HRIS-implementatie: HR-software implementeren in minder dan 6 weken

Het HRIS-implementatieproces bestaat uit de overstap van het ene personeelsinformatiesysteem (HRIS) naar het andere (of ‘vanaf nul beginnen’, wanneer er nog geen systeem bestond en er voor het eerst een wordt geïmplementeerd).

Het proces als geheel bestaat uit een aantal bekende fasen, waaronder:

Als je er zo over nadenkt, is het gemakkelijk te begrijpen waarom de implementatie van een HRIS een holistisch proces is. Er zijn zoveel verschillende aspecten, dat het echt helpt om vanaf het begin een idee te hebben van het hele proces.

De eerste stap bij de implementatie van een nieuwe tool is ervoor zorgen dat je de juiste tool kiest. Zeker met de verantwoordelijkheid die de introductie van een nieuwe HR-tool bij je personeel met zich meebrengt, moeten HR-leiders begrijpen wat voor soort digitale transformatie ze willen ondergaan.

Hier zijn twee belangrijke vragen om in het achterhoofd te houden:

• Weet je team wat ze nodig hebben van een HRIS?

• Heb je de tool volledig getest en begrepen?

Laten we eens wat dieper ingaan op beide vragen…

Een HRIS-implementatie verschilt van tool tot tool, maar het eerste wat je moet doen is begrijpen of een nieuw HRIS je alles gaat bieden dat je nodig hebt. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wil je je administratieve taken digitaliseren?

• Heb je een digitale oplossing nodig om toptalent te werven?

• Wil je liever veel complexe functies of een gebruiksvriendelijke interface?

Het gaat echter niet alleen om de individuele vragen, maar ook om de collectieve behoeften van je HR-team en wat een tool je zou kunnen bieden. Het helpt je dus om na te denken over wat je nu nodig hebt, wat je misschien prettig vindt, en wat je in de toekomst nodig hebt of prettig vindt. Iedere toekomstige tool moet een beetje van alles hebben.

Onze gids voor het kiezen van een geschikt HRIS

Even een stapje terug om te bepalen welke HR-software perfect zou aansluiten op je behoeften? Download onze gids (Engelstalig) en ontdek in slechts acht stappen welke oplossing het beste is voor je team.

Je kan er alleen achter komen of een HRIS geschikt is voor je team door het uit te proberen! Om je goed voor te bereiden op een toekomstige HRIS-implementatie, moet je de tijd nemen om het te testen en de stakeholders (leidinggevenden, managers, medewerkers) erbij te betrekken die in theorie met de nieuwe tool moeten gaan werken. Een goede HRIS-leverancier zal je ook de kans geven om hun software eens uit te proberen.

Bij Personio duurt het gemiddeld zo’n zes weken om een volledig nieuw HRIS te implementeren. Natuurlijk kan dit variëren naargelang de behoeften van het bedrijf of de situatie van te voren, maar een degelijk implementatieproces wordt altijd goed in kaart gebracht, en transparantie is de sleutel wanneer het aankomt op klanten en hun HRIS-leverancier.

Uiteraard hangt dit ook af van een aantal factoren die uniek zijn voor een HRIS, waaronder:

• Technische vereisten: een sterk HRIS is gebruiksvriendelijk, zodat iedereen in je HR-team (of in je hele organisatie) het met makkelijk kan gebruiken. Er zijn geen grote technische vereisten of achtergrondkennis nodig, slechts een paar lessen en je kunt aan de slag!

• Ondersteuning bij de implementatie: zelfs het beste HRIS zal mislukken als het implementatieproces niet specifiek ontworpen is om zowel het HRIS als de organisatie te ondersteunen. Bij Personio leggen we vooral de nadruk op het implementatieproces, waarbij de stappen en tijdschema’s zo transparant mogelijk zijn voor nieuwe klanten.

• Employee Self Service (ESS): medewerkers die hun eigen gegevens aan een HRIS kunnen toevoegen zijn altijd een zegen voor HR-teams, omdat het invoerproces kan worden uitbesteed terwijl de kwaliteit zeer hoog blijft. Een HRIS met een ESS-functie is nuttig omdat het de tijd voor gegevensoverdracht drastisch kan verminderen.

Best practice van HR: het beste dat een organisatie kan doen nadat er een goed HRIS is gekozen, is het plannen van de mensen die implementatie moeten aansturen en begeleiden. Wie gaat het project leiden? Wie zal er nog meer bij betrokken zijn? En probeer minstens zes weken tijd te te nemen om alles te kunnen realiseren (en om te vermijden dat zaken te lang blijven liggen).

Ieder bedrijf beschikt al over alle gegevens die het nodig heeft, het hangt er alleen van af waar ze zich bevinden. Soms in Excel, verspreid over e-mails, of in een ouder systeem dat vernieuwd moet worden. Datamigratie is een belangrijk onderwerp voor HR-teams tijdens de implementatiefase en het helpt dus om te schetsen hoe dat werkt.

Heel belangrijk: de datamigratiefase tijdens de HRIS-implementatie hoeft niet meteen van van 0 naar 100 te gaan. Dit kan geleidelijk en na verloop van tijd gebeuren, en waarschijnlijk met de hulp van ESS (nog een belangrijke vereiste voor een goed HRIS). De tijd die nodig is voor de datamigratie zal in het algemeen afhangen van:

• De omvang van het bedrijf

• De complexiteit van de gekozen HRIS-software

• De kwaliteit van de bestaande gegevens

Datamigratie met Personio duurt gemiddeld vier tot acht weken, van begin tot eind. In die periode kunnen HR en medewerkers normaal blijven werken, maar het is een investering vooraf die zich op de lange termijn echt terugbetaalt.

Hier is een voorbeeld: een recente klant met bijna 1.000 medewerkers heeft de volledige implementatie (inclusief datamigratie) binnen zes weken afgerond. Vanaf dat moment werkte alles in het nieuwe systeem.

Maak kennis met Personio tijdens een gratis proefperiode

Maak kennis met de HRIS-oplossing van Personio en ontdek tijdens een gratis proefperiode van 14 dagen of deze oplossing de juiste is voor jou. Klik op de knop hieronder om je proefperiode vandaag nog te starten.

Book je demo

Wat zijn enkele manieren waarop HR-teams het HRIS-proces kunnen optimaliseren? Als je eenmaal je nieuwe oplossing hebt gekozen en alle ins en outs kent, zijn er zeker een aantal manieren om ervoor te zorgen dat de uitrol vlekkeloos verloopt. We raden je aan om de volgende vijf best practices voor HR te overwegen…

• Communicatie is essentieel

  : het is niet voldoende om aan te kondigen dat je bedrijf een nieuwe oplossing introduceert. Haal alles uit de kast, leg iedere medewerker uit wat de voordelen zijn en deel je doelstellingen met het management! Nieuwe HR-software kan en moet iedereen ten goede komen, dus communiceer duidelijk wat de voordelen zijn.

• Kies voor een top-downbenadering

  : praat eerst met managers en belangrijke stakeholders, en richt je daarna tot het voltallige personeel. Zorg voor steun van het management en stem met hen af, omdat dit de implementatie zal verbeteren. Dit zorgt ook voor een hogere acceptate en betrokkenheid, omdat medewerkers het gevoel krijgen dat van ze verwacht wordt dat ze deelnemen.

• Bepaal rollen en rechten: een goed HRIS zal verschillende soorten gebruikers en rechten aanbieden, zoals het geval is met Personio. Voordat de implementatie echt van start gaat, moet je beginnen met bepalen welke rollen er binnen je bedrijf zijn en wat zij mogen doen met betrekking tot goedkeuringen en personeelsprocessen. Schets het plan, maar nog niet definitief.

• Betrek andere afdelingen: zorg ervoor dat de afdelingen van je bedrijf aan tafel zitten tijdens de implementatiefase (al is het bijvoorbeeld maar tijdens een tweewekelijkse afstemmingsvergadering). De financiële afdeling, het officemanagement en anderen zullen deel willen uitmaken van het proces, dus je zult actief moeten communiceren en hen erbij betrekken.

• Stel een projectplan op: je HRIS-implementatieteam zal een plan hebben voor de praktische zaken, maar je organisatie zou ook een projectplan moeten opstellen dat het hele proces van begin tot eind schetst (met de vermelding van belangrijke datums, beslissingen en communicatiepunten met het hele bedrijf).

Als je met al deze zaken rekening houdt, zal het implementatieproces voor alle betrokkenen vlot verlopen.

Er zijn tal van redenen waarom een HRIS bijdraagt aan het succes van het bedrijf. Maar, als onderdeel van het HRIS-implementatieproces moet je team de voordelen onder de loep nemen en die blijven volgen.

Betrek hiervoor collega’s, om onmiddellijk feedback te geven over het werken met je nieuwe oplossing. Dit kan een gefaseerd proces zijn en kan er verschillend uit zien, afhankelijk van de medewerker en het tijdskader. Laten we dit HRIS-feedbackkader eens bekijken:

Plan regelmatig feedbackgesprekken met verschillende groepen en stem de feedback idealiter af op je doelstellingen. Op die manier kan je nagaan in hoeverre de implementatie geslaagd is.

Uit de praktijk: uit feedback van onze eigen klanten bij Personio blijkt dat de meerderheid op middellange en lange termijn voordeel haalt uit duidelijkere processen, automatisering, gegevensopslag en betere kwaliteit. Het helpt ook om het profiel van HR te verbeteren in de ogen van een bedrijf. En het kan allemaal worden gestimuleerd door een goed implementatieproces.