Wat zijn human resource management-systemen (HRMS)?

Een HRMS, ook wel bekend als een human resource management-systeem is een softwaretoepassing die organisaties in staat stelt om alle HR-gerelateerde zaken op een overzichtelijke en eenvoudige manier bij te houden. Denk hierbij onder meer aan het beheer van personeelsdossiers, verlof- en urenregistratie, salarisadministratie, werving en selectie, prestatiebeheer, training en ontwikkeling en nog veel meer. Met een HRMS kunnen organisaties hun HR-processen stroomlijnen, de efficiëntie verhogen en beter voldoen aan de behoeften van hun medewerkers.

Een HRMS kan door veel verschillende mensen worden gebruikt die werken binnen de HR of binnen een afgeleide daarvan:

• HR-professionals: het spreekt voor zich dat HRMS-software ideaal is voor HR-professionals. Dergelijk systeem vergemakkelijkt niet alleen het proces van personeelsmanagement, maar zorgt ook voor een duidelijk overzicht dat door heel het team bekeken kan worden. Bovendien helpen de nodige automatisaties met het besparen van kostbare tijd.

• Recruiters: voor recruiters kan een HRM-systeem het plaatsen van vacatures vergemakkelijken. Het biedt recruiters ook ondersteuning bij het coachen van sollicitanten.

• Managers: voor managers zal een HRMS het mogelijk maken om altijd en overal het overzicht te bewaren over het personeel. Het goedkeuren en weigeren van verlofaanvragen, het bijhouden van ziektedagen en het monitoren van prestaties zijn slechts enkele voorbeelden van de functionaliteiten.

• Werknemers: een HRM-systeem stelt werknemers in staat om hun roosters te bekijken, ziektedagen aan te geven en hun ontwikkelingsplannen te beheren.

• Werkzoekenden: ook voor werkzoekenden bieden HRM-systemen specifieke functies om sollicitaties op te volgen en online documenten eenvoudig te ondertekenen.

Kortom, een HRMS speelt een belangrijke rol bij het efficiënt beheren van HR-processen voor verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie.

Maak kennis met Personio tijdens een gratis proefperiode

Maak kennis met de HRIS-oplossing van Personio en ontdek tijdens een gratis proefperiode van 14 dagen of deze oplossing de juiste is voor jou. Klik op de knop hieronder om je proefperiode vandaag nog te starten.

Book je demo

Een HRMS biedt een uitgebreid pakket aan tools en modules om je HR-taken te vereenvoudigen:

• Werving van nieuw talent: het systeem laat je toe om vacatures op te maken en deze met één klik op verschillende platforms te plaatsen. Daarnaast biedt het ook een overzichtelijke omgeving waar je makkelijk je sollicitanten kan opvolgen.

• Onboarding: er zijn specifieke modules voor het HR-team én de nieuwe werknemers om de onboarding zo vlot mogelijk te laten verlopen.

• Digitale personeelsdossiers: een HRMS is tegelijk ook een ‘document-management-systeem’. Zo kun je de personeelsdossiers op één centrale locatie beheren. Dit maakt het makkelijk om binnen een team aan dezelfde dossiers te werken.

• Wettelijke documenten: het systeem laat je toe om alle gegevens en documenten die je nodig hebt voor de overheid te centraliseren en op een veilige en GDPR-vriendelijke manier bij te houden. Dit is een handig onderdeel in het kader van compliance management.

• Loonadministratie: automatiseer eenvoudig de loonberekening en het versturen van loonstrookjes voor een efficiënter proces.

• Bijhouden van bonussen: automatiseer de berekening en tracking van bonussen, zodat werknemers hun bonusinformatie ook zelf kunnen inzien.

• Talent management: hou bij welke werknemers welke trainingen hebben gevolgd en moedig ze aan om extra opleidingen te volgen met behulp van een overzichtelijke online tool.

• Aanwezigheidsregistratie: hou eenvoudig bij wanneer werknemers verlof hebben genomen of afwezig zijn geweest. Deze functie maakt het werknemers ook makkelijker om zelf online verlof aan te vragen.

• Urenregistratie: hou de gewerkte uren van je werknemers bij, ook voor verschillende projecten bijvoorbeeld, om de loonberekening sneller te laten verlopen.

• Performance management: hou persoonlijke doelen bij van je werknemers en laat ze zelf invullen hoe de voortgang ervan verloopt.

• Integratie van data: koppel het HRMS met andere softwaretoepassingen om extra mogelijkheden te activeren, zoals onkostenregistratie, uitkeringen en meer.

• Rapportage: laat automatisch routinerapporten opmaken en behoud het overzicht over alle werknemers.

Een HRMS biedt met andere woorden een alles-in-één-oplossing voor het beheren van alle aspecten van HR binnen een organisatie, wat resulteert in meer efficiëntie en betere HR-praktijken.

Het gebruik van een HRMS heeft een aantal belangrijke voordelen voor een bedrijf of organisatie:

• Nauwkeurigheid: aangepaste gegevens worden centraal opgeslagen en zijn voor iedereen beschikbaar. Hierdoor hoeft er niks meer verwijderd te worden, waardoor de kans op fouten verkleint en je altijd toegang hebt tot de meest recente gegevens.

• Communicatie: het HRMS vereenvoudigt de communicatie binnen je organisatie. Niet alleen je HR-team kan makkelijker samenwerken, maar ook je managers en werknemers worden beter betrokken bij de verschillende processen, wat de algehele communicatie ten goede komt.

• Kostenbesparing: handmatige taken worden vervangen door geautomatiseerde processen, waardoor je enorm veel extra tijd en dus ook geld wint. Dit leidt tot een efficiënter gebruik van middelen en een hogere productiviteit binnen de organisatie.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Zoals hierboven vermeld, kan je heel veel doen met een HRMS. Als je op zoek gaat naar een geschikt HRM-softwaresysteem voor jouw bedrijf, dan raden we aan te kiezen voor software die zeker volgende functies bevat.

Talent management is een basisfunctie die enorm belangrijk is in een HRM-systeem. De functie laat je niet alleen toe om sneller nieuwe kandidaten te vinden en deze op te leiden, maar ook om je huidige werknemers op te volgen en hun prestaties en persoonlijke en professionele doelen te monitoren.

Een andere belangrijke functie die het HRMS zeker zou moeten hebben, is HR Management. Hieronder vallen alle zaken die te maken hebben met personeelsadministratie, urenregistratie, loonberekening, vakantie- en ziektebeheer en meer. Deze functie is een absolute must voor elk HR-team dat manuele taken wil automatiseren.

Een zeer krachtige functie die niet vergeten mag worden, is de mogelijkheid tot rapportage en analyse. Analyses en routinerapporten bieden belangrijke inzichten in verschillende aspecten van het bedrijf en trends binnen de organisatie. Door deze inzichten te gebruiken, is een bedrijf beter voorbereid op toekomstige uitdagingen en kansen. Het stelt HR-professionals en managers in staat om geïnformeerde beslissingen te nemen en effectiever te plannen voor de groei en ontwikkeling van het bedrijf. 

Het is een slim idee om software te kiezen die met je bedrijf mee kan groeien. De behoeften van een bedrijf met vijf werknemers verschillen immers aanzienlijk van die van een organisatie met honderd werknemers. Het is echter ook niet ideaal om halverwege de groei van je bedrijf over te stappen naar een ander systeem.

Met de software van Personio heb je de flexibiliteit om modules te kiezen die op dat moment aan je behoeften voldoen. Bovendien kun je later extra functies toevoegen wanneer je ze nodig hebt, dankzij de flexibele abonnementen. Zo kun je op een naadloze en schaalbare manier je HR-processen optimaliseren naarmate je bedrijf groeit.

Hebben we je overgehaald om een HRMS te implementeren in jouw bedrijf? Volg dan de volgende stappen om de implementatie vlot te laten verlopen en veelvoorkomende valkuilen te vermijden:

1.    Bepaal het doel: stel eerst vast of er behoefte is aan een HRM-systeem. Leg vervolgens vast welke specifieke pijnpunten je wilt aanpakken met de software.

2.    Bereid het project voor: de implementatie van een HRMS vergt een grote aanpassing en er kan veel bij komen kijken. Stel een team samen dat zich zal focussen op dit project. Leg ook de doelen vast die je wil bereiken, zodat je makkelijker de resultaten kan opvolgen achteraf. Je kan in deze stap externe hulp inschakelen, maar weet ook dat zij je bedrijf nooit zo goed kunnen kennen als jijzelf.

3.    Stel duidelijke communicatie op: zorg ervoor dat je alle gebruikers betrekt bij het proces door een werkgroep op te richten. Zo zijn verschillende groepen binnen je bedrijf vertegenwoordigd, zoals managers, werknemers, recruiters en meer. In deze focusgroep kunnen de beslissingen worden genomen.

4.    Definieer wensen en eisen: zodra de werkgroep is samengesteld, kan je luisteren naar de verschillende eisen van deze groep om uiteindelijk de juiste software te kunnen kiezen die aan alle behoeften voldoet.

5.    Bepaal de leverancier: eenmaal je weet welke functies noodzakelijk zijn in je HRMS-pakket, kan je verschillende leveranciers contacteren die deze functies aanbieden om vervolgens de beste partner uit te kiezen.

6.    Implementeer: zodra de leverancier is geselecteerd, kan je beginnen met de daadwerkelijke implementatie van de software. Afhankelijk van de gekozen partner, word je hierbij begeleid om ervoor te zorgen dat het proces en de overgang zo soepel mogelijk verloopt.

7.    Ga (beperkt) live: we raden aan om eerst beperkt live te gaan binnen je werkgroep of een bepaalde afdeling van je bedrijf, zodat je een testfase kunt doorlopen. Als dit succesvol verloopt, kan je vervolgens extra afdelingen toevoegen.

8.    Evalueer: tijdens de uitrol in de verschillende afdelingen is het belangrijk om het systeem voortdurend te evalueren zodat je tijdig kan bijsturen indien nodig.

Een HRMS is handig voor bedrijven op elk moment. Zo’n systeem verbetert niet alleen de nauwkeurigheid van je HR-processen, maar bespaart je ook enorm veel tijd en geld door manuele processen te automatiseren.

Met de flexibele software van Personio kun je specifieke modules kiezen die op dat specifieke moment relevant zijn voor je bedrijf. Hierdoor kan de tool gemakkelijk meegroeien met de veranderende behoeften van je organisatie. Wil je ontdekken of Personio geschikt is voor jouw organisatie? Boek vandaag nog een gratis demo en ervaar zelf de mogelijkheden!

De kosten van een HRMS-oplossing hangen af van het aantal werknemers dat je in dienst hebt en van welke modules je wilt gaan gebruiken. Voor de implementatie ervan zal doorgaans een eenmalige kost worden aangerekend, waarna je maandelijks de prijs van je abonnement betaalt.

De duur van de implementatie van een HRM-systeem hangt af van de complexiteit van het systeem en de doelen van je bedrijf. Over het algemeen duurt het gemiddeld zo’n zes weken om een HRMS vanaf nul te implementeren. Het is echter belangrijk op te merken dat deze tijdsduur kan variëren, afhankelijk van de specifieke behoeften van je organisatie.

Een HRMS kan worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals software voor onkostenregistratie, uitkeringen en meer. Hierdoor kun je het HRMS gebruiken voor verschillende functies binnen je bedrijf, afhankelijk van je bedrijfsdoelen. Deze integratie zorgt voor een soepele ervaring en verbetert de efficiëntie van de HR-processen binnen je organisatie. De veelzijdigheid en het vermogen om te integreren met andere systemen maken een HRMS waardevol voor diverse aspecten van je bedrijfsvoering.