Fiets van de zaak: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Een fiets van de zaak houdt in dat medewerkers via hun werk een fiets kunnen aanschaffen die ze gebruiken voor hun woon-werkverkeer. In tegenstelling tot zelfbedienings fietsen, bestaat het concept van de bedrijfsfiets erin dat elke werknemer gebruik kan maken van een elektrische of conventionele fiets. De fietsen worden meestal door de werkgever geleased of gekocht. Dit concept is vergelijkbaar met dat van de bedrijfsauto, maar biedt een meer ecologische dimensie. 

De jongste generatie werknemers is zich steeds meer bewust van de ecologische voetafdruk. Deze werknemers willen hun steentje bijdragen aan een betere wereld door te kiezen voor de fiets in plaats van de auto. In Nederland is deze keuze vrij logisch, aangezien onze steden over een goede fietsinfrastructuur beschikken. 

Een bedrijf dat zijn medewerkers een fiets van de zaak aanbiedt, heeft daar veel baat bij. Ook voor de werknemer is een bedrijfsfiets interessant. We zetten alles op een rijtje: wat zijn de voordelen van een fiets van de zaak voor de werkgever en werknemers?

• Lagere reiskostenvergoeding. Vanaf het moment dat je werknemer over een fiets van de zaak beschikt, heeft hij of zij maximaal voor de helft van de dagen recht op een reiskostenvergoeding. Dat tikt goed aan.

• Forse besparing op parkeerplaatsen. Investeren in extra parkeerplaatsen kost veel geld. Werknemers die hun auto (af en toe) inruilen voor de fiets, zorgen voor extra vrije ruimte op je parkeerterrein. Je bespaart dus veel geld door je werknemers aan te moedigen om vaker de fiets te nemen.

• Fiets van de zaak en het btw-voordeel. Als de fiets inclusief btw niet meer kost dan €749,- is de btw aftrekbaar.

• Een grote boost voor je employer brand. Door een duurzaam vervoermiddel als de fiets aan te bieden aan je medewerkers, moderniseer je het imago van je bedrijf. Met een aantrekkelijke employer brand, krijg je niet alleen je vacatures makkelijker ingevuld, het zal bovendien minder vaak voorkomen dat je huidige werknemers vertrekken.

• Gezondere werknemers en minder ziekteverzuim. De dagelijkse files elke morgen en elke avond zorgen voor heel wat stress bij je werknemers. Het is niet alleen veel prettiger om naar het werk te fietsen, het voorkomt ook een hoop gedoe. Bovendien heeft de dagelijkse dosis lichaamsbeweging een positieve invloed op de lichamelijke conditie en gezondheid van je werknemers.

• Goed voor het milieu. Minder auto's betekent minder verkeersopstoppingen, minder geluidsoverlast en minder luchtvervuiling. De fiets is een milieuvriendelijk alternatief voor de auto. 

• Financieel aantrekkelijk met extrinsieke motivatie. Een fiets vergt een kleinere investering, vergeleken met een auto. Bovendien zijn de aanschaf, de verzekering en het onderhoud van de fiets fiscaal aftrekbaar. Er bestaan ook heel wat aftrekposten die een bedrijfsfiets financieel nog aantrekkelijker maken. 

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

• Interessante secundaire arbeidsvoorwaarde. De meeste fietsen van de zaak worden via een leaseplan aangeboden. De werknemer hoeft geen grote som geld te betalen en kan genieten van een nuttig en goedkoop alternatief vervoermiddel, dat ook voor privédoeleinden gebruikt kan worden. 

• Dankzij het leaseplan hoeft de werknemer zich geen zorgen meer te maken over reparaties en onderhoud. Deze services zijn allemaal inbegrepen in het standaard leasepakket. 

• Als een werknemer elke dag met de fiets naar het werk komt, zal hij of zij zich automatisch ook fitter en gezonder voelen en zich minder vaak ziekmelden.

Met een fietsplan bied je je werknemers een regeling die het mogelijk maakt om een fiets aan te schaffen voor het woon-werkverkeer. Dat mag een gewone fiets zijn, maar bijvoorbeeld ook een elektrische fiets of mountainbike zijn mogelijk. Belastingtechnisch gezien levert een fietsplan vaak een voordeel op. In de praktijk blijkt het fietsplan een zeer gewaardeerde secundaire arbeidsvoorwaarde. 

Als je een fietsplan wil implementeren in je bedrijf, moet je een aantal stappen doorlopen. We zetten ze hieronder voor je op een rij.

1. Bepaal bij welke leverancier je medewerkers een fiets mogen uitkiezen.

2. Bedenk of je de aangeschafte fietsen wil laten verzekeren.

3. Leg vast wat er gebeurt als een deelnemer/medewerker uit dienst treedt voordat de fiets is afgelost.

4. Neem het fietsplan op in je secundaire arbeidsvoorwaarden.

5. Communiceer het fietsplan, de aanleiding/reden, de gegevens van de leverancier en de voorwaarden aan je medewerkers.

Het verstrekken van een fiets van de zaak aan medewerkers kan vele vormen aannemen. Elke vorm heeft eigen voor- en nadelen. En voor elke vorm gelden andere regels. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste regelgeving rondom een fiets van de zaak in 2024.

Een bedrijf kan een fiets van de zaak voor privégebruik ter beschikking stellen. De Belastingdienst zal de fiets op dat moment als loon in natura beschouwen. Dit betekent dat de werkgever over dit ‘loon’ inkomstenbelasting en premies moet betalen. In de praktijk komt dit neer op de belastingen die je moet betalen op de maandelijkse bijtelling van 7%.

Bijtelling betalen

De bijtelling zorgt ervoor dat je medewerkers hun fiets van de zaak ook voor privédoeleinden kunnen gebruiken. Je betaalt als werkgever 7% extra op de aanschafprijs van de fiets, wat eigenlijk helemaal niet zo duur is. 

De werkgever moet altijd de bijtelling betalen, ook als de medewerkers de gekochte fiets niet voor privédoeleinden gebruiken. In tegenstelling tot wat het geval is bij een bedrijfsauto, maakt dit gegeven voor de Belastingdienst geen enkel verschil uit.

Een bedrijf kan een fiets van de zaak verstrekken aan zijn werknemers volgens 3 verschillende systemen:

1. Het bedrijf betaalt een bijdrage aan de werknemer. De werknemer kiest en koopt zijn of haar eigen fiets aan. Je kunt als werkgever de aankoopprijs van de fiets geheel of gedeeltelijk vergoeden. De Belastingdienst beschouwt deze vergoeding als loon in natura (zie hierboven voor de belastingvoorschriften).

2. Het bedrijf koopt de fiets aan voor de werknemer. Als bedrijf kan je de fiets zelf aankopen tegen een gunstig tarief en deze vervolgens overdragen aan de werknemer. De fiets wordt dan wel eigendom van de werknemer. Je hebt bij deze regeling geen recht op belastingaftrek, maar je kunt elke gereden kilometer wel als aftrekbare bedrijfskosten aangeven.

3. Het bedrijf stelt de fiets ter beschikking aan de werknemer. De fiets blijft eigendom van het bedrijf. De fiets wordt aan de werknemer ter beschikking gesteld via een volledige aankoop of via een leaseplan. Je hebt als bedrijf recht op belastingaftrek voor aankoopbedragen tot € 749. Uiteraard mag de werknemer ook in dit geval de fiets onbeperkt gebruiken voor privédoeleinden. 

—------------------

Bedrijven die zelf een fiets kopen en die aan hun werknemers ter beschikking stellen, hebben recht op belastingaftrek voor bedragen tot € 749.

—------------------

Er zijn geen wettelijke bepalingen voor het opstellen van een beleid voor een bedrijfsfiets. Het is echter een goed idee om een fietsreglement op te stellen, zodat elke partij precies weet welke rechten en verplichtingen van toepassing zijn. Het reglement moet onder meer de gebruiksvoorwaarden voor de fiets van de zaak omvatten. 

Hieronder volgen een aantal voorbeelden van aspecten die in het reglement van de fiets van de zaak geregeld kunnen worden:

• Volgens welk van de drie systemen wordt de fiets verstrekt?

• Komt het bedrijf financieel tussenbeide indien de werknemer zelf een fiets kiest?

• Voor welke doeleinden mag de fiets gebruikt worden?

• Wat is de financiële regeling? Met andere woorden, wie betaalt voor wat?

• Wie draagt de kosten voor de herstellingen en het onderhoud van de fiets? Zijn deze uitgaven beperkt?

• Wie moet de reparaties laten uitvoeren?

• Hoelang wordt de fiets ter beschikking gesteld van de werknemer? 

• Wat gebeurt er met de fiets wanneer de werknemer het bedrijf verlaat? 

• Wat zijn de verzekeringsvoorwaarden, indien die er zijn? 

Zorg ervoor dat je al deze vragen duidelijk beantwoordt in een beknopt document. Door transparant te zijn, zorg je ervoor dat beide partijen (zowel de werkgever als de werknemer) weten wat ze kunnen verwachten.

Welke sociale competenties heeft je bedrijf nodig?

Het antwoord schuilt in je bedrijfscultuur, want je waarden zijn een goede indicator voor de manier waarop je samenwerkt. Meer daarover lees je in onze gids.

Gids hier downloaden

De bijtelling in 2024 werkt als volgt. Je moet als werkgever 7% van de aanschafwaarde van de aangekochte fiets op jaarbasis toevoegen aan het loon van je werknemer. Je werknemer betaalt dan maandelijks belasting over dit bedrag. 

Een bedrijfsfiets geeft vooral meerwaarde aan je employer brand: je steunt als werkgever milieuvriendelijke vervoersalternatieven en je helpt je werknemers fit en gezond te blijven. 

Een fiets van de zaak is fiscaal interessant omdat de fiets als uitgave telt en je de btw kunt terugvorderen. Vergeet niet dat de fiets meer dan € 450 waard moet zijn. De mogelijkheid bestaat om de fiets ook voor privégebruik aan te schaffen. De fiets wordt dan beschouwd als loon in natura. Het voordeel van deze regeling is dat de werkgever belastingen en premies kan aftrekken van de aankoopprijs. 

Als werkgever heb je twee keuzes:

1. Zelf een fiets aankopen. Met deze optie betaal je als werkgever zelf voor de fiets, maar je staat ook in voor de extra kosten zoals de kosten voor reparaties, verzekering en onderhoud. Alle gemaakte kosten zijn fiscaal aftrekbaar.

2. Een fiets leasen. De leasing van een fiets van de zaak gebeurt via een leasemaatschappij. Je betaalt als bedrijf een maandelijkse bijdrage voor alle kosten. Hoe hoog deze kosten zijn, hangt af van de individuele leasemaatschappij en het betreffende model. Deze kosten zijn volledig fiscaal aftrekbaar. 

Als werkgever hoef je niet te betalen voor een fietsplan. Een fietsplan is een gunstige regeling waarbij je je werknemer een fietspakket aanbiedt, meestal tegen een lagere prijs en met een verzekering inbegrepen. Dit pakket kan aan de werknemer worden uitbetaald via het brutoloon, maar ook via overuren of vakantiegeld. Sommige werkgevers kiezen ervoor om zelf een bijdrage te leveren aan het fietsplan.