HRM-systeem: functies en voordelen

Een HRM-systeem is een vorm van software waarmee je alle processen binnen HRM kan stroomlijnen. Van werving en selectie tot salarisadministratie, van verzuimbeheer tot ontwikkelingsmanagement. Werkelijk elk onderdeel van HR kan in zo’n systeem aan bod komen. Door de werkzaamheden te automatiseren, werk je efficiënter en effectiever, waardoor er meer tijd overblijft voor medewerkers om zich bezig te houden met inhoudelijke vraagstukken. Daarnaast kun je de processen ook makkelijker monitoren en verder optimaliseren.

E-HRM is een HRM-systeem dat online beschikbaar is of via de cloud. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vacaturesites en de zogenaamde employee self service (ESS) of management self service (MSS), waarbij medewerkers en/of managers zelf toegang hebben tot specifieke (persoons)gegevens. Ze kunnen de gegevens inzien of bewerken, afhankelijk van de rechten die hen werden toegekend. Zo wordt de werkdruk van de HR-afdeling teruggedrongen.

HRM-processen omvatten een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. Het is dan ook logisch dat de HRM-systemen die op de markt zijn een enorm scala aan mogelijkheden bieden. Denk hierbij onnder meer aan:

• werving en selectie

• assessment

• on- en offboarding

• verlofregistratie

• verzuimbeheer

• elektronisch personeelsdossier

• salarisadministratie

• declaraties

• performance management

• opleidingsmanagement

• personeelsontwikkeling

• toegangsbeheer

• Employee self service

• Management self service

• analyses en rapportages

• goedkeuringsprocessen

• taken en herinneringen

• personeelsplanning

• sjablonen

• elektronische handtekeningen

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Een HRM-systeem is een zeer uitgebreide software en brengt dus tal van voordelen met zich mee: 

• Gestroomlijnde processen en meer efficiëntie.

• Een lagere werkdruk.

• Meer tijd beschikbaar om te besteden aan meer inhoudelijke taken en vraagstukken.

• Een continue verbetering van de kwaliteit van informatie en processen.

• Mogelijkheid om gemakkelijk gedetailleerde managementrapporten op te maken, processen te monitoren en verder te optimaliseren.

• Kostenbesparingen door efficiënter gebruik van middelen.

Als je eenmaal hebt besloten dat er een HRM-systeem moet komen in je bedrijf, ontdek je al snel dat er een wildgroei aan systemen op de markt is. Om te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet, hebben we een overzicht samengesteld van de belangrijkste aspecten waar je op moet letten bij het selecteren van een HRM-systeem.

HRM-systemen hebben een breed scala aan toepassingen en kunnen ontzettend breed worden ingezet. Maar misschien heb jij als bedrijf slechts behoefte aan één specifieke functie, of wil je slechts een paar elementen gebruiken. Zorg er dus voor dat je eerst helder krijgt wat je precies wil bereiken met zo’n HR-tool. Op welke vlakken wil je verbeteringen doorvoeren? Wat is het doel dat je wilt bereiken?

Om ervoor te zorgen dat je medewerkers en managers hun werk goed - of beter - kunnen doen, is het essentieel om te identificeren wat ze nodig hebben en hoe je ze kunt ontlasten. Breng dit in kaart door bijvoorbeeld te onderzoeken welke processen inefficiënt zijn, waar de knelpunten liggen en welke taken als belastend worden ervaren. Het is ook belangrijk om input te verzamelen van je medewerkers zelf. Wat hebben zij nodig om hun werk efficiënter uit te voeren? Door deze behoeften te begrijpen en deze te integreren in het selectieproces van een HRM-systeem, zorg je ervoor dat de uiteindelijke keuze aansluit op de behoeften van de werkvloer.

De meeste leveranciers van HRM-software hebben specialistische kennis binnen een of meerdere branches. Dit is kennis die in jouw voordeel kan werken. Het loont dus de moeite om grondig rond te kijken in de markt en een leverancier te kiezen die bij jouw bedrijf en behoeften past.

Zijn er standaard oplossingen beschikbaar waarmee jij je doelen kan bereiken of is daarvoor maatwerk vereist? In veel gevallen is zo’n duur maatwerkpakket helemaal niet noodzakelijk. Zo biedt Personio een handig alles-in-één HRM-programma, waarin alle processen zijn geïntegreerd. Je bepaalt zelf welke modules je kiest. En wijzigen je behoeften in de toekomst, dan kun je eenvoudig het aantal modules aanpassen. Dit flexibele systeem kan een kosteneffectieve oplossing zijn zonder de complexiteit van maatwerk.

Maak kennis met Personio tijdens een gratis proefperiode

Maak kennis met de HRIS-oplossing van Personio en ontdek tijdens een gratis proefperiode van 14 dagen of deze oplossing de juiste is voor jou. Klik op de knop hieronder om je proefperiode vandaag nog te starten.

Book je demo

Het is van essentieel belang om je (HRM-)medewerkers actief te betrekken bij de keuze voor een systeem, aangezien zij degene zijn die er dagelijks mee zullen werken. Het ene systeem is gebruiksvriendelijker dan het andere. Het hangt mede van de kennis en vaardigheden van je medewerkers af of zij hiermee uit de voeten kunnen. Door hun input te verzamelen en rekening te houden met hun ervaring en behoeften, kun je ervoor zorgen dat het gekozen systeem goed aansluit bij de werkomgeving. 

De invoering van een HRM-systeem brengt veranderingen in de werkwijze met zich mee. Het is van groot belang om je medewerkers daarover te informeren. In sommige gevallen moeten medewerkers ook taken van HR overnemen. Het is cruciaal dat ze op de hoogte zijn van deze veranderingen en begrijpen welke consequenties dat voor hen heeft. Door open en transparant te communiceren over de veranderingen en de impact ervan op individuele medewerkers, kun je weerstand verminderen en een soepele overgang naar het nieuwe systeem bevorderen.

Train alle medewerkers die van het HRM-systeem gebruik gaan maken. Op die manier heeft iedereen bij de start een goed begrip van hoe het systeem werkt en kan het optimaal worden gebruikt. Door training zorg je ervoor dat medewerkers vertrouwd raken met de functies en mogelijkheden van het systeem, wat de acceptatie en het gebruik ervan bevordert. Bovendien draagt een goede training bij aan een positieve ervaring, waardoor medewerkers het systeem met meer vertrouwen en enthousiasme zullen gebruiken.

HRM-systemen zijn een uitstekende keuze als je de HR-processen in je bedrijf efficiënter wil laten verlopen en bepaalde taken wil automatiseren. Personio biedt een handige software die eenvoudig is in gebruik en waarin je zelf kunt kiezen welke modules je activeert. Benieuwd hoe deze software het werk kan vereenvoudigen? Vraag dan vandaag nog een demo aan.

Je kunt zelf bepalen welke gegevens een medewerker kan inzien, door hem of haar specifieke rechten toe te kennen. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zelf hun adresgegevens inzien en wijzigen, evenals hun openstaande verlofdagen bekijken en verlof aanvragen. Voor zaken zoals het contract, de jaaropgaven en salarisstroken hebben de werknemers over het algemeen alleen leesrechten. Op deze manier behoud je de juiste balans tussen toegankelijkheid en privacy van gevoelige informatie.

Als bedrijf of organisatie bepaal je zelf welke gegevens worden bijgehouden in een HRM-systeem. Alle gegevens die je helpen om de HRM-processen te stroomlijnen kunnen in zo’n systeem worden opgeslagen. Het is belangrijk om zorgvuldig te bepalen welke gegevens noodzakelijk zijn om de operationele en strategische doelen van HR en je bedrijf te ondersteunen, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de wettelijke vereisten en privacyvoorschriften. Op deze manier kun je optimaal gebruikmaken van het HRM-systeem ter ondersteuning van je organisatie.