Een functioneringsgesprek voeren: checklist voor drie fasen

Een functioneringsgesprek is een individueel tweerichtingsgesprek tussen een manager en een werknemer over zijn dienstprestaties en ontwikkeling binnen het bedrijf. Het vormt een belangrijk onderdeel van performance management, dat succes evalueert en bevordert voor de werknemer, het team en het bedrijf.

Functioneringsgesprekken zijn een essentieel instrument van het HR-beleid. Via dit soort gesprekken kan je talent optimaal kunt benutten, behoeften en opportuniteiten ontdekken, en informatie verzamelen om zo verbanden te leggen tussen werknemers en de ruimere bedrijfsstrategieën. 

De termen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek worden door managers en werknemers vaak door elkaar gebruikt. Er bestaan echter zeer specifieke verschillen tussen deze twee gesprekken.

Terwijl een functioneringsgesprek eerder te maken heeft met het begrijpen van sterke en zwakke punten en het stellen van langetermijndoelen, richten beoordelingsgesprekken zich meer op de werkelijke prestaties van de werknemer in het afgelopen jaar. 

Functioneringsgesprekken zorgen ervoor dat doelen duidelijk worden gecommuniceerd en dat er een doorlopend feedbackmechanisme aanwezig is. Beoordelingsgesprekken belonen daarentegen medewerkers die erin slagen hun doelen te bereiken, hun vaardigheden te verbeteren en de kernwaarden van de onderneming uit te dragen. In vergelijking met beoordelingsgesprekken zijn functioneringsgesprekken veel flexibeler, omdat een functioneringsgesprek met veel zaken rekening houdt en gericht is op de algemene ontwikkeling van de werknemer. 

Managers of teamleiders die dagelijks contact hebben met de werknemers zijn het best geplaatst om functioneringsgesprekken te voeren. Deze profielen hebben een vertrouwensrelatie met het personeel en weten wat zich binnen een team afspeelt. Zorg ervoor dat je managers je prestatie-eisen goed kennen en die eerlijk toepassen op het hele team. Het gaat tenslotte om gevoelige gesprekken die beleefd en doordacht gevoerd moeten worden.

Hoe staan de zaken er momenteel voor? Wat zijn de vooruitzichten voor de komende maanden? In het functioneringsgesprek wissel je van gedachten over verwachtingen, plannen en (niet per se financiële) doelen om tot een gemeenschappelijke conclusie te komen. Deze stappen moeten de persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers bevorderen, hun loyaliteit versterken en ze motiveren doordat ze zich gewaardeerd voelen.

Hoe staan de zaken er momenteel voor? Wat zijn de vooruitzichten voor de komende maanden? In het functioneringsgesprek wissel je van gedachten over verwachtingen, plannen en (financiële) doelen om tot een gemeenschappelijke conclusie te komen. De besproken onderwerpen moeten de persoonlijke en professionele ontwikkeling van medewerkers bevorderen, hun loyaliteit versterken en hen motiveren doordat ze zich gewaardeerd voelen. Hier vind je meer voorbeelden van onderwerpen die je kunt aankaarten tijdens een functioneringsgesprek:

• De prestaties van de werknemer en zijn functioneren binnen het team bespreken.

• Mogelijkheden op het gebied van persoonlijke ontwikkeling verkennen.

• Specifieke vaardigheden bespreken die een werknemer ontwikkeld heeft, of wenst te ontwikkelen.

• Peilen naar andere ontwikkelingsmogelijkheden binnen het bedrijf.

• Polsen naar de relatie van de werknemer met zijn collega's, met jou of met andere managers.

• Feedback vragen over de werkomstandigheden.

• Toekomstverwachtingen bespreken.

Functioneringsgesprekken vinden plaats op initiatief van de leidinggevende of de werknemer, en volgen meestal op een actuele gebeurtenis, zoals:

• Bijzonder goede of slechte prestaties

• Conflicten

• Noodzakelijke ingrepen in workflows, procesveranderingen

• Niet naleven van beleid of richtlijnen

• Optimalisatie van workflows

• Arbeidsongeval

• Langdurige of frequente ziekte van een medewerker

Altijd in controle over feedbackgesprekken

Afhankelijk van het feedbackproces kun je zelf feedbacksessies organiseren in Personio of leidinggevenden eraan herinneren om dit te doen.

Lees hier meer

Om ervoor te zorgen dat functioneringsgesprekken constructief en toekomstgericht zijn, moet de HR-afdeling een structuur bieden. Immers, alleen met een goede inhoudelijke voorbereiding zullen werknemers gemotiveerd zijn om hun prestaties te verbeteren. Ze moeten weten waar de verbeterpunten liggen en hoe ze daaraan kunnen werken.

Tijdens het gesprek moet je dus niet alleen positieve aspecten van het werk en de werknemer bespreken, maar ook de verbeterpunten. Feedback moet altijd betrekking hebben op specifieke situaties of onderdelen, zodat de werknemer de bespreking als objectief ervaart en de inhoud ervan begrijpt.

Hier volgen een paar tips die managers kunnen gebruiken om het meeste uit hun functioneringsgesprekken te halen:

• Nodig de werknemer tijdig uit en zorg ervoor dat hij de gesprekspunten kent. Geef de werknemer ook de kans om zich voor te bereiden met een beoordelingsformulier.

• Zorg voor voldoende gesprekstijd in een rustige ruimte.

• Welke aspecten wil je bespreken? Bereid je voor op mogelijke discussiepunten.

• Heb je alle informatie en bewijzen/voorbeelden om je argumenten te ondersteunen?

• Wat zijn de sterke punten van de medewerker?

• Welke verbeterpunten wil je meegeven aan de werknemer?

• Creëer een aangename gesprekssfeer zonder afleidingen.

• Stimuleer het gesprek door vooral je medewerker aan het woord te laten.

• Maak tijdens het gesprek aantekeningen van belangrijke punten.

• Maak aan het einde van het gesprek realistische afspraken*.

• Reflecteer over hoe het gesprek is verlopen. Zijn er zaken die je bij een volgend functioneringsgesprek anders of beter kunt doen?

• Schrijf een beknopt verslag van het gesprek waarmee de leidinggevende en de medewerker kunnen instemmen.

• Ondersteun de medewerker bij het realiseren van de afgesproken doelen.

*Doelstellingsafspraken moeten altijd motiveren en mogen niet te hoog gegrepen zijn. HR kan hierbij helpen. Door een prestatiemanagementproces op te stellen, worden doelen systematisch vastgelegd en kunnen medewerkers zich optimaal ontwikkelen. In dit artikel vind je concrete voorbeelden van doelstellingsafspraken.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Hoe voer je een functioneringsgesprek? Het beoordelen en meten van de prestaties van anderen is een gevoelig proces. Toch kun je het gesprek leiden en voorbereiden zodat alle partijen er baat bij hebben. Hier volgen de verschillende stappen van het functioneringsgesprek:

Maak van tevoren een afspraak wanneer het functioneringsgesprek zal plaatsvinden. Vraag de werknemer zo’n twee weken voorafgaand aan het gesprek om even de tijd te nemen om na te denken over zijn werk en prestaties van de afgelopen maanden. Waar ben je trots op? Wat zijn je sterke of zwakke punten? Heb je nog andere ambities, en welke?

Met een goede voorbereiding geef je de werknemer niet alleen de kans om te reflecteren over zijn werk, je zet ook de juiste toon voor wat betreft je verwachtingen van het gesprek. Op die manier kun je op een constructieve manier met elkaar aan de slag gaan.

In de inleiding van het gesprek is het de bedoeling om de werknemer op zijn gemak te stellen. Vergeet niet dat een functioneringsgesprek in de eerste plaats een tweerichtingsgesprek is, waarbij je naar elkaar luistert. Moedig het gesprek aan met small talk en probeer het gesprek luchtig te houden. Je wilt dat de werknemer zich betrokken voelt tijdens de bespreking van zijn traject.

Om door te gaan op het vorige punt, is het ook een goed idee om de werknemer eerst aan het woord te laten. Zo is de kans groter dat je belangrijke informatie krijgt over zijn functioneren, zelfbeeld, ambities of frustraties. Vergeet niet om regelmatig aantekeningen te maken. Deze kun je later gebruiken om doelen op te stellen met je werknemer. Dit deel van het gesprek is enorm belangrijk, omdat het je een totaalbeeld geeft van de betrokken werknemer.

Als de manager of teamleider geen duidelijke boodschap brengt, kan de werknemer in verwarring raken over zijn werk en prestaties. De meeste mensen zijn echter professionals die goed werk afleveren. Richt je dus op de dingen die ze goed deden. Daarnaast zijn er werknemers van wie de prestaties minder sterk zijn dan verwacht. 

Minder goed nieuws hoef je niet te verdoezelen. Functioneringsgesprekken bieden juist de gelegenheid om problemen onder ogen te zien, slechte prestaties ter sprake te brengen en verbeteringen te verlangen. Je helpt de werknemer niet door zijn zwakke punten te negeren. Echter, verlies niet uit het oog dat mensen gevoelig zijn. Maak dus steeds gebruik van constructieve feedback.

Het laatste deel van het functioneringsgesprek moet gericht zijn op het stellen van duidelijke doelen voor de werknemer. Zorg ervoor dat deze doelen aanzetten tot actie. Dit doe je door de voorgestelde doelen nauwkeurig te beschrijven en ervoor te zorgen dat deze realistisch zijn. Het is belangrijk dat de werknemer precies weet wat er van hem verwacht wordt.

Het functioneringsgesprek kan daarnaast resulteren in een opleidingsplan. Een opleidingsplan is een nuttig instrument om de zwakke punten van de werknemer te verbeteren of om specifieke vaardigheden te verwerven die nodig zijn om de afgesproken doelen te bereiken en te groeien binnen het bedrijf.

Informeer leidinggevenden in je bedrijf over deze vijf potentiële valkuilen. Zo voorkom je negatieve indrukken die mogelijk leiden tot ontevredenheid en een lagere motivatie bij werknemers.

Informeer leidinggevenden in je bedrijf over deze vijf potentiële valkuilen en voorkom op die manier negatieve indrukken die tot een lagere motivatie en ontevredenheid kunnen leiden.

Het functioneringsgesprek moet een vast onderdeel zijn van de planning, en moet op tijd aan de werknemers worden meegedeeld. Maak voldoende tijd vrij voor elke werknemer en spreid de gesprekken indien nodig over meerdere weken. Op die manier maak je een professionele en betrokken indruk op de werknemers, en is het makkelijker om de resultaten van elk gesprek mee te delen aan de personeelsdienst.

Het voorbereiden van functioneringsgesprekken is geen gemakkelijke taak. Om goed te zijn, zou je het hele jaar door aantekeningen moeten maken. Daarnaast moet je op de hoogte blijven van opleidingsmogelijkheden, salarismogelijkheden en andere organisatorische zaken. Als andere verplichtingen je verhinderen om een gesprek degelijk voor te bereiden, is het beter om het uit te stellen tot een latere datum.

Er kunnen zich altijd situaties voordoen waarin managers niet tevreden zijn over de prestaties van hun werknemers. In zo'n geval is het belangrijk dat managers niet met beschuldigingen komen, maar in plaats daarvan de betrokken werknemers gerichte feedback geven. Zinnen als ‘Je prestaties zijn onvoldoende’ of ‘Je werkt niet zoals we zouden willen’ zijn absolute no-go's omdat ze vaag en beschuldigend zijn. Bovendien heeft de werkgever ook geen baat bij oppervlakkige feedback. Zorg ervoor dat je altijd een concrete oplossing of plan klaar hebt.

Door duidelijke doelen te stellen, weten de werknemers waar ze naar toe werken. Als de werknemers niet betrokken worden en de doelen van bovenaf worden opgelegd, zijn de doelen mogelijk niet afgestemd op de individuele capaciteiten van de werknemers. In een goed uitgevoerd functioneringsgesprek worden daarom managers én werknemers betrokken, in een gelijkwaardige dialoog. Enkel zo kun je realistische en haalbare doelen stellen.

Het bereiken van doelstellingen en persoonlijke ontwikkeling zijn nauw met elkaar verbonden. Problemen met productiviteit of resultaten los je niet op met eenvoudige als-dan-argumenten. Je moet hier echte leiderschapskwaliteiten tonen en samenwerken met de werknemer om te bepalen hoe de gestelde doelen bereikt kunnen worden.

Sommige medewerkers kijken al maanden van tevoren reikhalzend uit naar hun functioneringsgesprek om eindelijk hun boosheid en frustratie te uiten, geprezen te worden of de verwachte salarisverhoging te krijgen. Geef die gelegenheid en bied ruimte voor een echt gesprek.

Bereid je doelgericht voor, luister aandachtig en maak gebruik van de gelegenheid om de voorbije gezamenlijke werkperiode te bespreken. Als je bij je volgende functioneringsgesprekken rekening houdt met deze potentiële valkuilen, dan bied je jezelf en je medewerkers de kans om van het gehate functioneringsgesprek een aanjager van de productiviteit te maken.