Digitalisering: wat is het en wat zijn de voordelen?

Digitalisering binnen een bedrijf verwijst naar het omzetten van analoge gegevens naar een digitale vorm. Het kan hierbij gaan om logistieke processen, communicatiekanalen, nieuwe vormen van samenwerking en meer. De term digitalisering wordt vaak verwisseld met digitalisatie, maar deze betekenen niet hetzelfde. Digitalisatie gebruik je als je verwijst naar digitalisering als een strategische stap binnen je organisatie. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het compleet 'digitaal gaan' van de marketingafdeling of het overstappen naar een digitaal personeelsdossier.

Digitalisering van onderdelen van je organisatie heeft niet alleen een invloed op de efficiëntie en je manier van werken. Je kunt het vergelijken met een rimpeleffect van een steen die landt in het water. Digitalisering heeft een grote impact op de bottom line van een organisatie en wordt door alle afdelingen en teams gevoeld. De manier waarop medewerkers samenwerken en waarde creëren, kan fundamenteel veranderen. Digitalisering kan dus gevolgen hebben voor het hele bedrijfsmodel, ecosystemen en go-to-market strategieën. Een digitaliseringstraject tot een succesvol einde brengen, vraagt daarom veel middelen, inzet en een lange adem. De veranderingen die digitalisering teweegbrengt, kun je daarom terecht een transformatie noemen.

Leestip: Ontdek hoe succesvolle bedrijfsstrategieën de veerkracht van een bedrijf tegen veranderingen versterken en de langetermijnconcurrentiepositie veiligstellen.

De impact van de digitalisering op bedrijven leidt tot een grondige transformatie in de manier waarop zij werken. Wij zien dit in nieuwe bedrijfsmodellen, gewijzigde of geheel nieuwe ondersteunende werkprocessen, en eenvoudigere en efficiëntere manieren van communiceren. Traditionele bedrijfsmodellen worden omgegooid en er ontstaan nieuwe mogelijkheden voor bedrijven die zich kunnen aanpassen aan en reageren op veranderingen in de markt. 

Een voorbeeld hiervan is de verschuiving van commerce bedrijven naar e-commercebedrijven. Door Amazon en Alibaba zijn veel organisaties gedwongen om hun producten en diensten ook online aan te bieden. Dit vraagt een aanpassing van oude, en een ontwikkeling van nieuwe ondersteunende processen. De klant hoeft niet meer naar de winkel om boodschappen te doen, maar kan vanuit huis de boodschappenlijst doorgeven waarna deze op een afgesproken tijdstip wordt afgeleverd. Dit was niet mogelijk geweest zonder het digitaal transformeren van het bedrijfsmodel en bijbehorende processen van supermarkten.

Het voorbeeld geeft ook goed weer hoe de klant makkelijker in staat is om te communiceren met de organisatie. Klanten gebruiken apps om bestellingen te plaatsen, de klantenservice is beschikbaar via sociale media, chatbots, e-mail en telefoon, en er kan altijd en overal contact met hen worden opgenomen. Digitalisering heeft dus effect op de manier waarop we organiseren, werken en communiceren. Hieronder hebben we deze punten voor je op een rij gezet.

• Veranderingen in bedrijfsmodellen.

• Veranderen van bestaande bedrijfsprocessen.

• Het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsprocessen.

• Meer en nieuwe manieren voor klantcontact.

• Samenwerking binnen en tussen teams.

Digitalisering biedt organisaties kansen om beter in te spelen op de wensen van de klant. Zo bieden online platforms de mogelijkheid de gewenste doelgroepen beter te begrijpen en te bereiken. Ook kunnen we door het herinrichten van logistieke processen sneller, efficiënter en effectiever voldoen aan de klantwens. Bovendien bieden gedigitaliseerde communicatiekanalen real-time feedback die kan worden gebruikt om de klantenservice en de algehele gebruikerservaring te verbeteren.

Digitalisering kan ook bijdragen aan het verbeteren van de marktpositie van je organisatie. Flexibiliteit, het snel kunnen creëren van producten en diensten, wordt een stuk makkelijker. Dit betekent dat je als organisatie wendbaarder bent en makkelijker in kunt spelen op trends en ontwikkelingen. De opkomst van de "sharing economy" als trend heeft bijvoorbeeld mogelijkheden gecreëerd voor bedrijven als Uber en Airbnb. Zij konden een stuk makkelijker inspelen op deze deeltrend dan traditionele bedrijven zoals taxidiensten en hotels. Door te investeren in digitalisering investeer je uiteindelijk ook in de marktpositie van je organisatie.

Er zijn veel voordelen verbonden aan digitale transformatie. Het helpt bedrijven zich beter aan te passen en flexibeler te worden. In een maatschappij waarin productcycli steeds sneller worden doorlopen en veranderingen steeds sneller gaan, is het van belang om als organisatie hierin mee te kunnen. Digitalisering draagt bij aan het sneller reageren op deze veranderingen in de markt en daarmee het sneller creëren van passende producten en diensten. Daarnaast kan digitale transformatie organisaties helpen hun klantervaring te verbeteren en beter contact te leggen met hun klanten. Denk hierbij aan een uitbreiding van contactkanalen zoals WhatsApp, Facebook Messenger, chatfuncties en Twitter. 

Ook kan digitalisering de operationele efficiëntie verhogen en de kosten van zakendoen verlagen. Een succesvoorbeeld is Lego, die op de rand van faillissement investeerde in onder andere een nieuw enterprise systeem waardoor informatie delen met leveranciers en medewerkers aanzienlijk efficiënter werd.

Ten slotte kan digitale transformatie organisaties ook helpen nieuwe bronnen van inkomsten te genereren en nieuwe bedrijfsmodellen te creëren.

• Organisaties worden flexibeler en adaptiever.

• Organisaties versterken hun marktposities door makkelijker op trends in te kunnen spelen.

• Er kunnen sneller nieuwe producten en diensten worden gecreëerd.

• Er kan op meerdere en snellere manieren contact worden gelegd met de klant. Dit zorgt voor een betere klantervaring.

• De operationele efficiëntie kan worden verhoogd.

• De kosten van zakendoen kunnen worden verlaagd.

Digitale transformatie is echter niet zonder uitdagingen. Eén uitdaging is dat het een aanzienlijke investering van middelen vereist. Organisaties moeten investeren in nieuwe technologieën en hun bedrijfsprocessen herontwerpen. De manier van werken wordt drastisch veranderd en dit vraagt dus ook om verandering bij medewerkers.Veranderingstrajecten vragen net zo veel, misschien wel meer, investering in tijd en middelen.

Digitale transformatie kan ontwrichtend zijn voor afdelingen, teams en de manier waarop medewerkers met klanten omgaan. Er zal geïnvesteerd moeten worden in de digitale vaardigheden van medewerkers en in een cultuuromslag waarbij er ook van medewerkers grotere flexibiliteit en een groter adaptatievermogen verwacht wordt.

Digitalisering en de daaropvolgende digitale transformatie kunnen daarnaast ook moeilijk te beheren zijn. Dit vraagt naast tijd, middelen en een aanpassing in bedrijfscultuur ook een zorgvuldige planning en uitvoering.

Hieronder hebben we de nadelen voor je op een rij gezet.

• Drastische verandering in bedrijfsprocessen en manieren van werken.

• Aanzienlijke investering van middelen.

• Cultuuromslag is een noodzakelijk en lang proces.

• Investering in de vaardigheden van medewerkers om mee te kunnen komen.

• Een noodzaak aan zorgvuldige planning en uitvoering.

De voordelen van digitale transformatie wegen ruimschoots op tegen de nadelen en het is zelfs een risico om het digitalisatieproces uit te stellen. Personio help organisaties bij hun digitale transformatie en het automatiseren van werkprocessen met slimme HR-software. 

Ervaar je druk om te digitaliseren maar weet je niet waar je moet beginnen? Hier kunnen we bij helpen. Ten eerste is het van belang om in kaart te brengen wat digitalisering voor jouw organisatie kan betekenen en waarom het belangrijk is. Gaat het om het verbeteren van interne bedrijfsprocessen? Wil je als organisatie je marktpositie verbeteren en behouden of gaat het om het verbeteren van de interne en externe samenwerking? Zonder deze vragen te kunnen beantwoorden, is het moeilijk het belang van digitalisering te duiden. Deze duiding heb je nodig om uiteindelijk draagvlak te creëren binnen de organisatie. Hier volgen enkele voorbeelden van digitaliseringsvraagstukken.

• Het verbeteren van interne bedrijfsprocessen.

• Het verbeteren van B2C en B2B klantcontact.

• Het makkelijker en sneller ontwikkelen van producten en diensten.

• Het verbeteren van de klantbeleving.

• Het mogelijk maken van efficiënter samenwerken van medewerkers.

• Het versterken van de marktpositie van je organisatie.

Het is belangrijk om helder te hebben wat de nadelen zijn van digitale transformatie. Bedenk ook dat digitaliseringsinitiatieven veel tijd en inspanning vergen. Digitalisering vraagt daarnaast een behoorlijke investering van je medewerkers. Verandermanagement is daarom een belangrijk onderdeel van een digitaliseringstraject.

Elk digitaliseringstraject ziet er anders uit. Per organisatie zijn de kansen en uitdagingen verschillend en het is dus belangrijk om stil te staan bij wat jouw organisatie nodig heeft. We hebben hieronder vier stappen uitgelicht die helpen bij het opstarten van een traject.

1. Stel de doelen vast van het digitaliseren van je organisatie. Zorg ervoor dat je elk niveau hierin meeneemt: van strategisch naar operationeel niveau. Denk hierbij ook aan de verschillende actoren. Wat zijn de doelen van digitalisering als het gaat om je klanten, medewerkers en partners? Op deze manier wordt het 'waarom' van digitaliseren helder. Hier kun je naar terug grijpen in elke fase van je traject.

2. Zorg ervoor dat het management van de organisatie digitalisering hoog op de agenda zet en dus ook achter de veranderingen staat.

3. Vorm een team Digitalisering dat als opdracht heeft de doelen die vastgesteld zijn in stap 1 te realiseren. Zorg ervoor dat dit team een zorgvuldige planning en uitvoering hanteert zodat ze gebruik kunnen maken van voldoende tijd en middelen.

4. Betrek alle teams van de organisatie in je traject. Denk hierbij aan een afgevaardigde van een team of afdeling. Hiermee creëer je eigenaarschap door de hele organisatie en dat zorgt voor een breder draagvlak. 

Het is duidelijk dat digitalisering veel vraagt van een organisatie. Het is een investering in de toekomst en dit vraagt om het vrijmaken van de nodige middelen. Niet elke organisatie heeft de mogelijkheid om deze investeringen te kunnen doen. De overheid ziet ook de noodzaak van digitalisering van bedrijven en heeft daarom subsidies beschikbaar gesteld. Op Europees, landelijk en provinciaal niveau zijn er fondsen beschikbaar gesteld. Zo heeft de Europese Commissie het Digital Europe Programme opgesteld. Europese organisaties kunnen hier aanspraak op doen als zij een digitaliseringstraject in willen.

Daarnaast biedt de Nederlandse overheid ook hulp. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft een subsidie- en financieringswijzer. Deze wijzer geeft een overzicht van alle mogelijkheden voor subsidies voor ondernemers in Nederland. Ook kun je aanspraak maken op subsidies die worden verstrekt door de verschillende provincies. Hieronder staat een aantal instanties waar je meer informatie kunt vinden over subsidiemogelijkheden.

• Digital Europe Programme van de Europese Commissie.

• Rijksdienst voor Ondernemend Nederland.

• Provinciale subsidieregelingen voor digitalisering.

Digitalisering is de integratie van digitale technologieën in alle onderdelen van een bedrijf, wat leidt tot fundamentele veranderingen in de manier waarop bedrijven werken en waarde leveren aan klanten. Digitalisering wordt ook wel digitale transformatie genoemd. In de kern gaat digitalisering over het gebruik van technologie om dingen beter te doen. Dit omvat het verbeteren van bestaande processen en digitalisering leidt vaak tot veranderingen in de manier waarop bedrijven met hun klanten, werknemers, partners en leveranciers omgaan.

Digitaal verandermanagement is een cruciaal onderdeel van elk traject naar digitale transformatie. Zonder de juiste planning en uitvoering loop je als organisatie het risico dat je inefficiënte of zelfs schadelijke wijzigingen aanbrengt in je bedrijfsmodel, werkprocessen en organisatiecultuur. Door de tijd te nemen om veranderingen goed te plannen en te beheren, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun digitale transformatie-inspanningen succesvol zijn.