Functieanalyse: wat is het nut voor jouw bedrijf?

Een functieanalyse is een systematisch proces waarmee je de verantwoordelijkheden, eisen en aard van de verschillende functies in je bedrijf vaststelt. Er worden gegevens verzameld over elk aspect van een baan. Deze data worden vervolgens geanalyseerd om te bepalen welke vaardigheden en competenties een bepaalde functie vereist.

Opmerking: het is belangrijk dat je bij een functieanalyse het werk analyseert, en niet de persoon die het werk doet. Het gewenste resultaat is een beschrijving van het werk, niet van de werknemers, hoewel sommige functieanalyses ook specifieke werknemersgegevens verzamelen.

Leestip: Ontdek hoe succesvolle bedrijfsstrategieën de veerkracht van een bedrijf tegen veranderingen versterken en de langetermijnconcurrentiepositie veiligstellen.

Een functieanalyse richt zich op de volgende gegevens:

• Taken en plichten: de aard van het werk en de frequentie en complexiteit waarmee specifieke taken worden uitgevoerd.

• Werkomgeving: de werkomstandigheden waarin werknemers hun baan verrichten. Denk bijvoorbeeld aan een fabriek met strenge veiligheidsmaatregelen of een rustige kantooromgeving met moderne faciliteiten.

• Tools en apparatuur: de tools en apparaten die gebruikt worden om het werk te kunnen verrichten.

• Relaties: samenwerkingsbanden tussen interne en externe werknemers.

• Functievereisten: de kennis en vaardigheden die nodig zijn om een welbepaalde functie naar behoren te kunnen uitvoeren.

Observeer en interview je werknemers die momenteel in dienst zijn. Moedig werknemers aan om hun taken correct uit te voeren en wees zo specifiek mogelijk bij het definiëren van hun verantwoordelijkheden. Lees de documenten waarin de bestaande functies worden toegelicht.

Vergelijk de bestaande functieomschrijving met de realiteit: wat zeggen en doen je werknemers op de werkvloer? Leg nadien de resultaten vast per afdeling of per individuele functie. Maak tenslotte een gedetailleerd overzicht van alle taken en vaardigheden die bij de functie horen.

Zodra je begrijpt welke vaardigheden nodig zijn om een taak uit te voeren, kun je de complexiteit van elke taak en vaardigheid beoordelen. Noteer welke vaardigheden op instapniveau zijn en welke taken meer ervaring vereisen. 

Verzamel statistieken bij de functieanalyse om er zeker van te zijn dat ze overeenkomen met je huidige personeelsbestand. Toets je resultaten af aan de bestaande informatie van je bedrijf. Vraag deskundig advies over het onderwerp en vergelijk je gegevens met die van de concurrentie.

Als je eenmaal hebt vastgesteld wat de belangrijkste vaardigheden zijn om het werk te doen, maak dan een lijst op voor elke functie en vaardigheid. Gebruik dit om een bestaande functieomschrijving aan te passen of een nieuwe op te maken die in overeenstemming is met de analyse. Creëer voor elke functie een reeks criteria die rekening houden met de feedback van je werknemers en je eigen observaties.

Bepaal op basis van de analyse of de juiste taken werden toegewezen aan de juiste mensen. Als je bijvoorbeeld ontdekt dat een taak op de ene afdeling beter geschikt is voor een ander team, verplaats die taken dan naar de betreffende afdeling.

Het maken van een functieanalyse helpt bedrijven om de betrokkenheid, efficiëntie en productiviteit van werknemers te verbeteren. Op die manier kunnen ze hun operationele en strategische doelenbereiken. Bedrijven kunnen de informatie uit functieanalyses op heel wat verschillende manieren benutten. Hieronder lees je de belangrijkste voordelen en nadelen van het gebruik van functieanalyses.

• Personeelsplanning: de functie-eisen worden vastgesteld in termen van vaardigheden en andere kwaliteiten. Dit vergemakkelijkt de verdeling van arbeid in de verschillende functies.

• Werving en kandidaatselectie: om de juiste persoon te werven, is het belangrijk om de functie-eisen van een baan en de gewenste vaardigheden van je kandidaten te kennen. Functieanalyses helpen bij het opstellen van betere functieomschrijvingen. Managers kunnen zo de functie-eisen beter afstemmen op hun behoeften.

• Opleiding en ontwikkeling: functieanalyses helpen bij het bepalen van de normen voor wat betreft de functie-uitvoering. Zo kun je betere ontwikkelingsprogramma’s ontwikkelen.

• Functiewaardering: een functieanalyse vormt de basis voor een functiewaardering. Het doel van een functiewaardering is om de relatieve waarde van de functie te bepalen, die op haar beurt invloed heeft op het salaris.

• Prestatiebeoordeling: de gegevens uit de functieanalyse leveren een duidelijke prestatienorm op voor elke functie. De individuele prestaties van de werknemers kunnen objectief worden getoetst aan de functieprestatienorm.

• Veiligheid en gezondheid: managers kunnen maatregelen nemen om de veiligheid van hun werknemers te waarborgen en gevaarlijke risico’s te elimineren.

• Promoties: met behulp van een functieanalyse kan er een doeltreffend beleid worden geformuleerd met betrekking tot promoties en overplaatsingen naar andere functies.

• Arbeidsbegeleiding: de functiebeschrijving, opgesteld op basis van een functieanalyse, helpt kandidaten te bepalen voor welke functie(s) ze over de juiste vaardigheden beschikken.

• Arbeidsverhoudingen: een functieanalyse dient als basis voor het oplossen van geschillen die kunnen ontstaan doordat de kwaliteit van de prestaties van een werknemer niet aan de verwachtingen voldoet.

• Tijdrovend: het belangrijkste nadeel van functieanalyses is dat ze erg tijdrovend zijn. Dit is een serieuze handicap, vooral wanneer functies vaak veranderen.

• Subjectief: als de waarnemer een werknemer van je eigen bedrijf is, kan het proces besmet worden door zijn of haar persoonlijke voorkeuren. Dit is een groot struikelblok voor het verzamelen van betrouwbare en nauwkeurige gegevens.

• Vergt veel inspanning: omdat elke baan andere informatie bevat en er geen vaste patronen zijn, moet een gepersonaliseerde gegevensverzameling plaatsvinden voor de verschillende banen. 

• De waarnemer beschikt niet altijd over de juiste vaardigheden: als de waarnemer zich niet bewust is van het doel van het functieanalyseproces, of niet over de juiste vaardigheden beschikt om het proces uit te voeren, is het maken van functieanalyses een pure verspilling van tijd en geld.

• Cognitieve vaardigheden worden niet altijd waargenomen: cognitieve vaardigheden, zoals intellect, emotionele eigenschappen, kennis, aanleg en uithoudingsvermogen zijn moeilijk te meten en kunnen niet rechtstreeks gemeten worden. 

Een goede uitvoering van een functieanalyse impliceert dat je een dieper inzicht krijgt in de dagelijkse werkzaamheden van je werknemers. Het kan soms moeilijk zijn om een volledig accuraat beeld te krijgen van de inhoud van een bepaalde functie in je bedrijf. Hier zijn alvast een paar goede tips om dit proces succesvoller te maken: 

• Bekijk de functie-eisen: de functie-eisen omvatten informatie over de dagelijkse verwachtingen, eisen en vaardigheden die kandidaten nodig hebben om succesvol te worden in hun baan. 

• Onderzoek vergelijkbare functieomschrijvingen: onderzoek vergelijkbare functieomschrijvingen bij andere bedrijven, maar staar je ook niet blind op wat je concurrenten doen. Leer wat kandidaten zoeken en wat hun verwachtingen zijn.

• Onderzoek de efficiëntie van elke functie: onderzoek bij het uitvoeren van een functieanalyse de efficiëntie van elke afdeling en rol. Er kunnen taken zijn die eigenlijk beter geschikt zijn voor een andere afdeling of voor een andere functie.

• Bepaal de vereiste vaardigheden en opleiding: wat kun je een werknemer tijdens zijn of haar onboarding of loopbaan bieden opdat hij of zij zich optimaal kan ontwikkelen?

• Wees duidelijk en beknopt: het doel hier is dat iedereen in je bedrijf goed begrijpt wat iemand in een bepaalde functie concreet doet en op welke manier deze medewerker de doelen van je bedrijf helpt te ondersteunen.

• Maak een functieanalyse voor al je beschikbare functies: een functieanalyse maak je niet alleen voor nieuwe functies, je doet dit bij voorkeur voor al je beschikbare functies. Zo kun je de verantwoordelijkheden en resultaten kritisch bekijken om na te gaan of een andere functie beter geschikt zou zijn voor een specifieke taak.

• Maak de functieanalyse zo nauwkeurig mogelijk: vraag aan werknemers die een bepaalde functie uitoefenen om aanbevelingen te doen over de diverse tools en trainingen die nodig zijn voor deze functie. 

• Bekijk het salaris: overweeg ook om onderzoek te doen naar het salaris dat je concurrenten bieden voor een welbepaalde functie. Met behulp van de verzamelde gegevens kun je het salaris van banen met gelijkaardige criteria met elkaar vergelijken.

Een functieanalyse is een procedure waarmee je de taken en verantwoordelijkheden, de aard van de functies, alsook de vaardigheden en kennis bepaalt die een werknemer nodig heeft om een bepaalde functie uit te oefenen. 

Een functie is een verzameling van handelingen en werkzaamheden die een werknemer in die bepaalde functie uitvoert. Functies worden vaak beschreven aan de hand van een dagelijkse takenlijst die de (toekomstige) medewerker zal uitvoeren. Daarnaast komen de vaardigheden, kennis en/of diploma’s aan bod die de functie vereist. Ten slotte vermeld je ook wat de belangrijkste verantwoordelijkheden van de job inhouden.