De eindafrekening bij vertrek of ontslag van een werknemer
Als een werknemer ontslag neemt of ontslagen wordt, moet er altijd een eindafrekening worden gemaakt. In de afrekening worden alle openstaande posten opgenomen, variërend van het laatste loon tot te veel opgenomen vakantiedagen. In dit artikel wordt uiteengezet wanneer de eindafrekening gemaakt moet worden en welke posten erop voorkomen.
Belangrijkste conclusies
Je bent als werkgever verplicht een eindafrekening op te stellen als een werknemer ontslag neemt, ontslagen wordt, of als het contract niet wordt verlengd.
Ook schulden van de werknemer, zoals kosten voor een studie of een voorschot op het salaris, komen op de eindafrekening.
De transitievergoeding of ontslagvergoeding moet binnen een maand na afloop van het dienstverband betaald zijn.
Het salaris en het aantal dienstjaren van de vertrekkende werknemer bepalen uiteindelijk de hoogte van de transitievergoeding.
Wat is een eindafrekening?
Een eindafrekening is een overzicht met daarin alle financiële zaken rondom de samenwerking met een vertrekkende werknemer. Alle openstaande posten worden hierin verwerkt. Dit kunnen bijvoorbeeld niet-opgenomen vakantiedagen zijn, maar ook achterstallig loon en een eindejaarsbonus worden meegenomen. Aan de andere kant komen ook eventuele schulden van de werknemer aan jou als werkgever, zoals te veel opgenomen vakantiedagen, op de eindafrekening.
Je bent als werkgever verplicht een eindafrekening op te stellen, ongeacht of de werknemer nu ontslag heeft genomen, ontslagen is of dat zijn contract niet wordt verlengd. Meestal doe je dit op het moment dat de vertrekkende werknemer zijn laatste loon krijgt uitbetaald, of anders uiterlijk een maand na de beëindiging van het dienstverband.
Automatiseer je offboarding
Geef vertrekkende werknemers een gesmeerd afscheid. Wijs vertrekkende werknemers automatisch gedetailleerde offboarding-taken toe met duidelijke deadlines.
Probeer slimmere offboardingWat staat er in de eindafrekening?
In de eindafrekening staan uiteenlopende posten. Welke dat zijn, is afhankelijk van de afspraken die in de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van posten die op de eindafrekening (kunnen) voorkomen.
Openstaande vakantiedagen: zowel de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen.
De vakantietoeslag die de werknemer heeft opgebouwd (minimaal 8% per maand). Dit bedrag, dat normaal gesproken in mei of juni wordt uitgekeerd, komt op de eindafrekening.
Het laatste loon.
Een dertiende maand: als de werknemer daar volgens het arbeidscontract recht op heeft, dan wordt doorgaans een evenredig deel van de dertiende maand op de eindafrekening gezet. Het komt ook voor dat in de arbeidsovereenkomst vermeld staat dat de dertiende maand pas wordt uitgekeerd als de werknemer ook daadwerkelijk op 31 december van het jaar van de beëindiging van het contract aan het werk is. In dat geval komt de dertiende maand niet op de eindafrekening.
Schulden van de werknemer: bijvoorbeeld kosten voor een studie, te veel opgenomen vakantiedagen, een voorschot op het salaris of een personeelslening.
Provisie en bonussen:als een werknemer een deel van zijn salaris kreeg uitgekeerd op provisiebasis of in de vorm van een bonus, dan moet deze post ook worden opgenomen in de eindafrekening. De werknemer krijgt dan een evenredig deel van de bonus of provisie uitbetaald. Dit moet wel in de arbeidsvoorwaarden vermeld staan.
Onkostendeclaraties: bijvoorbeeld reiskosten en maaltijden.
Een transitievergoeding of andere ontslagvergoeding: deze vergoeding moet binnen een maand na afloop van het dienstverband betaald zijn.
Digitaal werk vereist digitale processen
Oké, laten we eerlijk zijn: met ordners en Excel-lijsten kom je tegenwoordig als bedrijf niet ver meer. Gelukkig heeft Personio daarvoor de oplossing: eenvoudige, digitale HR-processen, van werving en digitale personeelsdossiers tot salarisadministratie.
Demo boekenWanneer maak je een eindafrekening?
Als een werknemer ontslagen wordt, ontslag neemt of zijn of haar contract wordt niet verlengd, dan maak je een eindafrekening om het dienstverband mee af te sluiten. Doorgaans wordt dit gedaan bij de uitkering van het laatste loon, hoewel dat niet wettelijk verplicht is. Mocht je daar niet voor kiezen, dan kan de eindafrekening uiterlijk tot een maand na afloop van het dienstverband opgesteld en uitbetaald worden. Lees hier over hoe je een uitdiensttreding zo goed mogelijk kunt laten verlopen.
Leestip: Wat betekent Payroll?
FAQ
Binnen welke termijn moet je een eindafrekening betalen?
De eindafrekening moet uiterlijk binnen één maand na afloop van het dienstverband opgesteld en uitbetaald worden door de werkgever. Meestal gebeurt dit gelijktijdig met de uitbetaling van het laatste loon, maar dat is niet wettelijk verplicht.
Wat moet er uitbetaald worden bij ontslag?
Bij ontslag heeft een werknemer recht op een financiële vergoeding, de zogeheten transitievergoeding. Het salaris en het aantal dienstjaren van de vertrekkende werknemer bepalen uiteindelijk de hoogte van de vergoeding. Je kunt de hoogte van de transitievergoeding berekenen op de website van Rijksoverheid: https://rekenhulptransitievergoeding.nl/.
Hoeveel belasting moet je betalen over de eindafrekening?
De transitievergoeding of ontslagvergoeding op de eindafrekening is een brutobedrag, waar nog loonbelasting op wordt ingehouden.
Disclaimer
Wij wijzen erop dat de inhoud van onze website (inclusief eventuele juridische bijdragen) uitsluitend bedoeld is voor niet-bindende informatieve doeleinden en niet dient als juridisch advies in strikte zin. De inhoud van deze site kan en mag niet dienen als vervanging van individueel en bindend juridisch advies dat betrekking heeft op jouw specifieke situatie. Alle informatie wordt daarom verstrekt zonder garantie voor juistheid, volledigheid en actualiteit.
