Employee journey: Wat is het en hoe gebruik je het?

Het werknemerstraject, of employee journey, omvat alle tijd die je werknemers bij je bedrijf hebben doorgebracht. Dit traject betreft alle belangrijke gebeurtenissen en mijlpalen die je werknemers tijdens hun loopbaan bij je bedrijf zullen tegenkomen. 

Je zou kunnen stellen dat de employee journey bestaat uit alle interacties van je werknemers met je bedrijf. Deze interacties beginnen vanaf hun eerste sollicitatie. Over het algemeen wordt echter aangenomen dat de employee journey begint bij de werving en doorgaat tot de werknemer je bedrijf verlaat. 

Om dit traject te visualiseren, gebruiken bedrijven employee journey maps. Dit zijn trajectvisualisaties die je helpen om alle belangrijke stappen van de journey vast te leggen. De employee journey is ook nauw verbonden met de werknemerservaring. Daarom is het nauwkeurig in kaart brengen van de employee journey een belangrijke stap om de werknemerservaring van je werknemers te verbeteren. 

Leestip: Leer over de beste praktijken voor het behouden van toptalent binnen jouw organisatie.

Het begrijpen van de employee journey van je werknemers is belangrijk om werknemerssucces mogelijk te maken. Personeelsdiensten doen daarom aan Employee journey mapping om belangrijke inzichten te verwerven. Met een duidelijk inzicht in de employee journey genieten bedrijven namelijk van de volgende voordelen:

• Een betere werknemerservaring: door het herkennen en analyseren van de werknemerservaring kunnen bedrijven werkzaamheden beter plannen. Het helpt je bedrijf om bewuster te worden van de stappen die nodig zijn om je werknemers te helpen tijdens hun loopbaan.

• Sterkere bedrijfscultuur: een betere ontwikkeling is mogelijk wanneer de loopbaanplannen van je werknemers in kaart worden gebracht en de verwachtingen duidelijk worden gecommuniceerd.. Dit leidt tot een vriendelijke werksfeer en een sterkere bedrijfscultuur.

• Grotere tevredenheid onder werknemers: studies tonen aan dat werknemers die het gevoel hebben dat ze met respect behandeld worden beter presteren op het werk.

• Minder personeelsverloop: tevreden werknemers zullen je bedrijf minder snel verlaten. Inzicht in de employee journey helpt je om te bepalen welke opleidingen nodig zijn voor de ontwikkeling van je werknemers.

Elke werknemer doorloopt verschillende stadia tijdens zijn employee journey. Deze stadia liggen niet vast. Het is aan jou om de cruciale stadia van hun employee journey in je bedrijf te herkennen en te creëren. Hier zijn de 6 meest voorkomende stadia voor de meeste bedrijven:

Het eerste contact dat je werknemer met je bedrijf zal hebben, gebeurt tijdens het wervingsproces. Daarom moet je deze fase zorgvuldig plannen om je toekomstige werknemers de best mogelijke ervaring te bieden.

Denk na over de beste manieren om je kandidaat aan te trekken, schrijf een gedetailleerde functiebeschrijving en bied je kandidaten een vlotte sollicitatie-ervaring. Blijf daarna in contact en informeer je kandidaten over het verloop van het wervingsproces. Personio kan je helpen om je sollicitatiegesprekken en functiebeschrijvingen tijdens deze stap beter voor te bereiden. 

Het is niet alleen belangrijk om bij het werven een mooi salaris en concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden. Het is ook belangrijk om de voorwaarden aan te passen naarmate je werknemer zich ontwikkelt in je bedrijf.

Er zijn veel manieren om het salaris voor nieuwe werknemers vast te stellen. Elk bedrijf gebruikt wat het beste bij zijn behoeften past, maar hier zijn 3 populaire suggesties om het salaris te bepalen: 

• Een marktconform salaris: het gemiddelde loon dat op de markt voor een bepaalde functie betaald wordt. Hierover valt te onderhandelen, maar het geeft je een goed idee van wat je als bedrijf zult moeten betalen.

• Een salarisschaal: met een salarisschaal kun je als bedrijf de juiste verwachtingen stellen, maar ook binnen je eigen financiële mogelijkheden blijven. 

• Een prestatiegericht loon: werknemers krijgen een basisloon dat door allerlei bonussen flink kan stijgen. Deze bonussen worden uitgekeerd op basis van behaalde KPI's.

Het opstellen van arbeidscontracten die voor elke werknemer andere voorwaarden bevatten, kan al snel veel administratie opleveren. Daarom biedt Personio tools die bedrijven helpen om hun salarisadministratie bij te houden.

Wist je dat een sterk onboardingproces de productiviteit van nieuwe werknemers onmiddellijk verbetert? Het is dus belangrijk dat je werknemers zich tijdens de eerste dagen of weken van hun dienstverband niet verloren voelen. 

Geef je werknemers daarom een duidelijk onboardingplan. Dit bevat hun belangrijkste taken, en ook doelen waar ze naartoe kunnen werken. Je managers spelen hierbij een belangrijke rol. Werk samen met je managers aan het onboardingplan van je bedrijf, zodat ze nieuwe werknemers beter kunnen begeleiden. 

Personio biedt hiervoor geweldige tools waarmee je het hele onboarding proces volledig kunt automatiseren. Op deze manier krijgen werknemers de kans om zich bijna helemaal zelf in te werken, terwijl managers het proces moeiteloos kunnen opvolgen.

Als werknemers eenmaal bij je bedrijf werken, is het belangrijk hun een gevoel van vooruitgang te geven. Opleidingen bieden je werknemers ontwikkelingskansen, waardoor ze beter worden in het uitvoeren van hun werk. Ze kunnen zich ook beter voorbereiden op een eventuele promotie.

Daarom moet je opleidingen en andere ontwikkelingskansen in je employee journey map opnemen. Hiermee voorkom je dat talenten stagneren en zo houd je werknemers efficiënt en gemotiveerd. Met de juiste software voor trainingsbeheer en een goede aanpak van performance management, kun je deze doelen gemakkelijker bereiken.

Hier zijn een paar concrete voorbeelden van Learning & Development op het werk:

• Formele opleidingssessies (individueel of in groep): dit zijn trainingssessies waar elke werknemer aan kan meedoen en die vooraf bepaald worden. Deze opleidingen kunnen tijdgebonden zijn of afhangen van persoonlijke vordering.

• Coaching en mentoring van werknemers: nieuwe medewerkers kunnen aan een meer ervaren collega worden toegewezen. De coach krijgt de kans om door te groeien naar een leidinggevende positie, terwijl de nieuwe collega profiteert van de ervaring van de mentor.

• Jobshadowing: laat werknemers in andere afdelingen van je bedrijf meedraaien. Zo leren de werknemers meer over alle processen die bij hun werk betrokken zijn, en hoe hun taken samenhangen met de taken van collega's.

• Deelname aan conferenties: de bedoeling van een conferentie is om gelijkgestemden samen te brengen om te leren, gedachten te bespreken, te netwerken of ideeën uit te wisselen.

• Opleiding op de werkvloer: opleidingen op de werkvloer zijn een belangrijk aspect van je personeelsbeleid. Deze dragen bij aan de ontwikkeling van de individuele loopbaan en de succesvolle groei van het bedrijf.

In feite zou deze stap de gebruikelijke aanpak moeten zijn die in je hele bedrijf wordt toegepast. Werknemersengagement is een continu proces dat tijdens de hele employee journey moet worden voortgezet. Betrokken werknemers presteren over het algemeen beter voor je bedrijf.

Een belangrijk onderdeel van het werknemerstraject is ook de communicatie met je werknemers. Je moet je communicatiestrategie zorgvuldig uitwerken en weten wanneer en hoe je met je werknemers moet communiceren.

Of het nu gaat om pensionering, uitdiensttreding of ontslag: een werknemer zal je bedrijf ooit verlaten en daar moet je rekening mee houden. Daarom is het belangrijk dat je een goed off-boarding plan hebt. 

In principe bepaal je in dit plan hoe je een goed exitgesprek voert, en hoe je op de juiste manier afscheid neemt van werknemers. Je zoekt uit wat je als bedrijf had kunnen doen om je werknemer te behouden, en je doet je best om alle deuren open te houden voor een eventuele terugkeer. Als je werknemers met pensioen gaan, moet je hun dienstjaren vieren en je oprechte dankbaarheid aan hen tonen. 

Hoe begin je aan het maken van een employee journey map en hoe zorg je ervoor dat deze past bij elk personeelslid in je bedrijf? De volgende richtlijnen helpen je bij het maken van een employee journey map die ervoor moet zorgen dat je werknemers gedurende hun hele loopbaan een geweldige ervaring krijgen:

1. Splits je personeelsbestand in segmenten: denk na over hoe de employee journey verschilt tussen afdelingen en leeftijdsgroepen: verdeel je personeelsbestand in verschillende segmenten, met elk hun eigen traject.

2. Maak meerdere maps: je hoeft niet per se voor elke medewerker een aparte employee journey map op te stellen, maar wees inclusief en maak sub-kaarten of kleinere variaties van elke hoofdkaart.

3. Neem enquêtes af bij je werknemers: organiseer regelmatig enquêtes en onderzoek wat je werknemers zelf van hun ervaring vinden.

4. Maak aanpassingen op basis van de beschikbare feedback: ga op zoek naar kwaliteitsfeedback en verbeter de employee journey maps voor je werknemers. Kijk bijvoorbeeld of je werknemers de training die je organiseerde nuttig vonden, of vraag hun of ze alle hulp kregen die ze nodig hadden tijdens de onboarding.

5. Trek conclusies op basis van je analyses:analyseer de juiste gegevens om je KPI's bij te houden en het succes van je inspanningen voor je employee journey in kaart te brengen. Bepaal je eigen parameters om het succes van je aangeboden onboarding, waardering of ontwikkelingsmogelijkheden te meten.

Het creëren van een betere werknemerservaring is geen gemakkelijk proces. Gebruik deze tips om je HR-team op weg te helpen bij het optimaliseren van de employee journey:

Probeer te begrijpen wat hen inspireert en motiveert, maar ook wat hen demotiveert en ontmoedigt. Waag je in de schoenen van je medewerkers om hun dagelijkse ervaring beter te begrijpen. Om dit te doen, kun je bijvoorbeeld enquêtes of focusgroepen gebruiken.

Zorg voor voldoende contact met je werknemers en communiceer op transparante wijze. Zo kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van 360 graden feedback. Moedig je werknemers aan door duidelijk te zeggen dat hun mening welkom is. Je wilt er namelijk alles aan doen om je werknemers een gevoel van verbondenheid te geven binnen je bedrijf. Dit kun je bereiken door ervoor te zorgen dat er geen eenrichtingscommunicatie is met managers, maar ook door werknemers te betrekken via sociale media en regelmatige sociale evenementen. 

Ondersteun je managers bij het begeleiden van hun teams. Dit kan door aan hen toolkits, gesprekshandleidingen en training te bieden waarmee ze hun werknemers effectiever kunnen betrekken en begeleiden.

Laat je werknemers weten dat je begaan bent met hun professionele groei en loopbaanontwikkeling. Voorzie hen van de juiste hulpmiddelen en mogelijkheden die dat ondersteunen. Ondersteun de employee journey van je medewerkers met regelmatige coaching, feedback en beoordelingen, maar ook met concrete leermethoden zoals e-learning, training tools en cursussen.

Zorg ervoor dat je aanpak van de werknemerservaring (waardeproposities voor werknemers, prestatiebeheer, Leren & Ontwikkelen, onboarding, enz.) consistent is met de gewenste boodschap en uitstraling die je voor je bedrijf wilt.

Het ontwikkelen van een geweldige werknemerservaring kan ertoe leiden dat je personeel zich gelukkiger, productiever en gemotiveerder voelt. Deze verhoogde productiviteit kan een verbazingwekkend effect hebben op je bedrijf. Een team dat gemotiveerd is, is waarschijnlijk meer betrokken bij zijn werk, en levert betere resultaten.

In de meeste bedrijven zijn er verschillende employee journeys op basis van verschillende werknemersprofielen. Het is belangrijk je personeelsbestand te segmenteren om gepersonaliseerde trajecten te creëren die een sterke invloed hebben op de betrokkenheid, tevredenheid en prestaties van je werknemers.