Het belang van nauwkeurige dossieropbouw voor HR

Dossieropbouw betekent het systematisch vastleggen van alle belangrijke informatie over het functioneren van een medewerker. Elk individueel dossier omvat gespreksverslagen, beoordelingen, vastgelegde afspraken, waarschuwingen en andere relevante communicatie. Het doel van zo’n dossier is om een gedetailleerd en accuraat beeld te krijgen van de prestaties en gedragingen van de betreffende medewerker. De documentatie kan diverse informatie omvatten, zoals formele documenten, informele notities, e-mails en andere vormen van communicatie. Dossieropbouw zorgt voor meer transparantie en consistentie binnen de organisatie.

Een goede opbouw van dossiers is relevant in het licht van diverse procedures, zoals verbetertrajecten en ontslagprocedures. Daarnaast is het ook belangrijk voor goed werkgeverschap. Het zorgt voor een gestructureerde en eerlijke omgang met medewerkers, wat op zijn beurt bijdraagt aan een transparante en consistente werkcultuur.

Voor werknemers garandeert een correct opgebouwd personeelsdossier duidelijkheid en eerlijkheid. Dankzij zo’n dossier worden de prestaties en gedragingen van een werknemer op een transparante manier vastgelegd, wat misverstanden en conflicten kan voorkomen. Een volledig en nauwkeurig dossier geeft medewerkers inzicht in hun functioneren en in de verwachtingen van de werkgever. Dit bevordert een eerlijke behandeling en biedt ondersteuning bij verbetertrajecten, waardoor medewerkers de kans krijgen om zich verder te ontwikkelen en te verbeteren.

HR-professionals spelen een belangrijke rol in het waarborgen van de volledigheid en nauwkeurigheid van het dossier. Het gebruik van passende methodes en software, zoals het digitale personeelsdossier van Personio, zijn hierbij onmisbaar.

Een goed opgebouwd dossier is noodzakelijk voor het effectief beheren van de prestaties van werknemers en het waarborgen van de transparantie binnen de organisatie. Hier zijn de belangrijkste basisprincipes die je helpen bij het creëren van een degelijk en betrouwbaar dossier:

• Transparantie: documenteer alle interacties en afspraken tussen jou en je werknemer duidelijk en gedetailleerd. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt ervoor dat zowel jij als je werknemer volledig op de hoogte zijn van de verwachtingen en verbeterpunten.

• Consistentie: leg regelmatige evaluaties en functioneringsgesprekken vast. Deze momenten bieden een helder overzicht van de prestaties en de voortgang van eventuele verbetertrajecten van je werknemers.

• Objectiviteit: documenteer feiten en concrete gebeurtenissen. Vermijd het aanwenden van emotionele, subjectieve meningen. Op die manier zorg je voor een eerlijk en nauwkeurig beeld van de prestaties en het gedrag van je werknemer.

• Naleving wet- en regelgeving: zorg ervoor dat het opslaan, bewaren en het beheer van persoonsgegevens voldoen aan de actuele wet- en regelgeving. Belangrijke wetten omvatten onder andere de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet werk en zekerheid (Wwz). Respecteer de privacy van je werknemers door de gegevens veilig te bewaren en alleen de strikt noodzakelijke informatie vast te leggen.

Maak kennis met Personio tijdens een gratis proefperiode

Maak kennis met de HRIS-oplossing van Personio en ontdek tijdens een gratis proefperiode van 14 dagen of deze oplossing de juiste is voor jou. Klik op de knop hieronder om je proefperiode vandaag nog te starten.

Book je demo

Het implementeren van best practices kan je helpen om een robuust dossier op te bouwen. Dit draagt bij aan evidence-based HRM, waarbij beslissingen worden onderbouwd door gedocumenteerde feiten en objectieve data. Hier zijn enkele aanbevolen best practices:

• Beleid en procedures: ontwikkel een duidelijk beleid rondom dossieropbouw. Welke informatie moet een personeelsdossier allemaal bevatten? Zo zorg je voor uniformiteit en duidelijkheid.

• Begin op tijd: start met het documenteren van informatie nog voor je problemen opmerkt. Vroegtijdige interventie voorkomt escalatie.

• Noodzakelijkheid en relevantie: neem alleen relevante informatie op in het dossier die noodzakelijk is in het licht van de arbeidsrelatie en de wettelijke verplichtingen.

• Regelmatige evaluaties: zorg voor regelmatige feedback door minstens één keer per jaar evaluaties en functioneringsgesprekken te houden.

• Schriftelijke communicatie: documenteer alle kritiek en verbeterpunten schriftelijk en laat deze door de werknemer ondertekenen.

• Ondersteuning en scholing: Bied coaching en trainingen aan, zodat medewerkers zich verder kunnen ontwikkelen. Dit kan belangrijk bewijsmateriaal zijn in het kader van een ontslagprocedure.

• Gebruik van modellen: integreer modellen zoals de 7 W's (Wie, Wat, Wanneer, Waar, Waarom, Waarmee, en Welke acties) om incidenten systematisch en gedetailleerd te documenteren.

Eerder informeerden we je in onze blog al over wat er in een personeelsdossier moet staan. Als we het hebben over specifieke dossieropbouw, zorg er dan voor dat je minimaal de volgende informatie opneemt: gespreksverslagen, zoals functionerings- en beoordelingsgesprekken; schriftelijke bewijsstukken, zoals e-mails en verklaringen van collega's; documentatie over verbetertrajecten, inclusief coaching en training; officiële waarschuwingen en berispingen; een actuele functieomschrijving en de vastlegging van incidenten.

Wanneer een medewerker niet aan de functie-eisen voldoet, is het belangrijk om dit zorgvuldig te documenteren. Begin met een heldere functieomschrijving waarin de specifieke normen en verwachtingen zijn vastgelegd. Leg alle relevante interacties, prestaties en afspraken vast, zodat je een solide basis hebt in het licht van eventuele toekomstige juridische procedures. Noteer de resultaten van elk evaluatiegesprek en elk functioneringsgesprek. Leg zowel positieve als negatieve punten vast en illustreer deze aan de hand van concrete voorbeelden.

Een essentieel onderdeel van dossieropbouw bij disfunctioneren van een medewerker is het aanbieden van ondersteuning en verbetertrajecten, zoals coaching en trainingen. Documenteer welke vormen van ondersteuning zijn aangeboden en monitor de voortgang hiervan. Beschrijf de stappen en doelstellingen van het verbetertraject en leg tussentijdse evaluaties vast. Dit toont aan dat je als werkgever alles hebt gedaan opdat de medewerker zich kan verbeteren. Het gebruik van digitale tools, zoals de software van Personio, kan de efficiëntie van de dossieropbouw van werknemers aanzienlijk verbeteren. Dat dossieropbouw bij disfunctioneren van een medewerker belangrijk is, blijkt des te meer uit de volgende uitspraken van de rechter. In een uitspraak van 23 december 2022 werd geoordeeld dat de werkgever faalde in het bieden van een concreet en volledig verbetertraject voor een advocaat-medewerker, waardoor de ontbinding van de arbeidsovereenkomst plaatsvond met toekenning van compensaties aan de werknemer vanwege een gebrekkige dossieropbouw. In een andere uitspraak van 12 augustus 2022 werd een werkgever veroordeeld omdat deze het disfunctioneren van een customer service-specialist niet tijdig en adequaat had gecommuniceerd. Ook in dit geval werd het contract van de werknemer beëindigd en werden compensaties aan de werknemer toegekend vanwege een gebrekkige dossieropbouw en een ontoereikend verbetertraject.

Een verstoorde arbeidsrelatie kan de werksfeer en productiviteit ernstig aantasten. Daarom is het belangrijk om dergelijke situaties nauwkeurig te documenteren. Leg alle vormen van communicatie zorgvuldig vast, inclusief formele gespreksverslagen, informele e-mails en interne chatberichten. Schriftelijke waarschuwingen moeten specifiek zijn. Daarnaast kun je duidelijke voorbeelden van probleemgedrag documenteren, alsook de verwachte verbeteringen om misverstanden te voorkomen.

Een nauwkeurige documentatie van incidenten is essentieel. Hierbij geef je een gedetailleerde beschrijving van wat er is gebeurd. Vermeld ook steeds de datum, tijd, locatie en de namen van alle betrokkenen. Voer regelmatig evaluaties uit en stel actieplannen op om de verstoorde relatie aan te pakken. Documenteer de voortgang van deze plannen en noteer alle interventies, zoals mediation- en coachingsessies. Dit toont aan dat je als werkgever actief de relatie tracht te verbeteren.

Hier lees je een voorbeeld uit de praktijk. De uitspraak van de rechtbank in Rotterdam (ECLI:NL:RBROT:2021:6648) toont het belang van een goede dossieropbouw aan. In de zaak werd het verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst afgewezen, omdat het verzamelde bewijsmateriaal om de verstoorde arbeidsrelatie aan te tonen ontoereikend werd geacht. De uitspraak benadrukt dat een gedetailleerde en objectieve documentatie cruciaal is om in juridische procedures een sterke zaak te kunnen presenteren.

Automatisatie van het werknemersproces: verlies vertragingen, win kansen

Automatieer HR-processen tussen applicaties en teams om productiviteit en HR naar het volgende level te brengen. Lees onze gids vandaag voor het volledige verhaal.

Hier is onze gids

Bij ontslag voorkomt een zorgvuldige dossieropbouw juridische problemen, ongeacht de reden voor ontslag. Een goed opgebouwd dossier biedt duidelijkheid over de gebeurtenissen en het gedrag van de werknemer en helpt de werkgever aan te tonen dat er geldige redenen aan de basis liggen voor het ontslag. De gevolgen van een onvolledig dossier kunnen ernstig zijn voor de werkgever, omdat de rechter altijd de rechten van de werknemer wil beschermen. De bewijslast ligt bij de werkgever en een goed opgebouwd dossier is daarbij het voornaamste bewijs.

Bij het opbouwen van een ontslagdossier is het belangrijk om concrete en objectieve documentatie te verzamelen. Dit betekent dat het dossier duidelijke voorbeelden moet bevatten van situaties waarin de werknemer tekortschiet of zich misdraagt. Of het nu gaat om slecht functioneren, wangedrag, fraude, diefstal of een arbeidsconflict, het dossier moet specifieke incidenten documenteren, zoals gemiste deadlines, klachten van klanten, of concrete gevallen van ongepast gedrag.

Een goed opgebouwd dossier bij ontslagprocedures kan je als werkgever de nodige juridische zekerheid bieden. Het dossier toont aan dat je als werkgever professioneel en zorgvuldig hebt gehandeld. Door consistent en nauwkeurig te documenteren, kan je als werkgever voorkomen dat je in juridische procedures verwikkeld raakt waarbij je uiteindelijk in het ongelijk wordt gesteld op basis van een onvolledig dossier.

Een werknemersdossier moet regelmatig worden bijgewerkt, idealiter na elke relevante gebeurtenis. Denk hierbij bijvoorbeeld aan functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken, trainingen, waarschuwingen of andere belangrijke interacties. Zo zorg je ervoor dat het dossier actueel blijft en een volledig en accuraat beeld geeft van de prestaties en het gedrag van de medewerker. Zorg ervoor dat minstens jaarlijkse evaluaties en functioneringsgesprekken altijd gedocumenteerd worden.

Bij het opbouwen van dossiers moet worden voldaan aan de privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat alleen relevante informatie mag worden vastgelegd, en dat deze gegevens goed beveiligd moeten zijn tegen ongeoorloofde toegang. Medewerkers hebben het recht om op de hoogte te zijn van de inhoud van hun dossier. Zij kunnen verzoeken om hun gegevens in te zien, aan te vullen, onjuiste informatie aan te passen of deze te laten verwijderen. Gevoelige informatie, zoals medische gegevens, moet met extra zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Omgaan met gevoelige informatie in een werknemersdossier vereist uiterste zorgvuldigheid en de naleving van de AVG. Leg gevoelige informatie alleen vast als dit strikt noodzakelijk is. Alleen HR-medewerkers en leidinggevenden mogen toegang hebben tot deze informatie. Zorg ervoor dat de gegevens veilig worden opgeslagen met sterke wachtwoorden en versleuteling. Informeer medewerkers over welke informatie wordt verzameld en vraag om hun toestemming indien dit vereist is. Voer regelmatig controles uit om ervoor te zorgen dat de gegevens relevant en up-to-date blijven, en verwijder tijdig verouderde of onnodige informatie.