Een functieprofiel opstellen: zo moet het

Een functieprofiel is een functie- en organisatiebeschrijving met als doelstelling de ideale werknemer te werven voor de organisatie. Het is een stuk tekst die uitleg geeft over wat nieuwe medewerkers kunnen verwachten van de organisatie en wat de organisatie op haar beurt van hen verwacht.

Een functieprofiel bestaat doorgaans uit vier elementen: aanbod, functieomschrijving, functievereisten en een organisatieomschrijving. Een functieprofiel bevat in ieder geval de volgende zaken:

• Werkzaamheden die de werknemer zal moeten uitvoeren

• Bevoegdheden en verantwoordelijkheden die hierbij komen kijken en vereist voor zijn

• Plaats van de functie binnen de organisatie

• Vorm van het dienstverband

• Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden

• Vereiste opleiding(en)

• Veresite minimale werkervaring

• Benodigde competenties, kennis en vaardigheden

• Salarisschaal

• Organisatieomschrijving, bedrijfsdoelstellingen

Eenvoudig professionele functieprofielen opstellen doe je met de HR-software van Personio. Probeer deze 14 dagen gratis en geef je onderneming een HR-boost.

Template: functie-eisen uitgelegt

Help je team de juiste mensen te vinden. Download vandaag onze functie-eisen template om betere vacatures te kunnen maken.

Download onze template

Een functieprofiel wordt gebruikt voor diverse doeleinden. Het voornaamste doel is uiteraard het aantrekken van het juiste personeel. Dit doet een functieprofiel door:

• Nieuwe werknemers duidelijk op de hoogte te stellen van de te verrichten werkzaamheden en door een aansprekende personeelsadvertentie te creëren.

• Als leidraad te worden gebruikt voor het opstellen van een pakkende vacaturetekst.

• Houvast te bieden. Het functieprofiel schetst welke kennis, vaardigheden en competenties de ideale kandidaat in huis behoort te hebben.

• Geld en tijd te besparen. Een functieprofiel kan gebruikt worden om het sollicitatieproces te begeleiden en de ideale kandidaat er gemakkelijker tussen uit te kiezen.

Hoewel de twee termen vaak door elkaar gehaald worden of soms zelfs als hetzelfde gezien worden, zijn het toch twee verschillende dingen. Er zijn dus wel degelijk verschillen tussen een functieprofiel en een functieomschrijving.

Een functie profiel definieert hoe het takenpakket uitgevoerd dient te worden, wat de verantwoordelijkheden zijn die hierbij komen kijken en legt uit wat de organisatie hiervoor biedt.

Een functieomschrijving bevat een lijst uit te voeren taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor een bepaalde functie. Het verschil tussen beiden zit hem erin dat een functieprofiel net iets specifieker is dan een functieomschrijving. Daarnaast vermeld een functieprofiel ook wat de werknemer van de organisatie of werkgever kan verwachten in ruil voor wat hij/zij de organisatie te bieden heeft.

Het opstellen van het juiste functieprofiel is belangrijk omdat je als organisatie de juiste mensen aan wilt trekken. Hieronder zullen wij enkele tips geven die hierbij zeker kunnen helpen.

Een nieuwe vacature plaats je niet even 1,2,3 aan de hand van een oud functieprofiel dat al enige tijd in de kast ligt. Besteed dus tijd aan het opstellen van een up-to-date functieprofiel waarin de werkzaamheden en bevoegdheden helder vermeld worden. Voeg hier eventueel bedrijfsdoelstellingen aan toe, zodat de potentiële werknemer van tevoren weet waarnaar de organisatie precies op zoek is.

Aangezien het doel van het opstellen van een functieprofiel is dat je er uiteindelijk de juiste mensen mee aantrekt, is het belangrijk dat je de juiste eisen stelt. . Stel dus een lijst op van competenties en kennis die je graag hebt dat potentiële werknemers in huis hebben.

Houd er echter rekening mee niet te hoge, maar ook zeker niet te lage eisen te stellen. Je wilt immers geen mogelijke kandidaten verliezen of juist onbekwame kandidaten aantrekken. Idealiter dienen zich er een aantal kandidaten aan en ligt dit aantal niet te hoog. Het filteren van sollicitanten is namelijk een tijdrovend proces.

Het kan vandaag de dag altijd het geval zijn dat een bepaalde functie nog vrij onbekend is bij het grotere publiek. Leg in dit geval duidelijk, maar toch beknopt uit wat er precies verwacht wordt. Gebruik hiervoor niet te veel vakjargon en haal geen functienamen door elkaar.

Het is belangrijk om van het verleden te leren en te kijken naar de toekomst. Hiermee bedoelen wij dat je bij het vertrek van een werknemer kijkt naar de competenties van die persoon en bekijkt hoe je deze weer in kunt vullen of juist optimaliseren bij het aannemen van een nieuwe werknemer voor deze functie. Pas hier je functieprofiel zodoende aan aan.

Er dient uiteraard ook naar de toekomst gekeken te worden. In de toekomst zullen er veel veranderingen optreden dus daar dient rekening mee gehouden te worden tijdens het opstellen van een functieprofiel. Denk bijvoorbeeld aan de bereidheid tot het volgen van een opleiding van een kandidaat.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Template nu downloaden

Zorg ervoor dat je je altijd houd aan de wet. Het is verboden om in een functieprofiel dingen op te nemen die geen verband hebben met de functie. Denk aan zaken zoals geslacht, seksuele geaardheid, politieke voorkeur en dergelijke. Gebruik altijd gezocht: m/v/x en maak dus niet de fout die veel bedrijven maken door specifiek een werknemer van een bepaald geslacht te zoeken en dit te vermelden in het functieprofiel. Dit is strafbaar.

Stel de ideale functieprofielen op voor functies binnen je organisatie aan de hand van professionele HR-software. Probeer onze gratis web demo om te ontdekken wat Personio voor jouw organisatie kan betekenen.