De gesprekscyclus: hoe werkt het en hoe richt je het in?

Een gesprekscyclus omvat een aantal gesprekken die de leidinggevende en de medewerker gedurende het jaar voeren, om de doelen en ontwikkeling van de werknemer te bespreken. Deze zijn altijd verbonden aan de bedrijfsdoelen. Van oudsher gaat het concreet om een planningsgesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Tegenwoordig is er echter een tendens gaande om op een meer continue basis gesprekken te voeren met medewerkers.

Een gesprekscyclus vormt een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid. Tijdens de gesprekken worden namelijk de ontwikkeling van de medewerker en de te behalen doelen besproken. Aan de hand van de gesprekken kan de leidinggevende het werk en de inzet van de medewerker evalueren, en wordt gekeken in hoeverre zijn of haar werk bijdraagt aan de organisatiedoelen.

De klassieke gesprekscyclus die het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek omvat, wordt ook wel de HR-gesprekscyclus of HRM-gesprekscyclus genoemd. Deze naam wekt de indruk dat HR rechtstreeks bij deze gesprekken betrokken is, maar dat hoeft niet noodzakelijk zo te zijn. Meestal gaat het om gesprekken die plaatsvinden tussen de direct leidinggevende en de medewerker. HR kan uiteraard wel de voortgang van de gesprekken borgen.

Een goede uitgevoerde gesprekscyclus levert je als bedrijf of organisatie echt wat op. Hieronder lees je de twee belangrijkste voordelen. 

Tijdens de gesprekken krijgen medewerkers aandacht, tijd en ruimte, waardoor zij zich gezien voelen. Door op een open, opbouwende manier het gesprek aan te gaan en te vragen waar hij of zij tegenaan loopt, en of ondersteuning nodig is, ontstaan er kansen voor de medewerker om te groeien en beter te worden. Als medewerkers zich gesteund voelen, zijn zij extra gemotiveerd om aan de slag te gaan.

Tijdens de gesprekken houd je altijd de bedrijfsdoelen voor ogen. Hoe kan je medewerker bijdragen aan je bedrijfsdoelen? Wat gaat er goed? Wat kan er beter? En wat heeft jouw medewerker nodig om (nog) beter te functioneren? Ook voor de medewerker zelf is het prettig te weten waaraan zijn werk precies bijdraagt, dat maakt het zinvol. Bovendien dragen alle medewerkers op deze manier actief bij aan het realiseren van de bedrijfsdoelen.

Traditioneel gesproken bestaat een gesprekscyclus uit drie gesprekken, die alle drie eens per jaar plaatsvinden. We bespreken ze hieronder. 

De naam zegt het al: tijdens het planningsgesprek aan het begin van het jaar bespreek je samen met je medewerker de planning en de doelen voor dat jaar. Dit is echt een overleg. Jij vertelt als leidinggevende wat je verwacht van de medewerker en de medewerker draagt ideeën aan en maakt wensen kenbaar. 

Halverwege het jaar toets je of je medewerker op schema ligt met het waarmaken van de afgesproken doelen. De medewerker geeft zelf ook aan hoe het gaat. Dit gebeurt tijdens het zogenaamde voortgangsgesprek of functioneringsgesprek. Gaat alles volgens plan of heeft je medewerker extra ondersteuning of bijsturing nodig?

Aan het eind van het jaar ga je na of en in hoeverre de gestelde doelen voor dat jaar zijn behaald en op welke manieren je medewerker daaraan heeft bijgedragen. Tijdens het beoordelingsgesprek geef je als leidinggevende je mening. Het is niet zozeer de insteek dat de medewerker hierop feedback geeft. Vaak geef je bij dit gesprek ook aan of het contract van de medewerker al dan niet wordt verlengd, en of hij of zij recht heeft op een loonsverhoging of bonus.

Inmiddels kiezen steeds meer bedrijven ervoor om de standaard cyclus van plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprekken los te laten. De reden? Ze worden door medewerkers vaak als demotiverend ervaren. 

De gesprekken nieuwe stijl worden eigenlijk continu, het hele jaar door gevoerd. Bij deze gesprekken staan het doel en de ontwikkeling van de medewerker centraal en wordt gezamenlijk gekeken wat hij of zij nodig heeft om de beoogde doelen te realiseren. De gesprekken nieuwe stijl krijgen zo een meer positieve insteek. Het is aan jou als werkgever om te bepalen of je blijft vasthouden aan de traditionele gesprekscyclus, dan wel overstapt op de nieuwere, moderne variant.

Kies je ervoor om het aantal gesprekken per jaar op te voeren? Dan kun je met het oog op de efficiëntie ook overschakelen op een (deels) digitale gesprekscyclus. 

Wil je het maximale uit je gesprekscyclus halen? De volgende tips helpen je op weg!

• Maak heel duidelijk aan de medewerker wat de bedrijfsdoelen zijn.

• Formuleer SMART-doelen voor zowel de organisatie als de medewerker voor het komende jaar.

• Stel KPI’s vast voor iedere medewerker.

• Koppel een beloning aan het behalen van specifieke doelen.

• Besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. 

• Luister echt naar hetgeen je medewerker te vertellen heeft.

Het is belangrijk goed na te denken over de doelen van je organisatie of bedrijf, en in kaart te brengen hoe je werknemer daaraan kan bijdragen. Ga daarbij ook na of je medewerker voor bepaalde taken misschien nog (extra) ondersteuning nodig heeft. Realiseer je dat het bij het plannings- en functioneringsgesprek ook heel belangrijk is om te luisteren naar je medewerker.

HR-software helpt je het proces van de gesprekscycli vast te leggen en te borgen binnen de organisatie. Bovendien kun je met de software de gestelde doelen en afspraken met je medewerkers overzichtelijk vastleggen. De software van Personio maakt het je heel eenvoudig om gesprekscycli te implementeren.