Kennismanagement: wat is het nut ervan voor bedrijven?

Naarmate bedrijven zich ontwikkelen, uitbreiden naar nieuwe sectoren en hun manier van zakendoen vormgeven, ontwikkelen ze ook belangrijke kennis. Deze informatie is van onschatbare waarde, en het doorgeven ervan aan nieuwe personeelsleden is belangrijk voor het succes van de organisatie op lange termijn.

Kennismanagement is dus het proces van organiseren, creëren, gebruiken en delen van collectieve kennis binnen een bedrijf. Succesvol kennismanagement vereist dat je deze informatie bewaart op een plaats waar ze gemakkelijk toegankelijk is voor al je werknemers.

Het achterhouden van kennis kan, in tegenstelling tot het delen ervan, snel tot knelpunten leiden in je bedrijf. Organisaties kunnen hun doelen makkelijker bereiken door optimaal gebruik te maken van de kennis die binnen de sector bestaat. Zo ontwikkelt je organisatie een cultuur van continu leren.

Hoe efficiënter een bedrijf zijn informatie deelt met zijn werknemers, hoe beter het bedrijf zal presteren. De voordelen van kennismanagement zijn onder meer:

• Snellere besluitvorming;

• Efficiënte toegang tot kennis en informatie;

• Meer samenwerking en makkelijker ideeën genereren;

• Betere communicatie in het hele bedrijf;

• Betere kwaliteit van informatie en gegevens;

• Betere bescherming van intellectueel eigendom;

• Aangepaste training voor al je medewerkers.

Een kennismanagementsysteem (KMS) is een systeem waarmee je kennis binnen je bedrijf kunt verzamelen, opslaan, delen, beheren en gebruiken. Hieronder valt elk document, bestand, database of tool waartoe je teams toegang moeten hebben om hun werk op een doeltreffende wijze uit te voeren. Het doel van een KMS is het verbeteren van de samenwerking, de afstemming van informatie en kennisverwerving.

Een typisch KMS omvat een kennisbank waarin inhoud wordt opgeslagen en verzameld. Een KMS biedt ook verschillende niveaus van toegang tot de kennisbank voor de verschillende stakeholders, zoals managers, werknemers, verkopers of klanten. De beste kennismanagementsystemen bieden ook tools voor het delen van kennis, procesbegeleiding, analysefuncties, praktijkgemeenschappen en richtlijnen voor je bedrijfscultuur.

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Met het oog op een optimale communicatie van de aanwezige kennis, moeten bedrijven het verschil kennen tussen deze 3 soorten kennis:

• Expliciete kennis: kennis die verkregen wordt uit de verstrekte gegevens. Voorbeeld: het brutoloon van een werknemer is € 2500. Deze informatie is dan expliciete kennis over wat deze werknemer je bedrijf kost.

• Impliciete kennis: impliciete kennis veronderstelt dat je uit expliciete informatie bepaalde conclusies kunt trekken. Voorbeeld: je beschikt als HR-manager over een loonbudget van € 10.000 per maand. Hierdoor weet je dat je de financiële ruimte hebt om een nieuwe werknemer aan te werven. Met andere woorden, uit expliciete kennis kun je andere gegevens afleiden (impliciete kennis): in welke mate is er financiële ruimte om een werknemer te betalen?

• Naast deze conclusies voegt stilzwijgende kennis inzichten toe die mensen kunnen verwerven als ze kennis hebben van externe factoren. Voorbeeld: als je een nieuwe werknemer in dienst neemt, dan zijn daar bovendien ook extra kosten aan verbonden, zoals kosten voor onboarding, opleiding en andere bijkomende kosten. Als HR-manager heb je dus stilzwijgende kennis van de kosten die gepaard gaan met de werving van een nieuwe medewerker. 

Kennis heeft te maken met leren, onthouden en begrijpen. In het bovenstaande voorbeeld zie je dat HR-managers beschikken over een hoop bijkomende kennis die ze tijdens hun loopbaan hebben opgedaan.

Op dezelfde manier leggen bedrijven de expertise en ervaringen van hun personeel vast. Binnen een onderneming verzamelen groepen, variërend van kleine teams tot volledige afdelingen, informatie van hun digitale werk. Een of meer opslagplaatsen kunnen deze informatie opslaan en onderhouden.

Deze opslagplaatsen (of archieven) verschillen naar doel en functie. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Relationele databases beheren gestructureerde informatie.

• E-mailsystemen verzenden, ontvangen en organiseren berichten en bijlagen.

• Tekstberichten leggen gespreksonderwerpen vast en groeperen ze op basis van de afzender.

• Bestandssystemen, documentbeheersystemen, inhoudbeheersystemen en systemen voor het beheer van digitale activa verzamelen en beheren bestanden, documenten en meer.

Bedrijven hanteren verschillende benaderingen om een bepaald type kennismanagementsysteem te kiezen of te ontwikkelen. Elke benadering hangt af van de schaal die nodig is om informatie-elementen op te slaan, te beveiligen, te organiseren en toegankelijk te maken.

Bedrijven kunnen dus gebruik maken van systemen die aangepast zijn aan twee niveaus:

• Teamactiviteiten: de informatie is participatief en tijdelijk. Een archief dient als een systeem van betrokkenheid.

• Bedrijfsactiviteiten: de informatie is gezaghebbend en langdurig. Het archief dient als registratiesysteem.

Teamactiviteiten beginnen met best practices en standaardwerkwijzen die al doende worden aangeleerd. Activiteiten op bedrijfsniveau vereisen daarentegen formeel vastgelegde specificaties die vaak via een informatiestructuur worden vastgelegd.

De onderstaande tabel laat het onderscheid zien tussen de verschillende soorten kennismanagementsystemen, gebaseerd op de manier waarop ze omgaan met verschillende soorten kennis.

Bedrijven moeten dus nagaan hoe technologieën en werkmethoden verschillende soorten kennis beïnvloeden. Hieronder vind je een praktisch voorbeeld waarmee we dit illustreren:

• Door training op de werkvloer leren teamleden hoe ze bestanden moeten benoemen, hoe ze moeten bepalen waar ze de bestanden moeten opslaan in het netwerkbestandssysteem, en hoe ze tags kunnen bedenken om specifieke categorieën vast te leggen.

• Voor activiteiten op bedrijfsniveau vertrouwen medewerkers op lijsten met vooraf gedefinieerde termen om informatie op te slaan, te categoriseren en te organiseren. Deze termen worden bepaald door een specifieke informatiearchitectuur.

Als bedrijf wil je natuurlijk nadenken over hoe kennis wordt beheerd en toegankelijk is voor al je medewerkers. Je kunt twee belangrijke toegangsniveaus onderscheiden:

In een gecentraliseerd systeem zijn alle gebruikers verbonden met een centrale kennisdatabase die alle netwerkgegevens en gebruikersinformatie opslaat. Een gedecentraliseerd netwerk daarentegen heeft verschillende gebruikersgroepen, waarbij elke groep zijn eigen server heeft die gegevens en informatie opslaat die alleen voor die specifieke groep relevant zijn.

Er is sprake van een top-downbenadering van kennismanagement als beslissingen op bedrijfsniveau uitsluitend door de leiding aan de top worden genomen, terwijl een bottom-upbenadering alle teams een stem geeft in de beslissingen.

Kennismanagementsoftware (her)organiseert informatie zodat werknemers er snel bij kunnen en deze gemakkelijk kunnen verspreiden. Deze technologie voegt gegevens samen tot één collectieve bron, waardoor datasilo’s verdwijnen en de beoogde informatie makkelijker en sneller te vinden is voor je werknemers.

Door alle kennis op één locatie te hebben, weten stakeholders precies waar ze terecht kunnen als ze vragen hebben over je bedrijf. De beste kennismanagementsoftware bevat ook opties voor het creëren van inhoud, zoals een kennisbank waar je medewerkers gebruik van kunnen maken.

Als het gaat om HR is Personio een van de beste kennismanagementoplossingen op de markt. Dat komt doordat onze software de belangrijkste HR-taken effectief combineert in een overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken softwareprogramma. 

Al je HR-medewerkers kunnen zo de belangrijkste info beheren, bewerken en opslaan. Bovendien kun je als manager ook de verschillende toegangsrechten beheren, zodat de juiste info (uitsluitend) bij de juiste mensen terechtkomt.

Leestip: Ontdek de veelzijdige rol van een HR-manager en hoe deze professionals essentiële functies vervullen.

Het doel van kennismanagement is het delen van kennis, zoals perspectieven, ideeën, ervaringen en informatie, op een efficiënte manier. Als bedrijf zorg je ervoor dat de juiste kennis op de juiste plaats en op het juiste moment beschikbaar is om weloverwogen beslissingen te nemen. Op die manier verbeter je de efficiëntie van je bedrijf.

Kennismanagement moet afgestemd zijn op je bedrijfsdoelstellingen. KM moet informatiestromen verbinden, en in staat zijn om kennis te verzamelen. KM moet zowel kennis kunnen delen als kennis kunnen terugvinden. KM moet betrekking hebben op rollen, processen, technologieën en bestuur. KM moet verankerd zijn in je bedrijfsvoering.