Een dynamische werkomgeving: wat is het en hoe creëer je er een?

Een dynamische werkomgeving betekent dat je als werkgever je kantoorruimte en werkmethoden aanpast aan de behoeften van je werknemers, rekening houdend met de organisatiecultuur. Dat doe je door slim gebruik te maken van de beschikbare ruimte, hardware en software.

Het dynamische werkmodel is sterk gericht op flexibiliteit en productiviteit. Het begint met de erkenning dat werknemers hun talenten en vaardigheden op verschillende manieren gebruiken en tonen. Mensen zijn op verschillende momenten productief en hebben hun eigen werkvoorkeuren. 

Het concept van de dynamische werkomgeving wordt ondersteund door technologie. Werknemers kunnen tegenwoordig gemakkelijk vanuit huis werken. In een dynamische werkomgeving ligt de nadruk op de output van een werknemer en minder op de manier waarop het werk wordt gedaan.

Uit een onderzoek van Cisco uit 2022 blijkt dat 8 op de 10 werknemers wereldwijd behoefte hebben aan een dynamische werkomgeving. De meeste Nederlandse werkgevers zijn nog niet klaar om de volledige overstap te maken, en juist daarom kan het jouw bedrijfeen concurrentievoordeel bieden in de strijd om het beste talent. 

Laten we bij wijze van voorbeeld een dynamische werkomgeving schetsen op de hr-afdeling van een modern bedrijf. Het eerste dat hier opvalt, is dat het bedrijfsbeleid met betrekking tot hybride werk duidelijk bekend is bij alle lagen van het bedrijf.

• Er bestaat een organisatorisch kader: managers implementeren hybride werktijden in de uurroosters van hun hr-personeel.

• De hr-medewerkers kennen de mogelijkheden en beschikken over de juiste opleiding.

• Er bestaan duidelijke afspraken op teamniveau. Zo ontstaan er geen misverstanden.

Vervolgens kun je aan de fysieke organisatie van de kantoorruimte zien dat het bedrijf zich heeft aangepast aan een moderne manier van werken.

• Werknemers beschikken nog steeds over een eigen bureau op een open werkeiland, maar kunnen zich ook afzonderen in vergaderruimtes of aparte werkruimtes.

• In het kantoor vind je enkele ontspanningsruimtes waar collega’s met elkaar kunnen socialiseren. Denk bijvoorbeeld aan een keuken, kantine of speelruimte. 

• Opvallend is dat niet iedereen op kantoor aanwezig is. Sommige werknemers werken thuis, maar houden wel de hele dag contact met hun collega’s.

Dit voorbeeldbedrijf ondersteunt zijn manier van werken ook met krachtige softwaretoepassingen.

• De hr-afdeling gebruikt moderne softwaretools die de meeste hr-processen naadloos integreren. Iedere hr-medewerker weet hoe hij deze tools moet benutten.

• Communicatie gebeurt via cloudgebaseerde apps die andere tools integreren. Processen worden zo gecentraliseerd via een enkele tool. Op de hr-afdeling wordt gecommuniceerd via Teams.

• Opvallend is dat de hr-afdeling weinig gebruikmaakt van papieren documenten. De meeste processen en documenten zijn volledig gedigitaliseerd. 

Het bovenstaande voorbeeld zou ook over jouw bedrijf kunnen gaan. En waarom niet? Een dynamische werkomgeving biedt tal van voordelen voor zowel werkgevers als werknemers.

• Hybride werken: werknemers kunnen de voordelen van kantoorwerk (socialiseren en direct teamwerk) combineren met thuiswerk (evenwicht tussen werk en privéleven).

• Flexibiliteit: flexibiliteit zorgt ervoor dat je teams wendbaarder worden en zich snel kunnen aanpassen aan verandering. Je werknemers kunnen mobiel werken.

• Kostenbesparing: je bedrijf bespaart op kantoorkosten, omdat werknemers vaker thuiswerken en omdat de kantoorruimte optimaal benut wordt. 

• Een gezonde werkomgeving: een focus op de behoeften van je werknemers verbetert de algehele werknemerservaring.

• Boost voor je employer brand: het bieden van een dynamische werkomgeving verbetert de reputatie van je bedrijf en is zeer aantrekkelijk voor nieuwe kandidaten. 

• Betere jobretentie: een dynamische werkomgeving zorgt ervoor dat je werknemers minder snel uitgeblust zijn en met plezier naar het werk gaan.

Er zijn ook een paar nadelen verbonden aan een dynamische werkomgeving. Beschouw deze echter als uitdagingen die om een passende oplossing vragen. Door bewust met deze uitdagingen om te gaan, kun je een succesvolle dynamische werkomgeving tot stand brengen. 

• Communicatieproblemen: door teams op een gedecentraliseerde manier te laten werken, is er minder directe communicatie tussen medewerkers. Zorg dus voor voldoende online communicatietools. 

• Moeilijke toegang tot tools en werkmateriaal: dit geldt zeker voor werknemers die thuiswerken. Zorg ervoor dat al je medewerkers toegang hebben tot de nodige hardware en software.

• Aanpassingsproblemen: voor werknemers die al jaren gewend zijn aan traditionele werkmethoden kan het een uitdaging zijn om zich aan te passen aan een dynamische manier van werken.

• Vervreemding: structureel thuiswerk en minder persoonlijk contact op de werkvloer kunnen leiden tot vervreemding. Zorg voor voldoende (fysieke) contactmomenten tussen teamleden. 

• Gebrek aan controleprocessen: je loopt het risico dat vrijheden worden misbruikt als je over onvoldoende controleprocessen beschikt. Zorg daarom voor duidelijke afspraken. 

• Afleiding: doordat medewerkers meer vrijheid ervaren, zijn ze mogelijk sneller afgeleid. Anderzijds hebben we ook afleiding nodig om productief te zijn. Zorg ervoor dat doelen, verwachtingen en deadlines duidelijk zijn.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

Een dynamische werkomgeving steunt op drie belangrijke pijlers.

1. De flexibiliteit van de werkplek: bied multifunctionele kantoorruimte aan die afgestemd is op de behoeften van je werknemers. Bied een diverse en flexibele werkomgeving die werken op afstand en thuiswerken faciliteert.

2. Het gebruik van de juiste technologische tools: maak gebruik van cloudgebaseerde apps die samenwerking en communicatie op afstand mogelijk maken en de productiviteit bevorderen. 

3. Zet je werknemers op de eerste plaats: investeer in het welzijn van je werknemers en zorg voor voldoende flexibiliteit, zoals flexibele werktijden. Dit principe moet een onderdeel van je employer brand worden.

Hieronder volgen een paar praktische tips om deze pijlers te verwezenlijken.

• Schep nieuwe verwachtingen ten aanzien van de nieuwe manier van werken. Overweeg het gebruik van verandermanagement als je bedrijf niet aan deze werkomgeving gewend is.

• Bied face-to-face interacties en de mogelijkheid om echte relaties op te bouwen. Organiseer daarom regelmatig evenementen op kantoor. Zo blijven werknemers nauw met elkaar verbonden.

• Zorg voor grotere ontwikkelings- en opleidingsbudgetten, zodat je medewerkers kunnen leren werken met nieuwe tools.

• Investeer in voldoende cloudgebaseerde tools zoals Slack, Zoom en Teams. Blijf openstaan voor technologische innovaties binnen je sector.

• Zorg ervoor dat alle relevante gegevens en tools mobiel beschikbaar zijn. Dit vergroot de flexibiliteit van je bedrijf en bevordert thuiswerken. 

• Zorg voor een organisatorisch kader: hybride werken moet niet alleen theoretisch zijn. Bespreek wat mogelijk is en plan flexibele uren in de uurroosters van je werknemers.

Volgens een studie van Owl Labs blijkt dat hybride werken, een kernonderdeel van de dynamische werkomgeving, in de toekomst steeds meer de norm zal worden. In 2022 zag men al dat deze manier van werken steeds meer invloed krijgt op de Nederlandse arbeidsmarkt.

Volgens het onderzoek slaat meer dan 30% van nieuwe kandidaten vaak een baan af vanwege het gebrek aan flexibele werkmogelijkheden. Hieruit blijkt hoe belangrijk het is voor recruiters en werkgevers om een dynamische werkomgeving te bieden, als ze in de toekomst het beste talent willen werven (en behouden). 

Deze nieuwe realiteit brengt ook een andere uitdaging met zich mee voor bedrijven en recruiters: welke leiders heb je nodig om deze nieuwe werkomgeving het beste aan te sturen? In een traditionele kantooromgeving zijn leiders fysiek aanwezig om leiding te geven. Dit is niet (altijd) het geval in een dynamische werkomgeving.

Nochtans is sterk leiderschap meer dan ooit nodig in een werkomgeving waar meer op afstand wordt gewerkt en meer vrijheden bestaan. Laten we daarom eens kijken naar 3 verschillende leiderschapsstijlen die goed werken in een vitale, moderne werkomgeving.

Participatieve leiders moedigen werknemers aan om deel te nemen aan het besluitvormingsproces. Deze leiders zijn graag betrokken bij groepsactiviteiten en geven het goede voorbeeld. Samenwerking, het nemen van initiatief en het bedenken van creatieve oplossingen worden aangemoedigd.

Participatieve leiders bouwen vertrouwen op, verbeteren de teamsfeer en zorgen ervoor dat iedereen optimaal samenwerkt. Ze staan bekend om hun enthousiaste persoonlijkheid en resultaatgerichtheid.

Transformatieve leiders zijn in de eerste plaats doelgericht. Hun focus is gericht op verandering. Ze gebruiken hun charisma om een positieve toon te zetten en innovatie aan te moedigen. Transformationele leiders helpen bedrijven om nieuwe doelen te bereiken. 

Een situationeel leider moet een groot aanpassingsvermogen aan de dag kunnen leggen. Elke uitdaging vereist immers een andere aanpak. Situationele leiders zijn bijzonder flexibel en zelfbewust. Ze kunnen zich daarom probleemloos aanpassen aan de behoeften van hun medewerkers, maar ook aan nieuwe processen en tools. 

Deze leiders zijn niet zozeer mensen die zelf innovatie aansturen, maar eerder mensen die verandering omarmen en kansen zien in een nieuwe manier van werken. Terwijl transformatieve leiders zich soms fixeren op ideologie, kunnen situationele leiders gemakkelijk improviseren.

Bied je je medewerkers meer flexibiliteit, dan neemt ook de productiviteit toe. Een dynamische werkomgeving biedt werknemers de mogelijkheid om op hun eigen manier te werken. Ze kunnen werken op afstand, op kantoor of op een hybride manier. De productiviteit neemt niet alleen toe omdat de focus meer op de output ligt, maar ook omdat de werknemerservaring en de werkomstandigheden verbeteren. 

De kwaliteit van de arbeidsomstandigheden heeft een directe invloed op de arbeidstevredenheid. De flexibiliteit van een dynamische werkomgeving verbetert de arbeidsomstandigheden en daarmee ook de arbeidstevredenheid van werknemers.