Feedback geven en ontvangen op het werk: belang en tips

Feedback verwijst naar constructieve kritiek of waardevolle informatie over het gedrag of de acties van een persoon, die wordt gegeven aan een andere persoon of groep. Het doel van feedback is om de huidige en toekomstige acties en gedragingen te verbeteren.

Feedback wordt gegeven wanneer een reactie of respons volgt op een specifieke gedraging of actie. Bijvoorbeeld, de reactie van werknemers op de feedback van hun manager wordt beschouwd als een vorm van feedback over hun prestaties.

Voor werkgevers is het belangrijk om feedback te ontvangen, zodat zij erachter kunnen komen waar het mis gaat bij bepaalde werknemers. Voor werknemers is het belangrijk om regelmatig constructieve feedback te ontvangen, zodat zij weten op welke vlakken er ruimte is voor verbetering.

Met name als dezelfde mensen lang met elkaar samenwerken, kan het werk eentonig worden en kan het zijn dat er wellicht niet meer optimaal gewerkt wordt. Dit is onwenselijk voor zowel de werkgever als de werknemers. Daarom is het belangrijk dat er op regelmatige basis feedback aan de werknemers en de werkgever gevraagd en verstrekt wordt.

Het is soms moeilijk om feedback te geven en/of te ontvangen, vanwege de mogelijke emotionele impact ervan op de ontvanger. Soms wordt feedback verkeerd begrepen en als kritiek ervaren, zelfs als de feedback positief bedoeld was. Denk bijvoorbeeld aan de feedback die gegeven wordt tijdens een functioneringsgesprek. 

Reflectie is dan weer een ander concept. Reflectie gaat meer over het proces van het bewust nadenken over je eigen gedachten, gevoelens en ervaringen, zonder dat daar altijd externe input voor nodig is. Wanneer feedback wordt gegeven, wordt van de ontvanger verwacht dat hij nadenkt over hoe hij zijn gedrag kan verbeteren op basis van de ontvangen input. 

Het is de taak van de feedbackgever om de feedback op een passende wijze over te brengen, zodat deze niet verkeerd wordt geïnterpreteerd.

Gratis download: Sjabloon voor prestatiebeoordelingen

Download onze gratis gids voor prestatiebeoordelingen om van personeelsontwikkeling een prioriteit te maken. In deze gids bespreken we acht essentiële fasen die helpen bij:

• Het vergroten van de medewerkerstevredenheid tijdens beoordelingen.

• Het definiëren en behalen van doelen en resultaten.

• Het opzetten en organiseren van een gestructureerde, succesvolle beoordeling.

Download

De kracht van feedback is erg sterk. Aangezien er een groot verschil bestaat tussen kritiek en feedback, zullen we je exact uitleggen hoe je positieve feedback kunt geven aan de hand van enkele wetenschappelijk onderbouwde feedbackmethoden. 

Neem dus de tijd om deze tips goed door te nemen, zodat je in de toekomst precies weet hoe je jouw feedback het beste kunt formuleren, zonder de ontvanger te kwetsen. Het gebruik van personeelsbeoordelingen, waarbij feedback wordt geïntegreerd, biedt een gestructureerd kader om de prestaties van je werknemers objectief te evalueren en ontwikkelingsdoelen vast te stellen.

Hier zijn zeven tips om effectief feedback te geven en te ontvangen:

• Tip 1: Feedback kan zowel positief als negatief geladen zijn

• Tip 2: Tref de juiste voorbereidingen

• Tip 3: Kies voor het juiste moment

• Tip 4: Maak gebruik van de 4 g’s

• Tip 5: Spreek steeds in de ik-persoon

• Tip 6: Durf vragen te stellen

• Tip 7: Richt je op de toekomst

Feedback kan zowel positieve als negatieve aspecten omvatten. Je hebt namelijk de mogelijkheid om je collega of werkgever te prijzen voor zijn sterke punten, maar ook om aan te geven waar er ruimte is voor verbetering. Het begrijpen van de verschillende soorten gesprekken, zoals functionerings- en beoordelingsgesprekken, is cruciaal om effectieve feedback te kunnen geven en ontvangen. Het is altijd essentieel om een goede balans te vinden bij het geven van feedback, waarbij zowel sterke punten als ontwikkelingsgebieden aan bod komen.

Vermijd dus om enkel aan te halen wat een persoon allemaal verkeerd doet. Erken en benoem daarnaast de dingen die de persoon goed doet. Nogmaals, het gaat er uiteindelijk om dat de ontvanger zichzelf kan evalueren en reflecteren op zijn of haar gedrag.

Wanneer je feedback ontvangt of geeft, wil je natuurlijk wel dat deze feedback feitelijk correct is. Om deze reden is het bijvoorbeeld verstandig om te werken met feedbackformulieren. Op deze manier kan er anoniem feedback worden gegeven door meerdere personen (360 gradenfeedback). In het kader van een performance review worden dergelijke formulieren vaak ingezet. 

Met behulp van deze methode is de gegeven feedback vaak een stuk betrouwbaarder, aangezien deze niet van één enkele persoon afkomstig is. Wel dien je er rekening mee te houden dat de feedback soms tegenstrijdig kan zijn.

Het kiezen van het juiste moment om feedback te geven, is erg belangrijk. Tijdens zo'n feedbackmoment is het ideaal om de persoon even apart te nemen en rustig met hem of haar te gaan zitten voor een een-op-eengesprek.

Het geven van feedback tijdens een vergadering is nooit een verstandig idee, omdat de ontvanger zich dan al gauw gekwetst kan voelen. Bovendien kan deze feedback onjuist zijn, doordat de feedbackgevers zich door elkaar laten beïnvloeden.

Probeer onze gratis webdemo en plan effectiever evaluatiegesprekken in met werknemers en werkgevers.

Binnen het 4 G’s-feedbackmodel wordt het verschil tussen feedback en reflectie erg duidelijk. De 4 G’s staan voor gedrag, gevoel, gevolg en gewenst. Door feedback te geven aan de hand van deze methode zorg je voor een samenhangend, gestructureerd verhaal, dat zelfreflectie bij de ontvanger stimuleert.

Bij dit onderdeel van het feedbackmoment, benoem je het specifieke gedrag van de ander. Je richt je dus niet op de persoonseigenschappen, maar enkel op de concrete prestaties en gedragingen van de persoon. Enkele voorbeelden van gedrag zijn: het afraffelen van werk, te laat komen of luidruchtig zijn.

Je vult de feedback rondom het gedrag aan door aan te geven hoe jij je voelt bij het gedrag van de ander. Je vertelt de persoon bijvoorbeeld: ‘Doordat jij luidruchtig bent, kan ik mij niet goed op mijn werk concentreren.’

Vervolgens bespreek je welke gevolgen zijn of haar gedrag kan hebben. In ons voorbeeld, zou je kunnen zeggen: ‘Doordat ik mij niet goed meer kan concentreren door jouw luidruchtigheid, kan mijn werk hieronder gaan lijden.’

Als laatste geef je aan wat je graag zou zien dat de persoon in kwestie anders doet. In ons voorbeeld zou je het volgende kunnen zeggen: ‘Ik zou het waarderen als je wat minder luidruchtig zou zijn tijdens het werk. Op die manier kan ik me beter concentreren en zal mijn werk er niet onder lijden.’

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

Door tijdens het geven van feedback in de ik-persoon te spreken, geef je aan wat de gevolgen zijn van de gedragingen van de ander. Op deze manier val je nooit iemand aan op zijn of haar persoonlijkheid, maar richt je je uitsluitend op de gedragingen van die persoon. 

Deze benadering wordt ook wel de ‘ik-ik-jij’-methode genoemd. Bij deze methode maak je eerst het gedrag bespreekbaar, vervolgens vertel je wat je gevoel bij dit gedrag is, en tot slot geef je de ander de kans om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen.

Zowel bij het geven als het ontvangen van feedback, is het wel zo eerlijk als beide partijen vragen kunnen stellen. Een feedbackmodel waarin beide partijen vragen mogen stellen, wordt 180 gradenfeedback genoemd. 

Het belangrijkste is dat beide partijen dit durven te doen. Vaak is het zo dat het stellen van open vragen het beste resultaat oplevert. Enkele voorbeelden van goede vragen zijn: ‘Kun je aangeven wat ik niet juist heb gedaan?’ of ‘Welke zwakke punten heb ik volgens jou?’

Bij het geven en ontvangen van feedback gaat het erom dat er in de toekomst beter samengewerkt kan worden. Jaargesprekken spelen hierbij een cruciale rol, omdat deze een gestructureerde kans bieden voor werknemers en leidinggevenden om gezamenlijk de prestaties en ontwikkelingsdoelen te beoordelen en te plannen. 

Het voornaamste doel van feedback is dan ook te voorkomen dat fouten uit het verleden zich herhalen. Hoewel het belangrijk is om terug te kijken, ligt de focus voornamelijk op de toekomst. Uiteindelijk streven we naar samenwerking, begrip voor menselijke fouten, en het vermogen om constructief met elkaar om te gaan.

Meer perspectieven, alle feedback op één plek

Zijn alle gesprekken afgerond en wat is er afgesproken? Met Personio hoef je jezelf deze vragen niet meer te stellen, want de feedback komt hier allemaal samen op een plek.

Meer weten over feedback

Wil je deze tips in de praktijk gaan brengen? Probeer dan onze gratis tool om je te assisteren bij het geven van betere, constructieve feedback. Onze tool is 14 dagen lang volledig gratis uit te proberen, zonder de noodzaak van registratie, installatie of het invoeren van creditcardgegevens. De tool zal je helpen bij het verbeteren van je workflows en interne communicatie. Probeer de tool nu gratis uit!

Het geven van feedback kan nuttig zijn in verschillende situaties op het werk. Je kunt bijvoorbeeld feedback geven tijdens formele beoordelingsgesprekken, na het voltooien van projecten, tijdens teamvergaderingen of gewoon tijdens dagelijkse interacties met collega's.

Een bekende feedbackmethode is de 360 gradenfeedbackmethode. Hierbij wordt feedback verzameld van verschillende bronnen, zoals leidinggevenden, collega's en ondergeschikten, om een completer beeld te krijgen. Bij het situationeel leiderschapsmodel wordt feedback afgestemd op de ontwikkelingsfase van een individu.

Bij het geven van feedback aan een collega is het belangrijk om specifiek te zijn en gebruik te maken van concrete voorbeelden. Toon empathie en formuleer de feedback als een suggestie voor verbetering. Zorg ook voor een geschikte omgeving en timing voor het feedbackgesprek.

Om te reflecteren op feedback is het belangrijk om open te staan voor de ontvangen informatie. Neem de tijd om na te denken over de specifieke punten die zijn aangehaald en probeer eventuele patronen of trends te identificeren. Erken wat goed ging en wat verbeterd kan worden, en stel actieplannen op om actief aan de slag te gaan met de ontvangen feedback. Welke concrete acties ga je ondernemen om de suggesties of kritiekpunten aan te pakken?