Evaluatiegesprek voeren: Tips voor voorbereiden van het gesprek

Het voeren van een evaluatiegesprek met werknemers is aan te raden, omdat je wilt dat je werknemers zich op dezelfde lijn bevinden als de bedrijfsdoelstellingen. Het is natuurlijk het mooiste wanneer je werknemer jouw verwachtingen waarmaakt of deze zelfs overtreft. Daarnaast is een evaluatiegesprek het ideale moment om als werkgever of recruiter feedback te ontvangen van de werknemer. Doorgaans worden evaluatiegesprekken kwartaallijks gehouden. Op deze manier heb je als werkgever of recruiter inzage in de prestaties en competenties van de werknemer.

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Er is een groot verschil tussen een beoordelingsgesprek en een evaluatiegesprek. Het evaluatiegesprek richt zich op de prestaties van iemand en hoe deze verbeterd kunnen worden. Pas op een later moment kunnen deze worden beoordeeld.

Tijdens een beoordelingsgesprek wordt echter gekeken naar hoe iemand in een bepaalde periode gepresteerd heeft. De werknemer in kwestie wordt hierop beoordeeld en hieruit kunnen acties voortvloeien zoals een waarschuwing, ontslag of juist een salarisverhoging of promotie.

Bij een evaluatiegesprek is er sprake van een open dialoog, wat wil zeggen dat de werkgever niet de enige is die aan het woord is. De werknemer dient dan ook geprikkeld te worden met vragen zoals: ‘Waar zie jij je in de toekomst bij dit bedrijf?’ en ‘hoe kun je deze doelstellingen bereiken?’

Het voeren van evaluatiegesprekken met werknemers is belangrijk voor de feedbackcultuur binnen de organisatie of onderneming. Door evaluatiegesprekken te voeren met werknemers wordt duidelijk welke zaken verbeterd kunnen worden en wat juist goed werkt. Als recruiter of werkgever krijg je dus de inzichten die je nodig hebt in het reilen en zeilen van het bedrijf, direct in de vorm van feedback van de werknemer.

Iedere werkgever of recruiter doet er goed aan een evaluatiegesprek zorgvuldig voor te bereiden. Op deze manier verloopt het gesprek soepel en wordt er besproken wat er besproken dient te worden. Hiermee voorkom je dat je uitwijkt naar vragen en zaken die er eigenlijk niet toe doen. Hieronder zullen we enkele tips geven met betrekking tot het voorbereiden van evaluatiegesprekken.

Dit is één van de beste tips die wij kunnen geven met betrekking tot het voorbereiden van een evaluatiegesprek: licht de werknemer vooraf mondeling in of stuur een duidelijke e-mail naar de werknemer en geef aan dat er een evaluatiegesprek zal plaatsvinden. Vaak komt het voor dat een werknemer de indruk krijgt dat het gaat om een beoordelingsgesprek, wat dus niet het geval is.

Om zenuwachtigheid van de werknemer te voorkomen, is het handig om iets te vermelden zoals: ‘wij doelen hier op een positief, evaluerend gesprek, waarin we gaan kijken hoe we jouw potentie optimaal kunnen benutten.’

Daarnaast is het uiteraard raadzaam een agenda op te stellen, waarin alle te bespreken onderwerpen genoteerd staan. Op deze manier vergeet je het niet over belangrijke zaken te hebben met de werknemer. Wees ook open in welke vragen er gesteld worden en stel hier de werknemer van op de hoogte.

Tijdens een evaluatiegesprek bespreek je eigenlijk alles wat maar te maken heeft met het functioneren van de werknemer.

Denk hierbij aan zaken zoals:

• Gemaakte afspraken in het vorige evaluatiegesprek

• Het bespreken van de sterke en zwakke punten van de werknemer

• De prestaties en de werknemer en hoe deze in verhouding staan tot de bedrijfsdoelstellingen

Je wilt als recruiter of werkgever dat de werknemer de vragen beantwoordt die jij in eerste instantie hebt. Om antwoord op deze vragen te krijgen, dien je natuurlijk, zoals hierboven besproken, de juiste onderwerpen aan te snijden.

Vragen die je kunt te stellen tijdens een evaluatiegesprek of onderwerpen die besproken kunnen worden zijn onder andere:

• Wat is er goed gegaan tijdens de afgelopen maanden?

• Waren er problemen en zo ja, hoe heb je deze toen aangepakt?

• Hoe zou je jezelf nog meer willen ontwikkelen en hoe kan ik je daarbij helpen?

• Weet je wat er van je verwacht wordt of heb je nog vragen over je taken en functies?

Leestip: Hoe geef je de juiste feedback?

Je wilt als werkgever of recruiter een helder beeld van de situatie schetsen. Om dit te krijgen, is inzetten op 360-graden feedback aan te raden. Bij 360-graden feedback wordt de werknemer beoordeeld door een aantal medewerkers of leidinggevenden die dagelijks met deze werknemer samenwerken. Je kunt hierbij gebruikmaken van een vragenlijst die men in kan vullen. Zorg er echter wel voor dat de vragenlijst niet anoniem kan worden ingevuld, zodat deze een juist beeld schetst van de huidige situatie.

Meer perspectieven, alle feedback op één plek

Zijn alle gesprekken afgerond en wat is er afgesproken? Met Personio hoef je jezelf deze vragen niet meer te stellen, want de feedback komt hier allemaal samen op een plek.

Meer weten over feedback

Zorg ervoor dat het voeren van een evaluatiegesprek in ieder geval in een prettige sfeer gebeurt. Wij onderstrepen nogmaals dat het belangrijk is de positieve insteek van het evaluatiegesprek te benadrukken. Het blijft namelijk een evaluatiegesprek en geen beoordelingsgesprek.

Begin het gesprek altijd positief. Zo kun je de werknemer vertellen dat je tot nu toe erg tevreden bent met zijn of haar geleverde prestaties. Ben je niet tevreden, maak dit dan nog niet direct kenbaar in het begin van het gesprek. Op deze manier creëer je een ontspannende sfeer, die wenselijk is voor het voeren van een effectief evaluatiegesprek.

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat het evaluatiegesprek niet exact loopt zoals gepland. Houd om deze reden rekening met de volgende zaken:

• Probeer zoveel mogelijk open vragen te stellen. Vermijd dus suggestieve en gesloten vragen, deze sturen het gesprek te veel.

• Luister naar wat de werknemer je vertelt. Enkel op deze manier kun je hem of haar van goede en kloppende feedback voorzien.

• Geef de werknemer de ruimte om na te denken over zijn of haar eigen prestaties en competenties.

Tijdens het evaluatiegesprek is het het verstandigste om een positieve en open houding aan te nemen. Op deze manier laat je zien dat je geïnteresseerd bent in wat de werknemer te melden heeft. Vermijd agressiviteit, dit tast alleen maar je geloofwaardigheid aan, wat nooit in je voordeel kan werken.

Probeer ook waar mogelijk oplossingsgericht te denken. Denk dus niet in problemen of obstakels, maar in oplossingen. Tijdens een goed evaluatiegesprek worden misstanden uit het verleden besproken met als doel dat deze in de toekomst niet nogmaals voorkomen.

Wanneer het evaluatiegesprek eenmaal achter de rug is, doet de werkgever of recruiter er goed aan hier een verslag over op te stellen. Door de uitwisselingen van gedachten te noteren, kan deze informatie het komende evaluatiegesprek of functioneringsgesprek gebruikt worden. Je ziet dan precies of men zich aan de gemaakte afspraken gehouden heeft en hoe de situatie is verbeterd of verslechterd. Wij raden aan dat beide partijen dit verslag ondertekenen, zodat de werknemer bevestigt dat het klopt wat de werknemer of recruiter genoteerd heeft.

Als je als werkgever of recruiter wilt dat een evaluatiegesprek echt zin heeft en tot veranderingen leidt, is het noodzakelijk dat het gesprek opgevolgd wordt in de nabije toekomst. Je kunt dit zien als een soort onderhoud van de arbeidsrelatie, die constant hierzien moet worden. Je bent als werkgever of recruiter uiteraard zo vrij om gedurende het jaar een update te vragen, zodat je op de hoogte bent van de huidige gang van zaken.

Deze update is vrijwel altijd relevant, aangezien beide partijen op deze manier kunnen controleren of de afgesproken doelstellingen in het evaluatiegesprek gerealiseerd worden. Het kan altijd het geval zijn dat er andere gebeurtenissen impact hebben op de uitrol van de afgesproken doelstellingen en dat er hierdoor afgeweken wordt van de afspraken. In dit geval kan het raadzaam zijn een nieuw evaluatiegesprek te plannen op de korte termijn. In dit nieuwe evaluatiegesprek kunnen dan de doelstellingen worden aangepast aan de huidige situatie.

Wil jij je HR-afdeling transformeren tot een strategische zakenpartner? Hiervoor heb je een solide basis nodig die de kernprocessen uit handen neemt. Wij van Personio zijn ervan overtuigd dat HR niet strategisch kan zijn totdat de afdeling uitblinkt in operationale activiteiten, waaronder het voeren van daadkrachtige evaluatiegesprekken. Probeer nu Personio 14 dagen gratis en kijk wat wij voor jou kunnen betekenen.

Boek jouw demo