentiepercentage = (personeelsbestand dat gedurende een bepaalde periode is gebleven ÷ personeelsbestand aan het begin van deze periode) * 100

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

De SMART-methode is een eenvoudige techniek die je leert hoe je als werkgever of HR-manager succesvolle KPI-doelstellingen kunt vaststellen voor je bedrijf. Zo werkt het: 

• Specifiek: een KPI-doelstelling moet verwijzen naar een specifieke taak of actie. Bijvoorbeeld: ‘De productiviteit van de werknemers moet met 5% verhoogd worden’. 

• Meetbaar: een meetbaar KPI-doel zorgt ervoor dat je precies weet hoever je staat in het bereiken van je doel. Op basis van concrete cijfers of meetbare voorwaarden kun je de resultaten achteraf makkelijker interpreteren en beoordelen. Voor het opvolgen van al deze gegevens is het belangrijk dat je beschikt over de juiste softwaretools. 

• Acceptabel: een acceptabele KPI-doel is een doel waar alle medewerkers achter staan en het over eens zijn. Het doel voelt dus niet willekeurig aan en je HR-medewerkers voelen dat ze waardevol zijn voor de organisatie.

• Realistisch: de KPI-doelstellingen moeten haalbaar zijn in het licht van de actuele omstandigheden en de middelen die je ter beschikking hebt. 30 nieuwe mensen aanwerven in één week tijd is waarschijnlijk geen realistisch doel.

• Tijdgebonden: elk KPI-doel moet worden beperkt in tijd en regelmatig worden geëvalueerd.Zorg er dus voor dat je je KPI-doelen nauwkeurig opvolgt in verschillende fases, en pas ze aan als de situatie dat vereist.

KPI’s zijn een geweldige manier om het succes van je bedrijfsstrategieën te meten. Daarom is het noodzakelijk dat de volgende zaken allemaal op elkaar afgestemd zijn:

• de algemene bedrijfsdoelstellingen;

• de subdoelen die bereikt moeten worden om de algemene bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken;

• de strategieën die worden gebruikt om de subdoelen te bereiken;

• de KPI’s die de doeltreffendheid van je strategieën meten. 

Om dit proces beter te begrijpen geven we hieronder een voorbeeld.

Het algemene bedrijfsdoel: 

“Ons bedrijf wil de winst verhogen met 15% tegen eind 2023.”

De concrete subdoelen voor het bereiken van het algemene doel: 

• De top 20% medewerkers van het bedrijf behouden;

• De betrokkenheid van werknemers verhogen met 20%;

• Het personeelsverloop in 2023 verminderen met 18%;

• Talentvolle nieuwe medewerkers aanwerven voor alle leidinggevende functies.

De strategie voor de uitvoering van de subdoelen: 

• Het opzetten van een talentbeoordelingsproces;

• Het implementeren van een talentprogramma en leiderschapstraining;

• Het identificeren en evalueren van de belangrijkste stimulansen voor werknemersbetrokkenheid;

• Het voeren van exitgesprekken.

HR-KPI’s die je moet meten om de effectiviteit van je strategie te beoordelen:

• Maandelijks vrijwillig personeelsverloop in 2023;

• Interne promotiepercentage in 2023;

• Talentbehoud gedurende 2023;

• Jaarlijkse score van de werknemersbetrokkenheid op basis van enquêtes in 2023.

KPI staat voor key performance indicator (in het Nederlands: kernprestatie-indicator). KPI’s zijn meetbare statistieken waarmee je de doeltreffendheid van bepaalde bedrijfsprocessen of -strategieën kunt meten.

Er bestaan tal van verschillende KPI’s voor HR. Met een HR-KPI meet je de prestaties of het succes van een HR-proces of HR-strategie. De bekendste KPI's voor HR zijn de KPI’s met betrekking tot de wervingstijd, de wervingskosten en het personeelsverloop.