Tips voor HR-professionals voor een succesvolle eerste werkdag

Als HR-manager zorg je ervoor dat het onboardingsproces zo goed mogelijk verloopt en je ondersteunt de organisatie hierbij waar nodig. Voor wat de eerste werkdag betreft, betekent dit dat de nieuwe medewerker een goede eerste indruk krijgt van de organisatie en enthousiast naar huis gaat. 

Om dit enthousiasme los te maken bij nieuwe medewerkers, is een goede voorbereiding belangrijk. We hebben daarom de zaken waar je als HR-manager zeker moet aan denken voor je op een rij gezet.

• Stuur voor de aanvang van de eerste werkdag een welkomstpakket op naar de nieuwe medewerker. Een handgeschreven kaartje van bijvoorbeeld de directeur met daarop geschreven "succes met je eerste werkdag", maakt het persoonlijk en het draagt bij aan het gevoel onderdeel te zijn van een team.

• Zorg ervoor dat de medewerkers in je organisatie op de hoogte zijn van de komst van de nieuwe collega.

• Controleer of de werkplek is ingericht en alle ondersteunende middelen klaarliggen voor aanvang van de eerste dag.

• Stem met de leidinggevende en het team af hoe het inwerkprogramma eruit zal zien.

• Ontwikkel samen met de leidinggevende een planning voor de eerste werkdag.

• Maak afspraken over wie de rol van buddy op zich neemt.

Template: 5 teksthulpjes voor welkomstmails

Het maakt niet uit of je een template voor verschillende vestigingen, voor je hele onderneming of een Engelstalige formulering zoekt: met deze template zet je de juiste toon bij het verwelkomen van nieuwe medewerkers.

Nu gratis downloaden

Zodra je alle voorbereidingen hebt getroffen, is het goed om te weten hoe je ervoor kunt zorgen dat op de dag zelf alles soepel verloopt. 

De kans is groot dat de nieuwe medewerker bij binnenkomst zenuwachtig is voor zijn of haar eerste werkdag. Zorg er daarom voor dat de nieuwe medewerker bij binnenkomst wordt opgevangen door een medewerker. Dit kan bijvoorbeeld de persoon zijn die aanwezig was bij het sollicitatiegesprek. Door de dag te laten starten met een kop koffie of thee en de eerste benodigde spullen uit te reiken, heeft de nieuwe medewerker tijd om wat te acclimatiseren. Neem dan ook kort de dagplanning door.

Je wilt ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich snel onderdeel voelt van het team. Zorg daarom voor een persoonlijke kennismaking met de directe collega’s en stuur een welkomstmail naar de betrokken medewerkers in de organisatie.

De nieuwe collega krijgt veel informatie te verwerken op de eerste dag. Het is daarom fijn om afspraken te maken over hoe de komende periode er concreet zal uitzien. Het doornemen van het inwerktraject helpt om op een efficiënte manier wegwijs te worden in de nieuwe organisatie. Zorg voor een toewijzing van een aantal concrete taken. Op deze manier voelt de nieuwe medewerker zich productief en het nodigt hem of haar uit om proactief op zoek te gaan naar nog missende informatie. 

Op zo’n eerste dag komt er enorm veel informatie af op de nieuwe medewerker. Zorg er daarom voor dat je rekening houdt met de hoeveelheid informatie die je overdraagt aan de nieuwe medewerker. Je wilt een enthousiaste nieuwe collega naar huis zien gaan aan het einde van de dag, en dat betekent dat de focus beter meer komt te liggen op kennismaking, en minder op kennisoverdracht.

Enthousiasme werkt aanstekelijk. Het ervaren van het enthousiasme van bestaande medewerkers over de organisatie en over de komst van de nieuwe collega zorgen direct voor een positieve start en dragen bij aan het gevoel onderdeel te zijn van een team. 

Toon interesse in de nieuwe medewerker. Stel vragen over hoe de eerste dag ervaren werd en vraag actief naar zijn of haar mening. Niet alleen geeft dit een gevoel van waardering, het zorgt ook voor waardevolle input. De nieuwe medewerker heeft immers nog een frisse kijk op de organisatie en specifieke onderwerpen. 

Het maken van een goede eerste indruk op de eerste werkdag is essentieel. Zorg daarom dat praktische zaken vooraf geregeld zijn, zodat de focus kan liggen op het kennismaken met de organisatie. Wees daarnaast vriendelijk en sta open om de nieuwe medewerker te leren kennen. 

Hoe je jezelf voorstelt aan een nieuwe medewerker op zijn of haar eerste werkdag is afhankelijk van je functie, de bedrijfscultuur en het team. Wil je een cultuur uitdragen waarbij collega’s informeel kunnen zijn naar elkaar? Dan kun je je op deze manier voorstellen aan de nieuwe medewerker. Is de omgangsvorm formeler, dan is het verstandiger om je ook op een passende, meer formele manier voor te stellen.