Flexibel werken: dit moet je weten

Flexibel werken betekent dat werknemers kunnen werken waar en wanneer zij dat willen. Je laat ze als werkgever dus vrij om te werken wanneer het hen uitkomt, al dan niet binnen een bepaald kader. Vandaag de dag zijn flexibele werktijden volstrekt normaal. Ook thuiswerk is al goed ingeburgerd, en zelfs het aantal werkuren kan variëren. Bij flexibel werken wordt er vaak meer gefocust op de effectieve output. 

Leestip: Ontdek hoe het nieuwe werken het dagelijks werk verandert.

Regelingen en afspraken rond flexibel werken zijn vastgelegd in verschillende rechtsinstrumenten. Voor werkgevers is de Wet flexibel werken belangrijk. Deze wet schept het algemene kader voor flexibel werken. Verder kun je ook bepalingen rond flexibel werken terugvinden in individuele arbeidsovereenkomsten, bedrijfsreglementen en cao's. Zowel voor de organisatie als voor de medewerkers is het belangrijk dat het kader rond flexibel werken goed is vastgelegd, concreet en helder is.

Volgens de Wet flexibel werken mogen werknemers van bedrijven met tien of meer medewerkers vragen om een aanpassing van de werkuren, de locatie van waaruit ze werken en de werktijden. Een werkgever kan een dergelijk verzoek niet zomaar afwijzen. Medewerkers kunnen ook verzoeken om een andere spreiding van hun werkuren over de week, of over een bepaald tijdvak, bijvoorbeeld een kwartaal of een seizoen. 

De werkgever en de medewerker die zo’n verzoek wenst te doen, moeten rekening houden met de volgende regels:

• De medewerker moet de aanpassing twee maanden voor de ingangsdatum aanvragen.

• De medewerker mag pas een aanvraag doen, als die op het moment dat de aanpassing ingaat minstens 26 weken in dienst is.

• De medewerker mag na een jaar opnieuw om een aanpassing vragen, ook als de werkgever het vorige verzoek heeft afgewezen.

Indien een werknemer om een wijziging van de arbeidstijd vraagt, kan de werkgever dit verzoek niet zomaar afwijzen. Als de werkgever een dergelijk verzoek wil afwijzen, moet er sprake zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang. Heeft het verzoek bijvoorbeeld impact op de veiligheid, de werkroosters of de financiën van het bedrijf? Dan kan dit ingeroepen worden als reden om het aanpassingsverzoek te weigeren. Hou er wel rekening mee dat alle beslissingen, zowel bij goedkeuring als bij afwijzing, schriftelijk dienen te worden bevestigd door de werkgever. Als een verzoek wordt afgewezen, is de werkgever bovendien verplicht om deze beslissing te motiveren.

De mogelijkheid tot flexibel werken stelt werknemers in staat hun privéleven en werk veel beter te combineren. Ze kunnen hun dag zelf indelen en ze zijn daarbij niet gebonden aan vaste tijden of een vaste werkplek. Een flexibele manier van werken leidt vaak tot minder stress en uiteindelijk tot productievere werkuren.

Omdat medewerkers vanaf elke locatie kunnen werken, hoeven ze de ochtend- en avondspits niet meer te trotseren. Meer nog, er is simpelweg minder woon-werkverkeer. Dit zorgt voor minder stress en minder tijdverlies. Deze gewonnen tijd kan productiever worden ingezet.

Flexibel werken zorgt voor gemoedsrust en meer focus bij medewerkers. Dit mondt uit in meer productiviteit. Medewerkers bepalen zelf wat voor hen de optimale omstandigheden zijn om hun taken uit te voeren. Ze hoeven de drukte in de kantoortuin niet te trotseren als er concentratie vereist is, en houden zelf de touwtjes in handen. Bij flexibel werken wordt er automatisch ook meer gefocust op de output.

Flexibel werken zorgt er ook voor dat er minder medewerkers tegelijkertijd op kantoor aanwezig zijn, en dat de kantoorfunctie verandert. Er is minder nood aan grote kantoorruimtes, wat vaak een fikse kostenbesparing kan opleveren. Het kantoor is niet langer de vaste werkplek van medewerkers, maar wordt eerder een ontmoetingsruimte.

Werknemers die de nodige vrijheid ervaren, zijn gelukkiger. Ze voelen meer autonomie waardoor ze mee drive hebben, meer werkplezier ervaren en beter functioneren. Flexibel werken zorgt er ook voor dat medewerkers langer bij je organisatie blijven werken, en ambassadeurs worden van je bedrijf. 

Flexibel werken houdt in dat medewerkers vanuit verschillende locaties, en ook op verschillende tijdstippen kunnen werken. Het kantoor is niet meer de centrale hub. Dit maakt dat er minder (fysiek) contact is tussen collega’s. Het is daardoor moeilijker voor medewerkers om een band te creëren met collega’s, maar ook met het bedrijf. 

Voor werkgevers is dit een heel belangrijk aandachtspunt. Het is aangewezen om regelmatig een teammeeting, een bedrijfsuitje, een gezamenlijke call of een andere activiteit te organiseren, om zo het onderlinge contact tussen collega’s te bevorderen. Doe je dat niet, dan gaan medewerkers al snel vervreemden van hun werk, van de organisatie en van elkaar. 

De traditionele manier van managen via controle is bij flexibel werken een heel stuk moeilijker, en niet aangewezen. Als bedrijf heb je minder controle over je werknemers en zul je ze dus ook op een andere wijze moeten aansturen. Flexibel werken vergt dus een nieuwe manier van managen, die gebaseerd is op vertrouwen en output. 

Bij flexibel werken kan de grens tussen werk en privé al snel vervagen. Hierdoor kunnen medewerkers het gevoel krijgen dat ze altijd aan het werk zijn en te veel hooi op hun vork nemen. Het is dan ook belangrijk dat de medewerker het werk kan loslaten. Hier kun je als werkgever op toezien door tijdig de alarmsignalen op te pikken en passende acties te ondernemen.

Of flexibel werken geschikt is voor je organisatie is eigenlijk niet eens de vraag. De vraag is eerder hoe je flexibel werken optimaal kunt organiseren en inzetten in je organisatie. Wil je als bedrijf de mogelijkheid tot flexibel werken succesvol aanbieden aan je werknemers? Dan moet de organisatie beschikken over vloeiend lopende bedrijfsprocessen met behulp van roosters, die het werk van de medewerkers kunnen organiseren en monitoren vanuit verschillende locaties. 

Dit vergt de integratie van HR-processen in een centraal platform, dat alle nodige gegevens bevat en registreert. Dit kan gaan van de verlofregistratie, tot de arbeidspatronen doorheen het jaar. Verder moet de koppeling gemaakt worden tussen de HR-processen en de salarisprocessen, ook als daarvoor aparte applicaties worden gebruikt. People Workflow Automation is onmisbaar bij het hele proces van flexibel werken.

Flexibel werken houdt in dat medewerkers zelf kunnen bepalen wanneer ze werken, hoeveel uren ze werken en op welke locatie (thuis, op kantoor, in het buitenland) ze werken. Flexibel werken is in Nederland wettelijk geregeld in de Wet flexibel werken.

Flexibel werken biedt ruimte voor creativiteit en efficiëntie, en houdt rekening met de persoonlijke werkstijl van de medewerkers. De mogelijkheid tot flexibel werken kan voor sommige medewerkers een reden zijn om voor jouw bedrijf te kiezen en/of te blijven werken. Voor de organisatie heeft flexibel werken onder meer als voordeel dat je makkelijk (extra) mensen kunt inzetten waar en wanneer je ze nodig hebt. 

Flexibele medewerkers zijn medewerkers die zelf hun arbeidsritme (wanneer en hoelang je werkt) en arbeidsplaats (waar je werkt) kunnen bepalen. Flexibele werknemers zijn in staat om zelf hun werk in te delen, en op tijd af te krijgen. De vrijheid die ze krijgen laat hen bovendien toe om efficiënt en creatief te werken.