Doelstellingsafspraken: voorbeelden, tips en no-go’s

De doelstellingsafspraak is een managementinstrument om binnen een bepaalde tijd prestatiedoelen voor medewerkers vast te stellen. Aan het einde van de periode reflecteren leidinggevenden en medewerkers of en in hoeverre de doelstellingen zijn behaald. De technologie is gebaseerd op de principes van “Management by Objectives” (Peter F. Drucker, 1955). Er zijn drie soorten doelen:

• Gedragsdoelen: binnen één dag op negatieve werkgeversbeoordelingen reageren.

• Taakgerelateerde doelen: het personeelsverloop met 5 procent verlagen.

• Ontwikkelingsgerelateerde doelen: een seminar bijwonen over het optimaliseren van salarisprocessen.

Doelstellingsafspraken zijn bedoeld om medewerkers te motiveren en hen te helpen hun loopbaan vorm te geven. De hoogste autoriteit bij dit proces is HR. Met een proces voor prestatiebeheer zorgt HR ervoor dat alle hoofdrolspelers in een bedrijf systematisch doelen definiëren, altijd met als doel het ontwikkelen en behouden van medewerkers.

Doelstellingsafspraken moeten medewerkers motiveren, een leidraad geven voor hun werk (sleutelwoord: prioritering) en managers helpen om het functioneren van medewerkers beter te beoordelen. Maar niet alle argumenten spreken voor doelstellingsafspraken.

• Taken worden geprioriteerd: medewerkers weten welke doelen prioriteit hebben en kunnen deze als eerste aanpakken.

• Medewerkers zijn gemotiveerd: omdat hun beoordeling gebaseerd is op feiten en niet op willekeur of gevoelens.

• Meer verantwoordelijkheid voor de medewerkers: ze kunnen zelf de weg naar het doel bepalen.

• Transparantie en duidelijkheid: beide partijen kennen de vereisten.

• Doelen creëren commitment: en dat bij beide partijen, want ze hebben de doelen samen uitgewerkt en gedefinieerd in het doelstellingsgesprek.

• Verhoogde druk om te presteren : dit remt de creativiteit en vertraagt in het ergste geval het werk.

• Druk verslechtert de werksfeer: dat laatste heeft een impact op de productiviteit.

• Gebrek aan consistentie: doelstellingen worden niet als bindend beschouwd en worden daarom niet nagestreefd.

• Wat als je je doelstellingen niet haalt? De gevolgen kunnen demotivatie en prestatieverlies zijn.

Template voor doelstellingsafspraken

Eerlijke en realistische doelen zijn het allerbelangrijkste. Met deze template ondersteun je je managers bij het stellen van zinvolle doelen tijdens het de doelstellingsgesprek.

Nu gratis downloaden

Doelstellingsafspraken worden in de meeste bedrijven nog steeds gebruikt . Dit blijkt uit een onderzoek van Dr. Heissmann GmbH (2005), die 241 bedrijven van verschillende groottes ondervroeg. Ongeveer 90 procent van hen geeft aan met doelafspraken te werken.

Het staat dus buiten kijf dat doelstellingsafspraken nuttig zijn voor deze bedrijven. Maar er is ruimte voor verbetering. Lange tijd domineerden jaardoelen (in sommige bedrijfstakken en beroepsgroepen is dit nog steeds het geval).

Maar nu wordt dit type doelstellingsafspraak als achterhaald beschouwd. Want feedback (goed of slecht) moet snel gegeven worden zodat het begrijpelijk blijft en doelen eventueel bijgesteld kunnen worden. Een keer per jaar een functioneringsgesprek of een doelstellingsgesprek is dus niet voldoende. In plaats daarvan gaan bedrijven over op driemaandelijkse beoordelingen.

Werknemers hebben geen bezwaar tegen doelstellingsafspraken. Integendeel:

Tegelijkertijd hadden de respondenten kritiek op de manier waarop doelen werden gedefinieerd. 60 procent was van mening dat de gestelde doelen niet meetbaar waren. Drie op de tien kon zich de afspraken een paar weken na de besprekingen over de doelstellingsafspraak niet herinneren.

Focus op enkele doelen, zo luidt daarom daarom een aanbeveling; anders loop je vast, in de ware zin van het woord. Als manager en medewerker één tot drie doelen voor ogen hebben en afspreken om ze binnen een bepaalde tijd te halen, werkt dat motiverend zonder overweldigend te zijn. Het is belangrijk om de doelen te documenteren, anders wordt wat eigenlijk bedoeld is als een effectief instrument voor personeelsontwikkeling een farce.

Kwantitatieve doelen zijn doorgaans gemakkelijker te meten dan kwalitatieve. Desalniettemin dient een mix van beide varianten in de doelstellingsafspraak te worden opgenomen, zodat er geen willekeur is bij objectieve doelstellingen.

Kwantitatieve doelen worden gemeten aan de hand van zogenaamde KPI's (Key Performance Indicators). Dit wordt meestal gevolgd door specifieke cijfers, bijv. een extra ster op een werkgeversportaal. Ze zijn afgeleid van de afdelingsdoelen en zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat aan de bedrijfsspecificaties wordt voldaan.

De kwalitatieve doelen zijn ‘zachter’. Een bekend voorbeeld hiervan is het verbeteren van de klanttevredenheid. Helaas is dit soort doelen moeilijk te meten en moeten ze daarom altijd worden geconcretiseerd met een tastbaar doel, zoals bijv. een beter cijfer voor ‘tevredenheid’ bij de volgende medewerkersenquête.

Verzamel doelstellingen en feedback op één plek

In Personio stel je kwalitatieve en kwantitatieve doelen op en hou je je voortgang bij. Alle feedback wordt na de prestatiebeoordeling opgeslagen in Personio.

Prestaties met Personio

Het verbeteren en meten van de prestaties van medewerkers is een van de belangrijkste taken van team- en afdelingsleiders. Toch zijn ze daarvoor vaak aangewezen op samenwerking met personeelszaken. HR kan hiervoor gespecialiseerde software gebruiken en – samen met de manager – de ontwikkeling van medewerkers daarin documenteren.

HR kan opmerkingen invoeren die aan het einde van een beoordelingsperiode helpen om een medewerker op een alomvattende en evenwichtige manier te beoordelen. Hierdoor wordt duidelijk hoe succesvol de medewerker zijn doelen heeft nagestreefd en uitgevoerd. Experts zijn het inmiddels over eens dat het beter is om bonussen of salaris los te koppelen van de prestatiebeoordeling.

De prestatie-evaluatie heeft het beste effect wanneer doelstellingen worden bepaald volgens de SMART-formule. De afkorting staat voor specifiek, meetbaar, attractief, realistisch en tijdgebonden. Het is het tegenovergestelde van ondoordacht geformuleerde intentieverklaringen waar alle betrokkenen snel vanaf willen en die niemand zich later nog herinnert.

Het maakt doelen preciezer: door doelen meetbaar te maken, zorgt de SMART-formule voor vergelijkbaarheid. Door realistisch te zijn, motiveren de doelen medewerkers en stimuleren ze goede prestaties.

Voorwaarde om doelen aantrekkelijk te maken is dat de medewerker akkoord gaat met de gestelde doelen: het schendt zijn of haar waarden niet, behoort tot zijn verantwoordelijkheidsgebied en is een van de taken die hij graag goed uitvoert. Er wordt ook bepaald in welke periode het prestatiedoel moet worden behaald. Het is de verantwoordelijkheid van de teamleden zelf om hun middelen zodanig te organiseren en hun werk zodanig te plannen dat ze hun doelen kunnen bereiken.

Maar hoe geef je smart-doelen vorm? Wat komt er precies bij kijken, en hoe verschillen smart-doelen van vage projecten die de medewerker – en daarmee de hele organisatie – hinderen om het beste uit zichzelf te halen? Hier zijn een paar voorbeeldformuleringen.

Het is belangrijk dat je medewerker begrijpt wat je van hem/haar wilt. De doelstellingsafspraken moeten daarom op een eenvoudige, nauwkeurige en begrijpelijke manier worden geformuleerd. Focus op positieve kortetermijndoelen.

Slecht:“Jongere groepen kopers interesseren in een nieuwe biologische kant-en-klaarsoep”

Smart:“Verhoog de bekendheid van een nieuwe biologische kant-en-klaarsoep onder mannen en vrouwen tussen 20 en 35 jaar met 30 procent tegen het einde van het kalenderjaar.”

Andere mogelijke doelen zijn:

• X klantcontacten binnen y maanden genereren

• Het aantal websitebezoekers in y maanden met x% laten stijgen

• De conversieratio op de website binnen y maanden met x% verhogen

• X (positieve) interacties op het social media-kanaal y in z maanden genereren

• X artikelen in bepaalde publicaties in de komende y maanden publiceren

• Het marktaandeel in het volgende boekjaar met x% vergroten

Slecht: ”Versterk het werkgeversmerk.”

Smart:“Verbeter beoordelingen op kununu en Glassdoor met minimaal 1 ster binnen een kwartaal.”

Andere mogelijke doelen zijn:

• Het personeelsverloop met x% binnen y maanden doen dalen

• In het volgende kwartaal x sollicitaties per geadverteerde functie genereren

• In het volgende boekjaar de time-to-hire per kandidaat verlagen van x naar y dagen

• In het volgende boekjaar het aantal ziektedagen verlagen van x naar y dagen

• In het volgende kwartaal de tijd tot het eerste gesprek per sollicitant verlagen van x naar y dagen

• In het volgende kwartaal de cost-per-hire verlagen van van x naar y €

• Het acceptatiepercentage van aanbiedingen in het volgende kwartaal laten toenemen met x%

• Het aantal kandidaten dat in de proeftijd vertrekt in volgend boekjaar verlagen met x%

• Wees realistisch. Leg de lat bij doelen niet te hoog – zowel qua omvang als aantal doelen. We raden aan om niet meer dan drie doelen per kwartaal te stellen. Hierin moeten ook de ontwikkelingsdoelen worden opgenomen.

• Bepaal vanaf het begin welke beslissingsbevoegdheid en eigen verantwoordelijkheid de medewerker heeft om de doelen te bereiken. Niets is deprimerender dan gaandeweg te beseffen dat ze elke stap met hun leidinggevende moeten bespreken. Definieer de spelregels dus al meteen in het functioneringsgesprek.

• Mijlpalen en check-ups helpen om samen naar een tussenstand te kijken. Hoe gaat het tot nu toe? Hoe is de stemming? Waar zit het probleem en op welke punten moeten de doelstellingen worden bijgesteld?

• Prestatiestappen en doelafspraken moeten worden gedocumenteerd. Dit helpt later om doelen weer te kunnen begrijpen. Dese template ondersteunt jou en je medewerkers daarbij.

Wie slimme doelen wil stellen voor zichzelf of zijn medewerkers, merkt het volgende op: een goed gekozen doel vraagt om afwegingen vooraf. Hoe lang duurt het om processen opnieuw te definiëren en in te richten? Wat zijn realistisch gezien de huidige marktomstandigheden? Medewerkers en leidinggevenden worden gedwongen na te denken over wat ze echt willen en kunnen bereiken, voordat de doelen worden gesteld.

Tegelijkertijd sluit een slimme doelstelling altijd aan bij de bedrijfsdoelen: wil het management het marktaandeel vergroten in bestaande markten? Het imago verjongen met nieuwe, innovatieve producten? Of een nieuwe cultuur creëren?

Omdat een individueel doel een uitgesplitst bedrijfsdoel vertegenwoordigt en overeenkomt met de smart-formule, maakt iedere medewerker deel uit van de bedrijfsbrede strategie. Dat motiveert, want collega’s voelen dat ze samen aan een doel werken en dat ze daar een belangrijke bijdrage aan kunnen leveren.