Holacracy: definitie, voordelen en uitdagingen

Holacracy is een agile werkwijze die de tegenhanger vormt van hiërarchie. Niet de leidinggevenden, maar de bedrijfsdoelen zijn leidend bij dit organisatiemodel. Het idee is dat organisaties efficiënter en flexibeler zijn als medewerkers zélf hun verantwoordelijkheid en beslissingen kunnen nemen. 

Holacracy gaat nog een stap verder dan zelfsturende teams door een meer geavanceerde aanpak te bieden voor het organiseren van een gedecentraliseerde structuur. Door de dynamieken die op deze manier ontstaan, kan een bedrijf eenvoudig continu de processen bijsturen en optimaliseren. Holacracy werkt daarbij niet met traditionele functieprofielen en teams, maar met zogenaamde rollen en cirkels. Dit zorgt voor een meer adaptieve en dynamische organisatiestructuur.

Leestip: Verdiep je in soorten leiderschap die innovatie en groei stimuleren.

Een softwarestart-up die werkt volgens Holacracy heeft 25 medewerkers in dienst, verdeeld over vier cirkels: ontwikkeling, optimalisatie, marketing en sales en administratie. Binnen deze cirkels bevinden zich weer andere cirkels. Zo zijn binnen de cirkel marketing en sales bijvoorbeeld de subcirkels social media en website te vinden. Daarbinnen vervullen medewerkers gebiedsspecifieke rollen. Binnen de subcirkel social media gaat het om rollen zoals content planning, fotografie en copywriting. Een medewerker kan verschillende rollen op zich nemen in verschillende cirkels.

Hoe werkt het principe van Holacracy in de praktijk? We lichten de verschillende onderdelen van dit organisatiemodel hier toe.

Medewerkers krijgen geen statische functieomschrijving toegewezen, maar ze vervullen rollen. Hiervoor zijn doelen, verantwoordelijkheden en domeinen vastgelegd. Binnen hun rol nemen werknemers zelf hun besluiten: ze werken autonoom. Een medewerker kan ook verschillende rollen vervullen. Een specifieke rol kan na verloop van tijd veranderen of verdwijnen. 

De autonome cirkels zijn te vergelijken met teams. In een cirkel zijn een aantal vergelijkbare rollen samengevoegd. Vervult een werknemer meerdere rollen? Dan is het aannemelijk dat hij ook onderdeel vormt van meerdere cirkels.

Door te zorgen voor volledige transparantie, beschikken medewerkers over alle informatie die nodig is om zelf beslissingen te nemen. Daarbij worden eventuele problemen getackeld en kansen besproken tijdens efficiënte werkoverleggen. Om de organisatiestructuur en werkprocessen continu te optimaliseren, bespreken medewerkers daarnaast de invulling van de rollen tijdens zogenaamde roloverleggen. Moeten er besluiten worden genomen over zaken die ook betrekking hebben op andere rollen? Dan gebeurt dit tijdens deze overleggen. Op die manier geeft Holacracy betekenis en invulling aan de bedrijfsdoelen.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Het grootste verschil tussen traditionele managementstructuren en Holacracy is dat bij de laatste organisatievorm de hiërarchie volledig wordt losgelaten. Bij holacracy is er sprake van een heterarchie: er is geen duidelijke hiërarchie of overheersende autoriteit. In plaats daarvan wordt gestreefd naar een gelijke autonomie tussen medewerkers. Alle medewerkers krijgen hun eigen verantwoordelijkheden en de bevoegdheid om zelfstandig beslissingen te nemen. 

Een ander verschil tussen de klassieke organisatiemodellen en Holacracy is dat de vaste, veelal statische functieomschrijvingen komen te vervallen bij Holacracy. In plaats daarvan krijgen werknemers flexibele rollen toebedeeld. Er is sprake van volledige transparantie. Bovendien worden de organisatiestructuur en werkprocessen continu geoptimaliseerd, waardoor grootschalige reorganisaties tot het verleden behoren.

Het is niet voor niets dat diverse vooraanstaande bedrijven Holacracy hebben omarmd. Deze manier van werken biedt namelijk een heleboel voordelen.

• Flexibiliteit: doordat je rollen snel kan aanpassen aan de actuele situatie, ben je als organisatie beter in staat om in te spelen op nieuwe kansen en potentiële bedreigingen. 

• Optimale inzet van je medewerkers: Holacracy biedt medewerkers de mogelijkheid om rollen, taken en verantwoordelijkheden op zich te nemen die bij hun capaciteiten passen, zodat ze de kans krijgen om zich optimaal te ontwikkelen.

• Problemen zijn snel zichtbaar: de regelmatige werkoverleggen maken snel helder op welke gebieden er issues spelen.

• Continue optimalisering: je hoeft geen drastische reorganisatie door te voeren als je specifieke processen wil verbeteren. Bij Holacracy optimaliseer je je processen en rollen stap voor stap, maar wel volcontinu. 

• Meer betrokkenheid en motivatie: het feit dat je medewerkers meer autonomie en verantwoordelijkheid krijgen, vergroot hun werkgeluk. 

Er zijn ook enkele kanttekeningen te plaatsen bij Holacracy. We benoemen de belangrijkste uitdagingen van Holacracy hieronder.

• Vertragend: de overlegstructuur waarbij problemen en kansen gezamenlijk besproken worden, kan vertragend werken.

• Het management moet zijn macht echt loslaten: Holacracy gaat ervan uit dat er geen hiërarchie is. In de praktijk kunnen leidinggevenden soms toch hun veto uitspreken.

• Complex: bij Holacracy is er een zogenaamde ‘grondwet’ die behoorlijk ingewikkeld en lastig te doorgronden is.

• Lastig te integreren: bovenstaande punt leidt ertoe dat Holacracy best lastig te integreren is binnen een organisatie. Je hebt daar echt ondersteuning bij nodig, wil je ervan verzekerd zijn dat dit organisatiemodel een succes wordt.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

Diverse bedrijven werken al met Holacracy. Commerciële bedrijven als Zappos en Springest zijn daar voorbeelden van, maar ook overheidsorganisaties zoals de gemeente Venlo en Waterschap De Dommel werken op deze manier. Hier lichten we in vier stappen toe hoe je als bedrijf succesvol kan overstappen naar Holacracy. 

Op basis van de huidige situatie worden cirkels en rollen gedefinieerd door de medewerkers. Vaak gebeurt dit onder leiding van een externe coach. Voor dit traject trek je ongeveer een half jaar uit. 

Voor de HR-medewerkers betekent Holacracy dat zij geen functieomschrijvingen meer hoeven op te stellen. Wel moet de HR-afdeling nadenken over een andere invulling van het beloningsbeleid. Mensen kunnen immers in verschillende samenstellingen verschillende rollen vervullen: hoe beloon je deze mensen?

De directieleden ondertekenen de Holacracy-grondwet en geven daarmee formeel hun macht uit handen.

Na de ondertekening van de Holacracy-grondwet, kun je direct aan de slag met het vormen van de eerste cirkels en rollen binnen je organisatie. De HR-afdeling kan dit holacratische werksysteem ook gebruiken om de employer branding te versterken. Zo laat je aan (potentiële) medewerkers zien dat je een aantrekkelijke werkgever bent en goed werkgeverschap nastreeft. Zappos benoemt dit aspect bijvoorbeeld specifiek op de website.

Gaandeweg zullen de cirkels en rollen zich verder ontwikkelen en worden processen en rollen geoptimaliseerd. Het is hierbij de taak van HR om de medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen in hun groei en ontwikkeling. De alles-in-één HR-software van Personio kan je daarbij helpen. Deze software biedt tools en functionaliteiten om het HR-beheer te stroomlijnen en medewerkers effectief te ondersteunen in hun loopbaantrajecten.

In een Holacracy worden de traditionele leiderschapsrollen vervangen door een gedistribueerde vorm van leiderschap. In plaats van dat één persoon de leiding heeft, krijgt elke medewerker de verantwoordelijkheid en autonomie om beslissingen te nemen binnen zijn of haar rollen.

Om een succesvolle implementatie van Holacracy te meten, kan een bedrijf verschillende methoden gebruiken. Een aanpak is om de bedrijfsdoelen SMART te maken (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) en regelmatige metingen uit te voeren om de voortgang te beoordelen. Het is ook nuttig om vooraf een nulmeting te doen om de huidige stand van zaken te bepalen. Zo kun je de veranderingen en resultaten nauwgezet volgen na de overstap naar Holacracy.

Hoewel Holacracy in principe toepasbaar is in verschillende soorten bedrijven en sectoren, zijn er bepaalde omgevingen waarin het model bijzonder effectief kan zijn. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Start-ups en innovatieve bedrijven: Holacracy biedt flexibiliteit en adaptiviteit, wat ideaal kan zijn voor snelgroeiende start-ups en bedrijven die zich in een dynamische en veranderende markt bevinden.

• Creatieve en kennisintensieve industrieën: sectoren zoals technologie, design, media en consultancy kunnen profiteren van Holacracy doordat medewerkers meer autonomie en verantwoordelijkheid hebben over hun creatieve en intellectuele bijdragen.

• Zelforganiserende teams: bedrijven die sterk afhankelijk zijn van zelfsturende teams en een hoge mate van samenwerking en innovatie vereisen, kunnen Holacracy gebruiken om de verantwoordelijkheden en besluitvorming op teamniveau te decentraliseren.

• Non-profitorganisaties, (semi-)overheden en gemeenschapsgerichte initiatieven: Holacracy kan de betrokkenheid, participatie en gedeelde verantwoordelijkheid bevorderen in organisaties die zich inzetten voor het algemeen belang.

Let op, de effectiviteit van Holacracy hangt grotendeels af van een goede implementatie, passend bij de specifieke behoeften en cultuur van de organisatie.