Digitaliseren van personeelsdossiers: de complete gids voor bedrijven

Het digitaliseren van personeelsdossiers betekent dat fysieke personeelsdocumenten worden omgezet in een digitale vorm. Dit gebeurt door de papieren versie om te zetten naar een digitaal bestand. Al deze bestanden kunnen vervolgens geüpload worden in een database. Dit proces maakt het eenvoudiger om personeelsgegevens terug te vinden en ze op een veilige manier op te slaan. Bovendien kunnen digitale bestanden selectief gedeeld worden met geautoriseerde personen.

Moderne bedrijven stappen tegenwoordig allemaal over op digitale oplossingen voor het beheren van hun personeelsdossiers. Dit is niet zomaar een trend. Aan digitale personeelsdossiers zijn namelijk belangrijke voordelen verbonden voor het hele bedrijf.

Het beheer van papieren dossiers is erg tijdrovend. Bovendien beperken fysieke dossiers de mogelijkheid van je HR-medewerkers om snel en efficiënt benodigde informatie te vinden. Dit heeft uiteindelijk een negatieve invloed op de productiviteit van je medewerkers en op de bedrijfsresultaten. Met digitale personeelsdossiers zijn je gegevens daarentegen efficiënt georganiseerd en makkelijk toegankelijk.

Door te kiezen voor digitale oplossingen kan je het papierverbruik van je kantoor aanzienlijk verminderen, wat zich vertaalt in grote kostenbesparingen. Je elimineert ook opslag- en beheerkosten omdat je door het digitaliseren van personeelsdossiers dure kantoorruimte vrijmaakt.

💡 Uit een Belgische studie blijkt dat een besparing van 5000 vellen papier per jaar en per werknemer overeenkomt met 25 kg papier. Dit komt neer op een besparing van 250 euro!

Papieren personeelsdossiers zijn per definitie onveilig omdat ze altijd, overal en door iedereen kunnen worden ingekeken of meegenomen. Met digitale oplossingen zoals Personio heeft de HR-afdeling meer controle over wie (geen) toegang heeft tot specifieke dossiers. Omdat dataverlies heel duur kan uitpakken voor je bedrijf, is het financieel gezien verstandig om je bestanden extra te beveiligen.

Door over te stappen op digitale personeelsdossiers verklein je ook het risico op onbedoeld gegevensverlies. Je kunt documenten scannen, in de cloud opslaan en beveiligingsrechten instellen, zodat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de bestanden.

De werknemerservaring speelt tegenwoordig een belangrijke rol in het bedrijfsleven. Dit houdt in dat je als werkgever streeft naar het creëren van een persoonlijke en boeiende werkervaring voor je medewerkers, het naleven van de compliance-eisen en het stimuleren van een unieke loopbaanontwikkeling voor je werknemers. 

Papieren processen zijn foutgevoelig, inefficiënt en omslachtig in vergelijking met digitale alternatieven. Als je de personeelsdocumenten digitaliseert en handmatige processen online brengt, zorg je voor een moderne ervaring, waarbij medewerkers hun taken efficiënt en productief kunnen uitvoeren.

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

Er zijn ook een aantal uitdagingen en risico’s waar je als werkgever rekening mee moet houden bij het digitaliseren van de personeelsdossiers.

Het digitaliseren van bestaande dossiers kan een zeer tijdrovend proces zijn. Er kan ook weerstand ontstaan bij het personeel, vooral als ze gewend zijn aan een papieren systeem. Het is belangrijk om rekening te houden met een leercurve, zodat medewerkers voldoende vertrouwd kunnen raken met het gebruik van de nieuwe digitale HR-tools.

Hoewel digitale systemen geavanceerde beveiligingsmechanismen bieden, zijn ze niet immuun voor cyberaanvallen of datalekken. Fouten van medewerkers, zoals het per ongeluk versturen van gevoelige informatie, kunnen vaak leiden tot beveiligingsincidenten.

Technische storingen of systeemonderbrekingen kunnen de toegang tot belangrijke werknemersinformatie belemmeren. Het is noodzakelijk om voortdurend updates en onderhoud uit te voeren om het systeem up-to-date en veilig te houden.

Er kunnen aanzienlijke kosten verbonden zijn aan de aanschaf, de implementatie en het onderhoud van het digitale systeem en de bijbehorende hardware. Voor sommige softwareoplossingen zijn er ook terugkerende licentiekosten.

Het beheren en bewaren van digitale gegevens moet voldoen aan specifieke wettelijke normen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Europa. Er kunnen hoge boetes en sancties volgen als deze normen niet (afdoende) worden nageleefd.

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

Volg de onderstaande stappen om je personeelsdossiers succesvol te digitaliseren. Op die manier zorg je voor een soepele overgang en waarborg je de integriteit en veiligheid van je personeelsgegevens.

Begin met een grondig onderzoek van de bestaande personeelsdossiers. Ga daarbij na welke documenten relevant zijn en welke verouderd of niet meer nodig zijn. Verwijder bijvoorbeeld oude dossiers van werknemers die al jaren niet meer voor je bedrijf werken.

Kies zorgvuldig welke gegevens je wilt digitaliseren. Deze taak gaat verder dan het louter scannen van documenten. Je moet bepalen welke informatie waardevol is voor het bedrijf en als betrouwbare bron kan dienen voor toekomstige beslissingen.

Zodra je de relevante documenten voor je bedrijf hebt geïdentificeerd, ga je op zoek naar een geschikte tool voor bestandsbeheer. Er zijn talloze softwareoplossingen op de markt, maar het is belangrijk om een oplossing te kiezen die niet alleen efficiënt is in het beheren van bestanden, maar die ook gebruiksvriendelijk is voor je HR-team.

 🙌 Wil je weten hoe Personio jouw team kan helpen met de digitalisering van je personeelsdossiers? Boek dan een gratis demo.

Zodra de eerste gegevens zijn overgedragen, moet er een duidelijk proces zijn om nieuwe gegevens toe te voegen. De gegevens van nieuwe werknemers, updates van bestaande records en andere relevante informatie moeten eenvoudig en systematisch kunnen worden toegevoegd aan het nieuwe systeem. Zo blijft je werknemersdatabase altijd up-to-date.

Zorg ervoor dat je HR-team goed getraind is in het gebruik van de nieuwe tool. Je moet ook op de hoogte blijven van updates. Op die manier kunnen je HR-medewerkers alle functies van de tool te allen tijde blijven gebruiken.

In Nederland moet je voldoen aan diverse regels en normen op het gebied van personeelsadministratie en gegevensbescherming. Met een digitaal systeem kun je heel snel controleren of je aan de gestelde normen voldoet, aangezien de gegevensverwerking snel en automatisch verloopt.

1. Bewaartermijn: je digitale personeelsdossiers worden gedurende de wettelijk vereiste periode bewaard. Voor veel gegevens in personeelsdossiers geldt bijvoorbeeld een bewaarplicht van 7 jaar na het einde van het dienstverband.

2. Gegevensauthenticiteit en -integriteit: de digitale documenten moeten een getrouwe weergave zijn van de originele documenten. Het moet duidelijk zijn dat er achteraf geen wijzigingen aan de documenten zijn aangebracht. Dit kan door middel van encryptie of digitale handtekeningen.

3. Toegankelijkheid: de digitale documenten moeten gedurende de hele bewaarperiode toegankelijk en leesbaar blijven. Dit betekent dat ze snel en makkelijk terug te vinden moeten zijn en in een gangbaar formaat moeten worden opgeslagen.

4. Back-ups: je moet regelmatig back-ups maken van de digitale personeelsbestanden om te voorkomen dat belangrijke gegevens verloren gaan door technische problemen. Deze back-ups moeten ook voldoen aan de eisen en normen die de wet stelt. 

5. Gegevensbescherming: hoewel dit geen directe vereiste is van de Belastingdienst, is het op basis van de AVG belangrijk om de privacy van je werknemers te waarborgen. Dit betekent dat je als werkgever zorgvuldig moet omgaan met de persoonlijke gegevens van je werknemers en dat je alleen de noodzakelijke informatie dient te bewaren.

De Belastingdienst heeft ook specifieke eisen voor het bijhouden en rapporteren van de salarisgegevens.

• Loonstrook: elke werknemer moet een loonstrook hebben. Hierop staan de persoonlijke gegevens van de werknemer en de details over het loon, de loonbelasting en de arbeidsomstandigheden. Digitale tools helpen om deze gegevens correct over te dragen. 

• Loonaangifte: elke werkgever is verplicht om maandelijks of vierwekelijks loonaangifte te doen bij de Belastingdienst. Een digitaal systeem kan helpen om deze aangiften nauwkeurig en tijdig te verwerken en het risico op fouten te vermijden.

• Jaaropgave: aan het einde van het jaar moet elke werknemer een jaaropgave ontvangen die het totale loon en de loonheffingen die dat jaar zijn ingehouden vermeldt. Een goed digitaal systeem kan deze jaaropgaven automatisch genereren.

• Minimumloon: de salarissen die in het digitale systeem worden verwerkt, moeten voldoen aan het wettelijk minimumloon dat van toepassing is.

Goede tools voor het digitaliseren van personeelsdossiers bieden voldoende digitale opslagruimte, geïntegreerde HR-functies, verlofbeheer en meer. Een veelgebruikte en complete tool is Personio, vanwege zijn enorme veelzijdigheid en gebruiksvriendelijkheid.

Om de privacy van je werknemers te waarborgen zijn er technische beveiligingsmaatregelen nodig, zoals het gebruik van versleutelde databases en/of het instellen van toegangsbeperkingen. Daarnaast is een organisatorische aanpak essentieel. Denk hierbij aan het opstellen van een helder beleid, het trainen van medewerkers en het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het is noodzakelijk om je digitale personeelsdossiers regelmatig bij te werken wanneer er veranderingen plaatsvinden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een adres- of functiewijziging van een medewerker. Het inplannen van periodieke herzieningen, zoals een jaarlijkse revisie, draagt bij aan het up-to-date houden van de personeelsdossiers.