Interne communicatie in organisaties: wat is het + 10 tips om ze te verbeteren

Interne communicatie omvat het beschikbaar maken, doorgeven, maar ook het ontvangen van informatie van alle medewerkers van een organisatie of bedrijf. De interne communicatie kan verlopen via verschillende communicatievormen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de behoefte van de medewerkers.

Ook de manier waarop wordt gecommuniceerd is belangrijk. Dit kan top-down zijn (van baas naar werknemers), maar de communicatie kan ook lateraal verlopen (tussen collega’s of teams onderling). Ten slotte kan de interne communicatie ook bottom-up verlopen, zodat er vanuit de teams kan worden gecommuniceerd naar het management.

Een goede interne communicatie is één van de belangrijkste, al dan niet het belangrijkste aspect om een bedrijf efficiënt te laten draaien. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van alle informatie en dat er minder misverstanden ontstaan. Als er intern vlot wordt gecommuniceerd, kunnen de bedrijfsactiviteiten goed op elkaar worden afgestemd, zodat ze zo efficiënt mogelijk verlopen.

Daarnaast zorgt een vlotte interne communicatie ook voor meer tevreden werknemers. Het draagt bij aan een gevoel van erkenning en waardering, wat er dan weer voor zorgt dat er minderverloop is. Bij een slechte interne communicatie, kan er een broeihaard van wantrouwen, geruchten en onrust ontstaan onder je medewerkers, en dat wil je als werkgever te allen tijde vermijden. 

Bedrijven beschikken over een waaier aan middelen om de interne communicatie uit te bouwen. Het is belangrijk om de juiste tools te vinden voor jouw organisatie. Dit kan één tool zijn, maar je kunt ook een combinatie van verschillende tools gebruiken, om ervoor te zorgen dat al je medewerkers worden bereikt en mee zijn met je verhaal. 

We hebben 10 interne communicatiemiddelen verzameld die op regelmatige basis worden ingezet in bedrijven. Elk middel heeft uiteraard zijn eigen voor- en nadelen.

Onder instant messaging, of onmiddellijke berichtgeving in het Nederlands, vallen apps zoals Whatsapp of Messenger. Het voordeel van dit soort apps is dat zowat alle medewerkers ze al op hun telefoon hebben staan. Deze vorm van interne communicatie wordt erg vaak gebruikt in retail en horeca.

Hoewel deze vorm van communicatie erg handig lijkt, brengen de apps ook een hoop nadelen met zich mee. Voor werkgevers is het erg tijdrovend om dit soort groepsapps bij te houden, maar ook werknemers vinden het niet altijd prettig om zomaar in een groepsapp gegooid te worden. Daarnaast kunnen zo privégegevens van collega’s worden gedeeld zonder toestemming, waardoor je mogelijk de privacywetgeving overtreedt. 

Medewerkersapps, zoals de software van Personio, worden tegenwoordig steeds vaker ingezet in organisaties om de interne communicatie te voeren. Al je werknemers hebben zo toegang tot een app waarin ze onder meer de onboarding kunnen volgen, de uurroosters kunnen zien en een soort mobiel intranet kunnen bekijken.

E-mails zijn eenvoudig op te stellen en nog sneller te versturen. Via e-mail kun je makkelijk een boodschap verspreiden onder je personeel. Je kunt elke medewerker dezelfde mail sturen of je kunt je richten tot één of meerdere specifieke medewerkers. Het sturen van e-mails is nog altijd een veelgebruikte vorm van interne communicatie die goed blijft werken.

Natuurlijk zijn er ook wel wat nadelen verbonden aan het gebruik van e-mail. Zo werkt het moeilijker bij eerstelijnswerknemers die geen zakelijk e-mailadres hebben. E-mails die gericht zijn aan deze medewerkers gaan dan ook vaak verloren. Aan de andere kant is het moeilijk om feedback te geven op mails. Een e-mail ondersteunt ook niet alle soorten media en is niet deelbaar. 

Sociale mediakanalen zijn handig om boodschappen te verspreiden en laten het vaak ook toe om communicatie in twee richtingen te creëren. Bij sociale media duikt wel weer het probleem op van privacy. Je vraagt je medewerkers immers om hun privékanalen in te zetten voor werkgerelateerde communicatie.

Een bedrijfsblog wordt vaak ingezet voor externe communicatie, maar een blog kan evengoed gebruikt worden voor de interne communicatie. Een blog is bijvoorbeeld zeer geschikt om belangrijk nieuws te delen over je bedrijf of om je organisatiecultuur verder uit te lichten. 

Een intranet is een privénetwerk binnen een bedrijf dat enkel toegankelijk is voor medewerkers. Intranet maakt het makkelijk om informatie centraal te plaatsen, maar de communicatievorm is eigenlijk al wat verouderd. Je kunt geen interactieve inhoud delen via intranet, en er is ook enkel eenrichtingscommunicatie mogelijk. 

Prikborden bestaan al heel erg lang. Denk maar aan de kurken prikborden die vroeger in kantines hingen, vol met flyers en andere aankondigingen. Vandaag hebben deze prikborden vaak plaatsgemaakt voor digitale schermen waarop verschillende boodschappen en aankondigingen worden weergegeven. Dit is een stuk makkelijker, omdat je dagelijks of wekelijks nieuwe slides kan toevoegen.

Vergaderingen of bijeenkomsten zijn de beste manier om in teamverband te overleggen. Tegenwoordig kun je ook als werkgever je werknemers aanspreken in een online Teams-vergadering. Tijdens vergaderingen kan er ook feedback worden gegeven door en voor de deelnemers. De betrokkenheid ligt vaak ook een stuk hoger.

Medewerkersonderzoeken kunnen dienen als aanvullende tool voor je interne communicatie. Deze onderzoeken zorgen voornamelijk voor bottom-upcommunicatie, maar ze zijn ook erg belangrijk om feedback te verzamelen van je werknemers. 

Er bestaan veel verschillende tools om planningen voor teams op te maken en op te volgen. Projectmanagementtools zorgen uiteraard voor laterale communicatie. Medewerkers weten dankzij de tool wie aan welk project bezig is. Zo wordt miscommunicatie vermeden en kunnen je medewerkers veel efficiënter werken.

Als aanvulling op e-mails, kunnen professionele tools en apps worden ingezet zodat collega’s met elkaar kunnen chatten. We spreken hier niet over Whatsapp of Messenger, maar wel over zakelijke platformen zoals Microsoft Teams en Slack. Deze zakelijke apps zorgen voor een makkelijke communicatie, zeker nu het thuiswerken in steeds meer bedrijven is blijven hangen.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Er zijn verschillende factoren die invloed kunnen hebben op de interne communicatie van een bedrijf. Uiteraard speelt de tool die je kiest hierbij een grote rol. Leer je werknemers beter kennen, en kies voor een tool die bij ze past en die ze vaak zullen gebruiken. 

Transparantie is ook een belangrijke factor. Zorg ervoor dat je genoeg informatie deelt met je werknemers, zodat ze op de hoogte blijven en ze niet gaan speculeren. Door je boodschap op een krachtige, en zo mogelijk op een visuele manier over te brengen, zal de boodschap beter binnenkomen en ook beter worden onthouden door je medewerkers.

Heb je als werkgever het gevoel dat je interne communicatie nog niet helemaal op punt staat? Dan geven we je graag 10 tips mee om je interne communicatie te verbeteren. 

Een goede communicatie begint altijd vanuit een plan. Gebruik hiervoor de input van je medewerkers, zodat je weet waar de pijnpunten liggen en op welke vlakken er verbetering wenselijk is.

Probeer op regelmatige basis een medewerker in de spotlight te zetten. Je zult merken dat het communicatiekanaal hierdoor ook meer zal worden bezocht, omdat iedereen natuurlijk wil weten wie er deze maand in de kijker wordt gezet.

Uitdagingen voor je teams zijn altijd leuk. Zorg voor meer interactie en engagement door wedstrijden of challenges te organiseren op sociale media of een ander communicatiekanaal. Een beetje gezonde competitie kan nooit kwaad.

Wanneer verschillende teams geregeld met elkaar in contact komen, ontdekken de teamleden niet alleen van elkaar wat ze precies doen in de organisatie, maar ze kunnen bovendien waardevolle kennis uitwisselen. Dit zorgt voor nieuwe inzichten en meer efficiëntie op de werkvloer. 

Wees transparant naar je medewerkers en leg ook uit waarom bepaalde activiteiten gaan gebeuren. Dit zorgt voor meer vertrouwen en motivatie bij je medewerkers. Wanneer je je missie en visie grondig deelt met je medewerkers, zul je zien dat ze je waarden ook (beter) zullen uitdragen naar klanten en externe relaties.

Om te weten of je communicatieplan doeltreffend is, is het belangrijk om regelmatig feedback te vragen aan je medewerkers. Dit kan in de vorm van een enquête, maar je kunt ook feedback vragen op andere manieren, bijvoorbeeld via de tool die je gebruikt voor de interne communicatie.

Wees niet bang om af en toe een video in te zetten voor je interne communicatie. Het is eens iets anders waardoor je werknemers zeker geïnteresseerd zullen zijn. Aan de andere kant is het via video makkelijker om emotie in je boodschap te leggen. Je kunt ook meer bespreken op een kortere tijd.

Leg de verantwoordelijkheid voor de interne communicatie bij één persoon, en laat dit ook aan alle medewerkers weten. Dit is het liefst iemand die enthousiast en gemotiveerd is om anderen mee op sleeptouw te nemen.

Hou de communicatie steeds bondig en probeer, indien mogelijk, meerdere boodschappen te combineren in één bericht of nieuwsbrief. Je wil je werknemers niet overladen met informatie, want dan haken ze snel af.

Wanneer was de laatste keer dat alle medewerkers van je organisatie bij elkaar zijn gekomen? Een online, hybride of fysiek evenement blijft een goede manier om nieuwigheden aan te kondigen en teams met elkaar in contact te brengen. 

De meeste tools voor interne communicatie, zoals een intranet bijvoorbeeld, verzamelen data over de gebruikers. Aan de hand van die data kun je zien hoeveel medewerkers de tool gebruiken, hoe vaak en wanneer ze de tool gebruiken en hoe ze toegang hebben tot de tool. Dit geeft je belangrijke inzichten over je huidige strategie.

Zoals eerder vermeld, zijn enquêtes ook een goede manier om feedback te krijgen en de kwaliteit van je interne communicatie op te volgen en verder te optimaliseren.

Onder interne communicatie valt alle communicatie die plaatsvindt binnen je organisatie of bedrijf. De communicatie kan verlopen vanuit het management naar de werknemers (top-downcommunicatie), binnen teams en tussen verschillende teams (laterale of horizontale communicatie) of vanuit de medewerkers naar het management (bottom-upcommunicatie).

Externe communicatie omvat de communicatievan een organisatie naar personen, groepen en organisaties buiten de eigen organisatie. Dit is bijvoorbeeld communicatie met klanten, burgers, leveranciers enzovoort.Interne communicatie daarentegen is de communicatie die plaatsvindt binnen de organisatie. Voor interne en externe communicatie kunnen bedrijven soms wel dezelfde tools inzetten, zoals een nieuwsbrief of blog, maar de doelgroep is dan wel verschillend.