Job rotation: wat is het en wat levert het op?

Job rotation, ook wel taakroulatie genoemd, is een manier om werknemers de kans te geven om nieuwe taken te leren die buiten hun comfortniveau ligt. Job rotation vindt horizontaal in de organisatie plaats tussen verschillende taken, functies en afdelingen. 

Job rotation klinkt misschien als een leuk ‘kijkje in de keuken’ bij een andere afdeling, maar het is veel meer dan dat. Wil je job rotation succesvol en duurzaam inzetten in je bedrijf? Dan is het van belang dat er een systematische, langdurige uitwisseling plaatsvindt tussen functies en afdelingen. Job rotation werkt daarnaast ook het beste als het op zoveel mogelijk hiërarchische niveaus wordt geïmplementeerd.

• Een werknemer van de salarisadministratie start voor een periode van acht maanden fulltime bij de afdeling klantenservice.

• Een verpleegkundige werkt één dag per week bij de afdeling logistiek.

• Een werknemer van de afdeling programmering loopt een maand lang mee met een collega van de afdeling educatie door middel van ‘job shadowing’.

• Een trainee voert acht maanden lang specifieke taken uit bij de afdeling automatisering.

Job rotation is, mits de praktijk goed ontwikkeld is en uitgevoerd wordt, een effectieve methode om je HR-doelstellingen te behalen. Door werknemers te laten ruilen van taken en werkzaamheden doen ze meer kennis op en ontwikkelen ze nieuwe vaardigheden. Medewerkers zullen door de afwisseling ook meer gemotiveerd zijn. Hiermee vergroot je op langere termijnhet welzijn van je werknemers en ook hun flexibele inzetbaarheid. Daarnaast verhoog je op den duur de productiviteit van werknemers.

Bij de start van een nieuwe baan hebben werknemers de mogelijkheid om allerlei nieuwe dingen te leren. Na verloop van tijd is de nieuwigheid eraf, vermindert de uitdaging en de motivatie. Een job rotation programma helpt om het enthousiasme van je medewerkers weer aan te zwengelen.

Werknemers krijgen de gelegenheid om nieuwe vaardigheden aan te leren in de vertrouwde omgeving. Dit verhoogt het zelfvertrouwen en het verbetert de algehele kwaliteit van de talentpool van je organisatie.

Een job rotation programma biedt werknemers ontwikkelmogelijkheden die ze anders niet zouden hebben gehad. Ontwikkelmogelijkheden zorgen voor meer motivatie, een gevoel van waardering en een gevoel vanverbondenheid met de organisatie.

Door uitgedaagd te worden, andere soorten rollen te vervullen en diverse werkzaamheden te verrichten, krijgen werknemers de mogelijkheid om erachter te komen wat voor talenten ze bezitten. Op basis hiervan wordt het makkelijker om een passende functie te vinden voor de werknemer en hem of haar optimaal in te zetten in het bedrijf.

Het implementeren van een job rotation programma vraagt een flinke investering van de organisatie, maar levert op de lange termijn veel voordelen op. Hieronder lees je de vier belangrijkste voordelen van job rotation voor bedrijven.

Werknemers verlaten hun werkplek als zij te weinig uitdaging of ontwikkelmogelijkheden ervaren in hun werk. Medewerkers kunnen zich al snel gaan vervelen en gaan bijgevolg op zoek naar een nieuwe baan bij een andere werkgever. Door job rotation programma's te introduceren in je organisatie, kun je dit voorkomen. Op die manier kun je je werknemers voor langere tijd aan je bedrijf binden.

Bij vertrek van een medewerker, verdwijnen daarmee waardevolle kennis, ervaring en het professionele netwerk van de werknemer uit de organisatie. Het is van belang dat de rol van de werknemer snel ingevuld wordt. Door middel van job rotation loop je als organisatie een stuk minder risico wanneer een werknemer besluit te vertrekken. De werkzaamheden zijn makkelijker over te nemen en de opgedane kennis verdwijnt niet met de vertrekkende werknemer.

Door job rotation krijgen werknemers de kans om nieuwe mensen te ontmoeten en andere facetten van de organisatie te leren kennen. Dit versterkt en stimuleert een open werkomgeving waarin iedereen op een comfortabele manier met elkaar kan samenwerken.

Door meerdere rollen te leren kennen in een organisatie, krijgt de werknemer een duidelijk beeld van de organisatie. Werknemers maken bijvoorbeeld kennis met de verschillende soorten werknemers, en ze komen te weten waar de pijnpunten en kansen liggen. Medewerkers die deze ervaringen hebben opgedaan, zullen uitgebreidere leiderschapskwaliteiten bezitten en sneller doorgroeien naar managementfuncties.

Om een job rotation programma succesvol op te zetten, heb je een helder en strategisch implementatieproces nodig. Dit realiseer je door de volgende zes stappen te doorlopen.

Stel ontwerprichtlijnen vast voor alle werknemers die bij het proces betrokken zijn. Ontwikkel best practices voor elke job rotation, zodat voor beide partijen duidelijk is wat de verwachtingen zijn. Zorg ervoor dat zowel de werkgever als de werknemers betrokken worden bij de ontwikkeling van de best practices.

Het job rotation plan moet passen bij de doelstellingen van het bedrijf en het algemene bedrijfsplan. Welke korte- en langetermijndoelen heeft je organisatie? Zorg dat deze worden meegenomen in het plan, naast het personeelsplan en het groeiplan van de organisatie.

Het job rotation programma is niet alleen een implementatietool. Job rotation dient bovenal een strategie te zijn die het potentieel van je werknemers kan identificeren en hetwelzijn van je werknemers vergroot.

Job rotation is het meest effectief als het programma wordt afgestemd op de ambities van je werknemer. Heeft je werknemer onlangs een training gevolgd? Of staat er binnenkort een training gepland? Alle beschikbare gegevens uit detrainingsmanagementtool zijn waardevol om inzicht te verkrijgen in waar de wensen en mogelijkheden van je werknemers liggen. Ga daarnaast met je werknemers in gesprek om te toetsen of het klopt.

De vele betrokkenen hebben op een bepaald moment in het proces ondersteuning nodig. Zorg ervoor dat je hulp kan bieden als er zich problemen voordoen, als er onduidelijkheid ontstaat bij de invulling van rollen, of als er vragen zijn over de tijdlijnen en vastgestelde doelen.

Om een succesvol job rotation traject neer te zetten, is het van belang te kunnen meten of de doelen die vooraf zijn opgesteld ook daadwerkelijk behaald zijn. Deze evaluatie geeft informatie over de ontwikkeling van de werknemers, maar ook over de effectiviteit van het job rotation programma. Dit kan door middel van persoonlijke gesprekken, enquêtes en vaardigheidstesten.

Leestip: Ontdek hoe personeelsontwikkeling bijdraagt aan het voortdurend verbeteren van vaardigheden binnen je team en hoe dit de algehele bedrijfsprestaties kan stimuleren.

In Nederland zetten veel organisaties in op het faciliteren van loopbaanontwikkeling. Job rotation is daar een onderdeel van. Voorbeelden van grote organisaties die dit systeem toepassen zijn Heineken, BAM en Philips.

Elke organisatie kan zelf kiezen hoelang een job rotation duurt. Het is belangrijk dat de werknemer genoeg tijd krijgt om ingewerkt te worden. Tegelijkertijd is het belangrijk om niet te lang te wachten met een vervolgstap. De duur van een job rotation kan gebaseerd worden op de tijd die het duurt om ingewerkt te worden. Duurt het voor de gemiddelde werknemer bijvoorbeeld drie maanden om ingewerkt te worden in de nieuwe functie of werkzaamheden? Dan is het verstandig om de job rotation minstens het dubbele aan maanden (dus minstens zes maanden) te laten duren. Te lang wachten met rouleren kan er weer voor zorgen dat de opgedane kennis inmiddels weer achterhaald is.

Er worden over het algemeen vijf vormen van job rotation gehanteerd. We hebben het dan over job shadowing, job swapping, fulltime job rotation en parttime job rotation. Ook is een traineeship of stagemodel een veelal toegepaste vorm van job rotation.