Gedragscode: wat is het en hoe maak je er een voor je bedrijf?

Een gedragscode is een document waarin staat beschreven wat er verwacht wordt van zowel werknemer als werkgever. Volgens de wet over goed werknemerschap mag een organisatie redelijke gedragsregels opstellen die medewerkers dienen te respecteren.

De set van gedragsregels geeft de normen en waarden aan van de organisatie. De gedragsregels kunnen onder meer gaan over samenwerking, hoe medewerkers moeten communiceren met elkaar en hoe ze gepast met elkaar moeten omgaan. Door de sociale competenties te stimuleren, vergroot je de tevredenheid van je werknemers en daarmee ook het succes van je organisatie.

In een gedragscode staat ook beschreven wat de gevolgen zijn als de gedragsregels niet worden nageleefd en welke procedures er dan plaatsvinden. De gedragscode vormt daarmee een belangrijk middel bij het bepalen en sturen van de organisatiecultuur. De gedragscode is over het algemeen het meest belangrijke onderdeel van het werknemershandboek.

Een gedragscode zorgt voor meer duidelijkheid bij medewerkers. Het versterkt bovendien de organisatiecultuur en zorgt voor meer juridische bescherming wanneer er zich een geschil voordoet. Daarnaast zorgt deze set van gedragsregels ervoor dat zowel werknemer als werkgever verantwoordelijk gehouden kan worden. Houdt een werknemer zich bijvoorbeeld niet aan de regels? Dan wordt door middel van het volgen van het bijbehorende protocol een voorbeeld gesteld naar de rest van de organisatie. Zo wordt een veilige werkomgeving gecreëerd waarin werknemers duidelijkheid hebben over wat er van ze wordt verwacht en wat de gevolgen zijn van hun gedrag. De procedures die gevolg geven aan het ongepaste gedrag zijn hierin erg belangrijk.

Wanneer een werknemer de wet overtreedt, kan dit gevolgen hebben voor de reputatie van de organisatie. Door de nodige regels en procedures te voorzien in een gedragscode, zorg je ervoor dat je als organisatie kan laten zien dat het gedrag in kwestie niet wordt getolereerd. Zo stuur je aan op het vormen en versterken van de organisatiecultuur.

Mocht het niet naleven van de gedragscode in kwestie leiden tot een conflict en zelfs een rechtszaak, dan speelt de gedragscode naar alle waarschijnlijkheid een belangrijke rol in het oordeel van de rechter.

Recente en toekomstige veranderingen in wetten voor klokkenluiders

Sinds 24 januari 2023 is in Nederland de Wet bescherming klokkenluiders van de EU van kracht.

Gids downloaden

Niet elke gedragscode is hetzelfde. Per industrie, vakgebied en organisatie kunnen de gedragsregels afwijken. Er zijn een aantal onderwerpen die in de meeste gedragscodes voorkomen. We nemen ze kort met je door.

Indien werknemers te maken krijgen met agressie, geweld of seksuele intimidatie, dan ben je als werkgever verplicht om hiertegen op te treden. Voeg daarom in de gedragscode toe wat de gewenste omgangsvormen zijn en welke procedures van toepassing zijn als de regels worden overtreden. Ook is het belangrijk om helder te hebben bij welke persoon werknemers terecht kunnen, indien er zich een dergelijke situatie voordoet. Stel een vertrouwenspersoon aan en vermeld zijn of haar contactgegevens, zodat de vertrouwenspersoon makkelijk kan benaderd worden door je medewerkers.

Het is mogelijk dat een werknemer op zoek is naar een bijbaan die te combineren valt met de huidige job. Houdt die bijbaan hetzelfde soort werk in dat je werknemer uitvoert in je bedrijf of gaat het over een totaal ander soort werk? En wat voor gevolgen heeft die bijbaan voor je organisatie? Er kunnen een aantal regels en procedures worden opgenomen in de gedragscode om bijvoorbeeld te voorkomen dat de werknemer gebruikmaakt van bedrijfskennis en je bedrijf beconcurreert.

Mogen werknemers papier van het werk meenemen en het papier gebruiken voor privégebruik? En geldt hetzelfde voor pakken met koffie of pennen? Als organisatie is het belangrijk dat er duidelijk wordt aangegeven in de gedragscode wat wel en wat niet onder diefstal wordt verstaan. Voeg ook toe wat de consequenties zijn voor werkgever en werknemer en welke vervolgstappen genomen zullen worden ingeval de regels niet worden nageleefd.

Wat zijn de verwachtingen rondom het gebruik van verdovende middelen op de werkvloer? Kan het gebruik leiden tot levensgevaarlijke situaties waar voertuigen of machines bij betrokken zijn? Of is het gebruik van alcohol geaccepteerd tijdens de maandelijkse borrel? Geef in de gedragscode aan wat wel en wat niet wordt geaccepteerd in je organisatie, en wat de consequenties zijn als een medewerker de regels overtreedt.

Bedrijven blinken uit met sterke culturen

Hogere productiviteit, efficiënte werving, meer omzet: de bedrijfscultuur kan je bedrijf naar een hoger niveau tillen (en verder). Download onze gids vandaag nog om meer te lezen.

Download nu onze gids

Het implementeren van een nieuwe gedragscode is een proces en kost tijd. Door de volgende vijf stappen te doorlopen, weet je zeker dat je een goede, krachtige gedragscode neerzet.

De inhoud van de gedragscode ontwikkel je door regels en richtlijnen op te stellen die zijn gebaseerd op de bedrijfswaarden, de wettelijke verplichtingen en de interne richtlijnen. Neem hierin alle interne en externe partijen mee waar de organisatie mee te maken heeft.

Is de tekst van de gedragscode begrijpelijk voor iedereen? Staan er onderwerpen in die niet relevant zijn of zijn nog niet alle onderwerpen gedekt? Om ervoor te zorgen dat de gedragscode volledig is en voor iedereen toegankelijk is, kun je het (voorlopige) ontwerp van de gedragscode laten testen. Personio kan je hierbij helpen of je kunt een eigen focusgroep opzetten.

Verspreid de gedragscode zodra het document klaar. Deel de gedragscode via de gewenste communicatiekanalen met alle werknemers en externe partijen. Voeg de gedragscode toe aan nieuwe samenwerkingsovereenkomsten, aan het jaarverslag en publiceer het op de website.

Er zullen ongetwijfeld veel vragen en onduidelijkheden ontstaan bij je medewerkers. Het is daarom van belang dat managers en de HR-afdeling kennis hebben van de gedragscode. Een training is dus erg belangrijk.

Zorg er ook voor dat alle werknemers een training volgen waarbij de gedragscode grondig wordt behandeld. Mocht dit niet (afdoende) gebeurd zijn, dan is het mogelijk dat een ontbinding van een arbeidscontract vanwege het niet navolgen van de gedragscode wordt afgewezen door de rechter.

Plan een terugkerende evaluatie van de gedragscode. Controleer hierbij of wetten zijn veranderd en of er mogelijk toevoegingen gewenst zijn. Verstuur vervolgens de bijgewerkte versie naar alle partijen.

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

Er zijn genoeg voorbeelden beschikbaar die je kunt gebruiken om je eigen gedragscode te ontwikkelen. We hebben een aantal voorbeelden van gedragscodes van grote bedrijven voor je op een rij gezet.

• Gedragscode Ahold Delhaize

• Gedragscode Philips

• Gedragscode ING

Zodra je werknemers formeel instemmen met de gedragscode, is deze rechtsgeldig. Denk hierbij aan het ondertekenen van de gedragscode zelf of van de arbeidsovereenkomst waarin verwezen wordt naar de gedragscode.

Een gedragscode is een reeks regels of richtlijnen die de gedragsnormen voor een bepaalde groep of organisatie voorschrijven. In gedragscodes kunnen diverse onderwerpen aan bod komen, gaande van de manier waarop werknemers met klanten moeten omgaan tot het soort taal dat aanvaardbaar is op de werkplek.

Een gedragscode werkt niet altijd. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Het kan zijn dat de gedragscode niet goed aansluit bijde bedrijfscultuur, dat de gedragscode niet juist wordt uitgedragen door het management, of dat de procedures niet goed zijn vastgelegd. Ook kunnen algemene, abstracte gedragsregels leiden tot onduidelijkheid, waardoor de gedragscode niet effectief is.