Document management systeem (DMS): waarom jouw bedrijf deze tool nodig heeft

Een document management systeem is een softwaretool waarmee je het hele documentbeheersproces kunt uitvoeren. Documentbeheer heeft betrekking op het verzamelen, opslaan, beheren en bewaren van alle documenten die in een bedrijf gebruikt worden. 

Met een document management systeem kun je dus alle documenten in je bedrijf op een eenvoudige, veilige en praktische manier beheren, zonder dat de efficiëntie of kwaliteit van andere processen eronder lijden. 

Zo’n DMS-systeem maakt het mogelijk om tussen verschillende afdelingen processen op te zetten, waardoor alle bevoegde medewerkers documenten kunnen raadplegen en bewerken. Op die manier maak je je bedrijfsprocessen toegankelijker, eenvoudiger en efficiënter voor al je werknemers.

Voor de digitalisering werd documentbeheer georganiseerd in de vorm van archiefkasten, dozen, planken, ringmappen, scanners, duizenden afgedrukte pagina’s, die veel kantoorruimte innamen om al je documenten te bewaren.

Gelukkig is documentbeheer geëvolueerd tot de digitale werkplek die we nu kennen. Documenten worden nu digitaal opgeslagen in een on-premises DMS of via een cloud DMS.

De belangrijkste en nuttigste DSM-functies voor bedrijven zijn:

• Creëren en bewerken van documenten

• Documenten ordenen per project 

• Veilig delen van documenten voor een betere samenwerking

• Versiegeschiedenis bijhouden

• Eenvoudig en efficiënt informatie terugvinden

• Integratie van andere software-oplossingen in het systeem

• Ervoor zorgen dat documenten voldoen aan de compliance-voorschriften

• Werkruimten en documenten op afstand openen

• Toegangsrechten voor gebruikers bepalen

Deze functies helpen je bedrijf om de productiviteit te verbeteren. Je vereenvoudigt werkprocessen, waardoor je meer tijd kunt besteden aan andere, belangrijke taken.

Hoe bewaar jij belangrijke documenten op een veilige manier? Je zou ze op kantoor of in een dossierkamer kunnen bewaren. Echter, deze manieren bieden slechts beperkte bescherming tegen fysieke diefstal en misbruiken. Een onvoorzichtige werknemer of ongewenste bezoeker zou gevoelige documenten zomaar kunnen inkijken, vernietigen, beschadigen enz.

Door je documenten op het bedrijfsnetwerk te bewaren, ben je beter beschermd. Helaas kan een netwerk ook het doelwit zijn van digitale aanvallen. Als een van je medewerkers ten prooi valt aan een phishing scam, dan komt je volledige bedrijfsnetwerk in het gedrang. 

Een document management systeem lost vrijwel al deze problemen op. Met dit systeem zijn je bestanden versleuteld en vergrendeld achter een extra beveiligingslaag. Alleen bevoegd personeel heeft toegang tot welbepaalde documenten. Jij hebt de touwtjes in handen. 

Afstandswerken vereist moderne oplossingen die de toegang tot documenten vergemakkelijken. Als documenten alleen op kantoor beschikbaar zijn, is er uiteraard veel minder flexibiliteit mogelijk voor het personeel. Zo is het niet erg praktisch om heen en weer te moeten reizen om een enkel document te ondertekenen. Met een document management systeem kunnen je werknemers documenten downloaden en bewerken, waar ze zich ook bevinden. 

Een DMS biedt ook nuttige functies op het vlak van toegangsbeheer. Aan de hand van toestemmingsrollen voor bestandstoegang en -uitwisseling, kun je ongeoorloofde toegang tot informatie voorkomen.Het gebruik van toestemmingsrollen beschermt je documenten en bedrijf tegen interne gegevensinbreuken. Je bepaalt zelf wie (geen) toegang heeft tot je personeelsdossier. Je bent ook beter beschermd tegen externe inbreuken, aangezien slechts een selectieve groep van medewerkers toegangsrechten heeft.

Met een DMS kun je documenten online opslaan, en dat bespaart een hoop tijd en geld. Je hoeft niet meer te investeren in kantoorruimte om fysieke documenten op te slaan, en je hoeft ook geen documenten meer af te drukken. 

Digitalisatie van je HR gerelateerde documenten bespaart niet alleen geld, maar het verhoogt ook de efficiëntie van je HR-afdeling. Immers, digitale documenten kan je veel makkelijker opzoeken dan een papieren versie die ergens ligt te verkommeren in een dossierkast. Met een DMS manage je HR-dossiers voortaan met enkele kliks. 

Samenwerken in teamverband is een essentieel onderdeel van de moderne bedrijfsomgeving. Het kan lastig worden als meerdere mensen tegelijk aan hetzelfde document werken. Vaak eindig je met meerdere versies van hetzelfde document, en weet je niet meer welke wijzigingen op welke versie werden aangebracht. Je werkt naast elkaar in plaats van met elkaar.

Een DMS lost dit probleem op door het hoofddocument op één plaats te bewaren. Dankzij versiebeheer worden alle wijzigingen in hetzelfde document aangebracht, zodat ieders werk bewaard blijft.

Werken met papieren documenten resulteert in hoge milieukosten. Je hebt op kantoor logge printers nodig, die je ook nog moet voorzien van inkt- of tonercartridges. Werken met papieren documenten zorgt ook voor veel papierafval. Zelfs in bedrijven met een duurzaam bedrijfsbeleid belandt veel (overbodig) papier uiteindelijk in de prullenmand.

Door al je documenten te digitaliseren en te centraliseren op één platform, zoals een DMS, kun je al die milieukosten vermijden. Het consequent scannen van documenten en het gebruik van elektronische bestandsformaten, maken je organisatie milieuvriendelijker. En dit geeft trouwens ook een attractieve boost aan je employer brand! 

De softwareprogramma's van Personio bieden nuttige oplossingen voor bedrijven die hun bedrijfsvoering efficiënter willen maken door ze te digitaliseren. Elektronische handtekeningen, toegangsbeheer, sjablonen en digitale goedkeuringsprocessen zorgen ervoor dat je als bedrijf meer flexibiliteit kunt toestaan tegenover je werknemers. Met behulp van deze HR tools zal je HR-afdeling je personeelsbestand veel gemakkelijker kunnen beheren. 

Het grootste voordeel is dat je al deze softwareprogramma’s kunt gebruiken op een gecentraliseerde locatie, die bestaande programma's naadloos integreert. Met de employee self-service (ESS) kunnen je werknemers bovendien zelf een deel van hun gegevens beheren en bijwerken, zodat je HR-afdeling nog meer tijd overhoudt om zich op andere taken te concentreren.

Documentbeheerders zijn verantwoordelijk voor de algemene werking van de documentatieafdeling van het bedrijf. De taken van een documentbeheerder omvatten onder meer: het leiden van documentatieprojecten, het ontwikkelen van gestandaardiseerde documentatietools en -methoden, het organiseren van projecten, en het geven van toegang bij goedkeuringsprocessen.