Functioneel leidinggeven: model en interpretaties voor HR

Het is de taak van de leider om zijn of haar team op een coherente manier te laten presteren. Er zijn echter ook momenten waarop de aangewezen manager er niet is om leiding te geven. Tijdens die momenten moeten vervangers beschikbaar zijn om het roer over te nemen. En dat is precies waar functioneel leiderschap om draait: de focus ligt op hoe er leiding wordt gegeven, en niet op wie de leiding geeft.

De functionele leiderschapsstijl wordt toegepast in bedrijven waar medewerkers een aanzienlijke mate van autonomie hebben. Dit biedt hen de kans om bij te dragen, ongeacht hun formele hiërarchische positie. Volgens dit model zijn alle medewerkers onder de juiste omstandigheden in staat om leiding te geven.

Volgens de meeste modellen van functioneel leiderschap hangt het leiderschap niet volledig af van één persoon, maar ontstaat het leiderschap eerder uit een reeks gedragingen binnen de groep als geheel. Het zijn deze gedragingen die uiteindelijk leiden tot het behalen van doelen en het succesvol uitvoeren van de taken.

Elk lid van het team kan op een bepaalde manier gedrag vertonen of acties ondernemen die bijdragen aan het leiderschap. Het idee is dat iedereen in staat zou moeten zijn om af en toe een leiderschapsrol op zich te nemen. In de praktijk zien we vaak dat de vaardigheden die nodig zijn voor effectief leiderschap verspreid zijn over meerdere mensen binnen het team. Met andere woorden, iedereen draagt op zijn eigen manier bij aan leiderschap en de nodige vaardigheden zijn niet exclusief aan één persoon gebonden.

De functionele leider is op zijn of haar best wanneer deze niet alleen een duidelijk inzicht heeft in de eigen sterktes en zwaktes, maar ook in die van het team. Een van de belangrijkste kenmerken van functioneel leiderschap is het vermogen om taken aan anderen te delegeren.

Transformationeel leiderschap daarentegen is een meer democratische leiderschapsstijl. De leider motiveert de medewerkers door een gemeenschappelijke toekomstvisie te creëren en gebruik te maken van een inspirerende missie en gedeelde waarden. Transformationele leiders zijn ook goed in het opbouwen van vertrouwen bij hun medewerkers door eerlijkheid en openheid te bevorderen op de werkvloer.

Tot slot is er de laissez-faire leiderschapsstijl. Bij dit type leiderschap mist er een duidelijke structuur en worden de zaken grotendeels op hun beloop gelaten door de leider. Dit betekent dat de medewerkers minder worden gestuurd door de leider, zodat er meer ruimte is voor improvisatie en zelfontplooiing.

Het functioneel leiderschapsmodel omvat acht essentiële functies die bijdragen aan effectief leiderschap:

1. Definieer de taken: de einddoelen moeten aan het begin duidelijk worden gedefinieerd. Bovendien moet elk doel specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn geformuleerd (SMART).

2. Zorg voor een goede planning: er kunnen zich op elk moment onverwachte problemen voordoen. Daarom is het van cruciaal belang om een gedegen plan met alternatieve oplossingen (plan B) voorhanden te hebben.

3. Bereid je team voor: de manager moet alle teamleden informeren over hun individuele rol en verantwoordelijkheden. Hij moet ook zorgen voor een succesvolle samenwerking.

4. De resultaten zijn belangrijker: bij functioneel leiderschap draait het om de resultaten. Een functionele manager moet dus efficiënte processen opzetten die de productiviteit verbeteren. 

5. Continue evaluatie van de resultaten: door de prestaties van de teamleden periodiek te evalueren, kun je de algehele productiviteit van je team bepalen. Deze beoordelingen helpen ook om tijdelijk in te grijpen als dat nodig is.

6. Ondersteun je team: zelfs de beste processen falen als het team niet gemotiveerd is. Daarom moet een manager de prestaties van de individuele teamleden erkennen en hen op tijd belonen voor hun inzet en harde werk.

7. Laat medewerkers met elkaar samenwerken: een goede leider kan een divers team laten samenwerken. Een effectieve samenwerking draagt eveneens bij aan een optimale taakverdeling, aangezien elk individu een passende taak krijgt toegewezen.

8. Geef als manager zelf het goede voorbeeld: het team zal de manager alleen volgen als het vertrouwen heeft in zijn of haar capaciteiten en visie. De manager heeft dus een voorbeeldfunctie en dient zich te gedragen als een voorbeeldige leider.

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Functioneel leiderschap brengt diverse voordelen met zich mee. Enkele daarvan zijn:

• Stimuleren van innovatie: in tegenstelling tot traditioneel leiderschap, waarbij alle macht gecentraliseerd is bij één persoon, zijn bij het functionele model de macht en verantwoordelijkheden verspreid over het team. Hierdoor ontstaat er ruimte voor vernieuwing en het ontwikkelen van nieuwe ideeën, aangezien verschillende teamleden bijdragen aan de processen.

• Versterken van de teamcohesie: om een grotere verbondenheid tussen de teamleden te bereiken, richt het functionele model zich op het gelijk verdelen van de taken en het erkennen van de individuele prestaties van elke medewerker.

• Empowerment van individuen: functioneel leiderschap stimuleert persoonlijke groei en ontwikkeling. Elk teamlid krijgt de kans om extra verantwoordelijkheden op zich te nemen, waardoor ze nieuwe vaardigheden kunnen aanleren en zichzelf verder kunnen ontwikkelen.

Bedrijven die functioneel leiderschap stimuleren bij hun HR-managers, presteren aanzienlijk beter dan bedrijven die dat niet doen. Maar hoe doen ze dat precies?

Om te beginnen beschikken deze bedrijven over programma’s voor leiderschapsontwikkeling die gebaseerd zijn op levenslang leren. Ze stellen duidelijk de verwachte bijdragen van hun managers vast, en de bedrijfscultuur is gericht op het streven naar nieuw leiderschap.

In deze bedrijven is het prestatiemanagement bovendien gekoppeld aan de overkoepelende bedrijfsstrategie. Dit omvat activiteiten voor talentontwikkeling en leiderschapsdoelen die duidelijk en beknopt zijn geformuleerd. Met andere woorden, promoties zijn gebaseerd op zowel de individuele prestaties als de organisatiedoelen.

Leiderschapsontwikkeling is stevig verankerd in de strategische personeelsplanning. Deze is ook gericht op de langere termijn. Deze bedrijven zorgen er ook voor dat potentiële leiders met talent worden geïdentificeerd en voorbereid op toekomstige senior rollen en verantwoordelijkheden.

Bovendien is de werving en training van nieuwe leiders gebaseerd op de analyse van vraag- en aanbodpatronen. Dit zorgt ervoor dat de nieuwere generatie managers in het bedrijf wordt aangenomen om degenen te vervangen die naar hogere niveaus zijn doorgegroeid.

Stroomlijn je werknemers’ ontwikkeling

Definieer je prestatiecycli, bepaal doelen, geef effectief feedback en evalueer iemands prestaties eerlijk. Structureer groei en help je medewerkers met krachtig prestatiemanagement. 

Probeer slimme performance management

Hier zijn zeven stappen die je kunt ondernemen om functioneel leiderschap succesvol te implementeren in je bedrijf.

De eerste stap in het opzetten van een functioneel leiderschapsmodel, is het evalueren van de vastgestelde taken of projecten van het team. Je kunt de taken eerst zelf evalueren en vervolgens kun je deze bespreken met je teamleden. Zorg ervoor dat elk teamlid de doelen begrijpt, alsook de stappen die nodig zijn om deze doelen te bereiken. Een goed begrip van de verschillende taken en rollen van de teamleden vergemakkelijkt de samenwerking binnen het team.

Wijs vervolgens taken en verantwoordelijkheden toe aan elk teamlid. Je kunt de taken willekeurig toewijzen of je kunt ze toewijzen op basis van de individuele sterktes en vaardigheden van een medewerker, zodat je bij elke taak de beste output krijgt. 

Na het toewijzen van de taken, kun je de behoeften van het team vaststellen die nodig zijn om deze taken uit te voeren en de doelstellingen te bereiken. De behoeften kunnen op meerdere niveaus bestaan: op bedrijfsniveau, teamniveau en/of individueel niveau. Je kunt een lijst maken van de middelen en tools die het team nodig heeft om de taken of het project succesvol te voltooien, en deze opnemen in het planningsproces.

Terwijl je teamleden werken aan hun toegewezen taken, kun je manieren bedenken om hen te motiveren. Je kunt bijvoorbeeld regelmatig vergaderingen plannen om de voortgang te bespreken, specifieke problemen aan te pakken of je team te herinneren aan het gemeenschappelijke doel. Door je team gemotiveerd te houden, kun je het moreel opkrikken en de productiviteit aanzienlijk verbeteren. 

Als HR-manager kun je beslissen hoe je het teamgedrag vormgeeft. Je kunt dit doen door gedragscodes op te stellen, zoals een werk- en personeelsbeleid. Een gedragscode voor medewerkers heeft een positieve invloed op de werkethiek en helpt werknemers te begrijpen wat (geen) acceptabel gedrag is. Tegelijkertijd verbeter je de samenwerking.

Zorg ervoor dat je regelmatig bij je collega’s checkt of ze erin slagen om de taken af te ronden. Je kunt bijvoorbeeld een-op-eengesprekken voeren met je collega’s om er zeker van te zijn dat ze op schema zijn. Je kunt feedback en ideeën van teamleden verzamelen over hoe ze denken dat het project verbeterd kan worden, terwijl je tegelijkertijd de benodigde middelen ter beschikking stelt. Zorg ervoor dat je de check-ins kort houdt, zodat medewerkers genoeg tijd hebben om hun taken zelfstandig af te ronden.

Wanneer alle teamleden hun taken hebben voltooid, kun je een teamvergadering organiseren om de resultaten te bespreken. Tijdens deze bijeenkomst kan het team de projectresultaten kritisch analyseren en nadenken over wat er verbeterd kan worden. Door de teamdoelen periodiek en in teamverband te evalueren, worden je medewerkers actief bij het projectmanagementproces betrokken en worden hun leiderschapsvaardigheden verder aangescherpt.

Functioneel leiderschap is een flexibele leiderschapsstijl die, in plaats van zich te richten op hiërarchische structuren, de nadruk legt op de individuele capaciteiten en sterke punten van elk teamlid. Hierdoor kan een bedrijf op een dynamische manier reageren op veranderende situaties, en worden de taken en verantwoordelijkheden binnen een team optimaal en evenwichtig verdeeld.

Operationeel leiderschap richt zich op de dagelijkse taken binnen een team. De operationele leider ziet erop toe dat de processen vlot lopen en de kortetermijndoelen worden behaald. Functioneel leiderschap is meer strategisch van aard, houdt rekening met de bredere functies, en zorgt ervoor dat de teamleden samenwerken om de overkoepelende bedrijfsdoelen te behalen.

Het hiërarchische model van leidinggeven is een van de meest voorkomende leiderschapsmodellen in een organisatiestructuur. Hierbij is er sprake van gecentraliseerd leiderschap. De organisatie heeft een verticale structuur met duidelijk vastgestelde rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Functioneel leidinggeven daarentegen legt de nadruk op het benutten van de individuele capaciteiten en sterke punten van elke medewerker, los van hun formele hiërarchische positie.

Er is sprake van een functionele relatie als iemand de bevoegdheid heeft om instructies of opdrachten te geven aan iemand anders, zelfs als die andere persoon zich hoger in de hiërarchie van de organisatie bevindt. Dit betekent dat de bevoegdheid om instructies te geven niet alleen gebaseerd is op formele rangen of posities, maar eerder op het feit dat de persoon een specifieke kennis of expertise heeft die relevant is voor de taak of situatie. In essentie draait een functionele relatie dus om het erkennen en benutten van de expertise van individuen, los van hun formele positie, om de beste resultaten te behalen.