Human resource controlling: de basis die je moet kennen

Human resource controlling, ook HR-management genoemd, is een middel om alle personeelsactiviteiten van een bedrijf te plannen, te beheren en te controleren. Het controleert en beheert alle personeelsgebonden procedures, processen of projecten met behulp van kengetallen en draagt zo bij aan de HR- en bedrijfsdoelstellingen.

Relevante statistieken en kengetallen voor je bedrijf vind je in Personio met de rapportagefunctie. 

Human resource controlling heeft betrekking op het personeelswerk zelf. Dit omvat alle personeelsgerelateerde procedures, processen of projecten van de afdeling personeelszaken, vanaf de planning van de personeelsbehoeften tot de personeelswerving. Het geeft antwoord op vragen als: Hoeveel medewerkers heeft een bedrijf? Hoeveel kosten ze? Hoe productief zijn ze? Daarnaast heeft het betrekking op het personeel zelf: van het aantal medewerkers tot hun functies en kosten.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Operationeel human resource controlling is gericht op de korte tot middellange termijn en dient ter ondersteuning van het operationeel management. Het is dus vooral gericht op regelmatig terugkerende activiteiten en geeft informatie over de kosten, het succes en de voordelen van de ondernomen acties.

Strategisch human resource controlling houdt zich bezig met de oriëntatie op lange termijn en met de bijdragen die het personeelsmanagement levert aan de uitvoering van de bedrijfsstrategie. De focus ligt hierbij op processen en structuren.

Kwantitatief human resource controlling verwijst naar direct meetbare en bruikbare personeelsgegevens.

Welke kengetallen kun je gebruiken voor kwantitatief human resource controlling?

• Personeelsbehoeften en -structuur: 

  aantal vrouwen, aantal gehandicapten, personeelsplanning, personeelsbestand, bruto- en nettopersoneelsbehoeften, arbeidscapaciteit, gemiddelde leeftijd van het personeel, analyse van de leeftijdsgroepen, kwalificatiestructuur, anciënniteit… 

• Personeelswerving: (gekwalificeerde) sollicitanten per functie, percentage sollicitatiegesprekken, wervingspercentage, wervingskosten per aanwerving, wervingsproductiviteit, wervingskosten…

• Personeelsinzet: vergelijking tussen doel- en gewerkte uren, prestatieniveau, verlof- en verzuimpercentage, ziektepercentage, aantal overuren, jaarlijkse vakantiedagenverdeling, ouderschapsverlof, ongevallenpercentage, verzuimkosten, aantal gedetacheerden en terugkeerders…

• Personeelsontwikkeling: opleidingsduur, opleidingskosten, aandeel van de personeelsontwikkelingskosten in de totale personeelskosten, promotiepercentage, opleidingsrendement…

• Personeelsbehoud: personeelskosten per werknemer, personeelsverloop en -kosten, benuttingsgraad en kosten van vrijwillige bedrijfsvoorzieningen, structuur van loongroepen, pensioenrechten per werknemer, kosten van vrijwillige (aanvullende) vergoedingen…

• Ontslag van personeel: ontslagvergoeding per werknemer, kosten van het sociaal plan per werknemer, gerechtelijke kosten per werknemer, advieskosten voor outplacement per werknemer, salariskosten per werknemer tijdens de ontslagperiode…

Het kwalitatieve human resource controlling houdt zich bezig met de ‘zachte’ factoren, bijvoorbeeld analyses van de werknemerstevredenheid, de motivatie, de emotionele band van de werknemers met het bedrijf of het leiderschap en de werksfeer. De informatie en de gegevens zijn daarom niet direct meetbaar en moeten meestal via indicatoren worden verzameld. 

• Voor de personeelsontwikkeling: gegevens en analyses, bijvoorbeeld van personeelsenquêtes, gestructureerde functioneringsgesprekken, personeelsbeoordelingen

• Voor het leiderschap: gegevens en analyses, bijvoorbeeld uit personeelsenquêtes, gestructureerde functioneringsgesprekken, assessment centers, 360°-feedback, personeelsbeoordelingen, managementaudit, doelstellingen vastleggen en doelstellingen bereiken

Elk bedrijf heeft een hiërarchie van doelstellingen. Deze bestaat uit een hoofddoelstelling en diverse subdoelstellingen. Terwijl de hoofddoelstelling de algemene bedrijfsdoelstelling vertegenwoordigt, zijn de subdoelstellingen toegewezen aan de afzonderlijke afdelingen. Zo behoren de doelstellingen van het human resource controlling tot de subdoelstellingen. Deze zijn gericht op de doelstellingen van het personeelsbeleid, die op hun beurt gericht zijn op de doelstellingen van het bedrijf. Daarom zijn de doelstellingen van het human resource controlling altijd in lijn met die van het personeelsbeleid. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat de hoofddoelstelling wordt bereikt.

De specifieke doelstellingen van het human resource controlling zijn:

• Informatievoorziening

• Evaluatie

• Plannings-, beheer- en controledoelstellingen

• Coördinatie van het personeelsbeleid

• Integratie van de personeelsarbeid

• Screening

• Transparantie van personeelszaken

De bovenvermelde doelstellingen vertegenwoordigen tegelijkertijd de taken van het human resource controlling. Dit leidt tot de volgende verantwoordelijkheden voor jou als manager:

je verstrekt de beleidsmakers van personeelszaken alle relevante informatie voor hun activiteiten door de benodigde gegevens te filteren en voor te bereiden. Er zijn speciale softwareoplossingen voor de geautomatiseerde verwerking van deze gegevens.

In het kader van de evaluatie beoordeel je de personeelsmaatregelen, -processen en -structuren, en controleer je of en in welke mate deze bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen. Je coördinerende taak houdt verband met het ontwerpen van systemen voor planning, controle en informatievoorziening.

Deze zijn bedoeld om de taakverdeling en de onderlinge communicatie tussen de afzonderlijke functies van het personeelsbeleid en het bedrijf als geheel op elkaar af te stemmen. De evaluatie verricht in principe taken op het gebied van organisatie-, proces- en kwaliteitsmanagement. Dat is een van de redenen waarom dit onderwerp in de praktijk zelden tot het takenpakket van human resource controlling behoort.

Bij de integratie wordt een onderscheid gemaakt tussen horizontale en verticale integratie.

• Horizontale integratie: human resource controlling verbindt de administratieve en planningscomponenten van de subsystemen.

• Verticale integratie: het overdragen van alle relevante informatie van de administratie- en planningssystemen naar het plannings- en controlesysteem.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Human resource controlling heeft verschillende instrumenten ter beschikking die relevante en bruikbare informatie opleveren, waaronder:

• Benchmarks en vergelijkingen: hieronder vallen verschillende soorten vergelijkingen, zoals de vergelijkingen doel-werkelijkheid, werkelijkheid-werkelijkheid, toekomst-werkelijkheid of werkelijkheid-toekomst. Vergelijkingen worden bijvoorbeeld gebruikt bij de controle van tijdsvergelijkingen, afwijkende plannen, voortgang van plannen of prognoses. Benchmarks zijn geschikt voor interne vergelijkingen tussen afzonderlijke locaties of voor externe vergelijkingen met concurrenten op de markt.

• Tijdreeksen: ze worden gebruikt om trends en ontwikkelingen te beschrijven en te voorspellen. Zo kun je het succes of het falen van reeds genomen maatregelen in een vroeg stadium evalueren.

• Human Resource Due Diligence en HR-audits: hiermee kun je personeelsgerelateerde kansen en risico’s in een vroeg stadium opsporen. Zijn de belangrijkste functies goed bemand, hoe zit het met de motivatie van de werknemers en zijn zij zich bewust van de redenen voor frequent ziekteverzuim?

• Personeelsenquêtes: dit klassieke instrument levert je waardevolle informatie op. Je krijgt relevante informatie over zowel de sterke als de zwakke punten van het bedrijf. Zo is het mogelijk om zowel de stemming van werknemers na te gaan als hun verbondenheid met het bedrijf.

Hoe waardevol de verschillende instrumenten voor het human resource controlling ook zijn, de kwaliteit van de resultaten hangt af van de gebruikte personeelsbestanden. Dit betekent bijvoorbeeld dat vooraf gegroepeerde of samengevoegde selecties niet geschikt zijn.

Voor succesvol human resource controlling heb je alleen gegevens nodig uit de personeelsbestanden. Er moet echter altijd rekening mee worden gehouden dat de focus niet op de individuele medewerker ligt. Human resource controlling heeft altijd betrekking op groepen medewerkers die voor een bepaald doel zijn geselecteerd of op alle medewerkers van het bedrijf.

Om de selectie van gegevens te optimaliseren, zijn de volgende grenzen in de huidige praktijk nuttig.

• Werkelijke gegevens zijn alle op persoonsgerelateerde, zoals geanonimiseerde persoonsgegevens, personeelskosten of capaciteit per werknemer, alsook alle gegevens over de huidige organisatiestructuur. Hieronder vallen bijvoorbeeld functies of alle afdelingen binnen het bedrijf.

• Prognosegegevens heb je nodig voor toekomstige beslissingen. Alle toekomstgerelateerde persoonsgegevens die reeds in je personeelssysteem zijn opgeslagen, worden als betrouwbaar beschouwd. Hieronder vallen geplande vertrekken, zoals ontslagen die al zijn gevallen, pensioneringen of veranderingen van werkuren.

• Prognosegegevens worden alleen gebruikt om trends te bepalen. Zij zijn onbeveiligd en niet gekoppeld aan bepaalde personen. Het gaat om gebeurtenissen die je in de toekomst kunt verwachten, zoals onverwacht ontslag of zwangerschapsverlof.

Kortom, hoe groter de kans dat gebeurtenissen zich voordoen op basis van de beschikbare gegevens, hoe solider de resultaten zijn bij het nemen van beslissingen.

Om beslissingen te kunnen nemen of maatregelen te kunnen treffen, moeten de resultaten van de verzamelde gegevens vergelijkbaar zijn. Deze vergelijking wordt gemaakt aan de hand van kengetallen die als ijkpunt dienen en aan de hand van een groot aantal aspecten berekend worden. Je moet er rekening mee houden dat kengetallen altijd gericht zijn op de doelstellingen van het bedrijf.

Bij human resource controlling verzamel je de onderstaande kengetallen, afhankelijk van de doelstellingen (de lijst is slechts een greep uit de mogelijkheden):

• Kengetallen voor personeelsbehoeften en personeelsstructuur, zoals nettopersoneelsbehoeften, kwalificatiestructuur of het aantal mensen met een beperking.

• Kengetallen voor de personeelswerving kunnen bijvoorbeeld zijn: gekwalificeerde sollicitanten per functie, wervingskosten, personeelsverloop, kosten en efficiëntie van de gekozen wervingskanalen.

• Kengetallen voor de personeelsinzet zijn de naleving van de doelstellingen, het aantal overuren, de arbeidsproductiviteit of de gemiddelde kosten per overwerkuur.

• Kengetallen voor personeelsretentie verzamel je in de vorm van het personeelsverloop, de frequentie van ongevallen, het ziektepercentage, beloningsvormen, winstdeling per werknemer of pensioenregeling voor werknemers.

• Kengetallen voor personeelsontwikkeling zijn het opleidingspercentage, de jaarlijkse opleidingsduur van een individuele werknemer, de structuur van opleidingsmaatregelen of het opleidingsrendement.

De berekening van de kengetallen is in de meeste gevallen eenvoudig, maar vereist vooraf een uitgebreide gegevensverzameling indien de gegevens nog niet digitaal beschikbaar zijn. Software voor people analytics die gegevens centraal verzamelt en evalueert, is hier bijvoorbeeld geschikt voor.