Compliance Management: Uitleg, elementen en systemen

Compliance management is een continu proces waarbij bedrijven ernaar streven om te (blijven) voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast is het voor een organisatie noodzakelijk om tijdig maatregelen te nemen en te anticiperen op toekomstige wet- en regelgeving. Dit kun je onder meer doen door de werkprocessen aan te passen en de risico’s te beheersen.

Het belang van compliance management voor bedrijven is aanzienlijk. Door aan compliance management te doen, verzeker je dat je bedrijf voldoet aan de actuele en diverse wet- en regelgeving. Aangezien de regelgeving voortdurend in beweging is, moet je als werkgever steeds op de hoogte blijven en je werkprocessen aanpassen aan deze veranderingen.

Schendingen van de compliance-regels kunnen leiden tot grote financiële verliezen en tot ernstige schade aan het imago van het bedrijf of het merk. Als een organisatie daarentegen strafrechtelijk of civielrechtelijk vervolgd wordt wegens inbreuken op de compliance-regels, kan een geïmplementeerd compliance management-systeem zorgen voor verzachtende omstandigheden.

Bedrijven die beschikken over een actief compliance management-systeem, kunnen ook een belangrijk concurrentievoordeel behalen. Dit komt doordat veel contracten in de publieke sector alleen worden toegekend aan organisaties die zo’n gestructureerd compliance management-systeem hanteren.

Om een effectief compliance management te waarborgen, dienen de volgende elementen in acht te worden genomen:

• Een grondige risicoanalyse met zowel harde als zachte beheersmaatregelen (hard controls en soft controls).

• Een duidelijke en begrijpelijke gedragscode, inclusief handleidingen en richtlijnen.

• Een communicatie- en/of trainingsprogramma, bij voorkeur in de vorm van interactieve workshops in plaats van online trainingen, op basis van een opleidingsplan.

• Een robuust monitoringsproces dat regelmatige controles omvat en de voortgang van de processen bewaakt.

• Een meldingsmechanisme voor mogelijke schendingen, inclusief een actieve opvolging van dergelijke meldingen.

• Een toegewijd team dat instaat voor de compliance-functie, in plaats van een enkele medewerker te belasten met deze taak.

Digitale transformatie? Een sterke cultuur biedt houvast

Deskundige inzichten, stapsgewijze instructies en tal van praktijkvoorbeelden: in deze gids leer je concrete doelen te stellen, heldere waarden te verankeren en je bedrijfscultuur gericht te beheersen en te meten.

Nu gratis downloaden

Wil je een compliance management-proces opzetten in je bedrijf of je bestaande compliance-processen aanscherpen? Volg dan de volgende 5 stappen.

Alles begint bij het uitzoeken en documenteren van de actuele wetten en regelgevingen die op jouw bedrijf van toepassing zijn. Dit is geen eenmalige klus, want de regels veranderen continu. Zodra er wijzigingen worden doorgevoerd, moet dit framework ook weer up-to-date worden gehouden.

Zorg ervoor dat je beheersmaatregelen, zoals je beleid en procedures, worden opgesteld in overeenstemming met de wet. Door een beleidshuis op te zetten en dit te koppelen aan de regelgeving, kan je makkelijker aantonen hoe jouw bedrijf voldoet aan alle wettelijke vereisten.

Een grondige risicoanalyse is van belang om de risico’s inzichtelijk te maken die je als bedrijf loopt als je niet of niet volledig voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. We raden aan om in de beginfase een uitgebreide analyse uit te voeren, en deze periodiek te herhalen in de vorm van een snellere beoordeling.

Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse kan je vervolgens een compliance-programma opstellen om juist die risico’s te minimaliseren. Vooral in grotere organisaties kan het monitoren hiervan een uitdaging zijn. Gelukkig is er tegenwoordig goede compliance management-software op de markt om je bij deze taak te helpen.

Elk kwartaal wordt er een rapport opgemaakt over de stand van zaken. Het compliance-team zal ook in de gaten houden of er mogelijke problemen zijn. Als er zich een compliance-incident voordoet, zal dit team ook de nodige vervolgacties vastleggen en opvolgen.

Een compliance management-systeem (CMS) is een geïntegreerde softwaretool dat documenten, processen, hulpmiddelen, interne controles en functies samenbrengt. Het doel van een CMS is om eenvoudig te kunnen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De tool helpt je bij het beheersen van de risico’s en het minimaliseren van mogelijke schade. Steeds meer bedrijven kiezen vrijwillig voor deze digitale ondersteuning via compliance management-systemen om aan de gestelde wettelijke eisen te voldoen.

Compliance management is een uitdagende taak die veel aandacht vergt binnen een organisatie. Door middel van automatisering en monitoring kan technologie helpen om risico’s sneller op te sporen, de processen beter te beheren, en meer. Het is wel belangrijk om te beseffen dat technologie slechts een (belangrijke) aanvullende rol speelt in de compliance management-processen. Het bedrijf zelf, en meer bepaald het compliance-team, moet actief betrokken zijn bij het opzetten, sturen en controleren van deze processen. Technologie is dus een hulpmiddel, maar de organisatie neemt de leiding bij het naleven van de regels en wetten.

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

Ook HR speelt een belangrijke rol in compliance management op verschillende gebieden:

• Het aanwerven van kandidaten met de juiste kennis en ervaring.

• Het implementeren en eventueel ook opvolgen van specifieke processen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de arbeidscontracten en het vertrouwelijkheidsbeleid.

• Het bevorderen van goed werkgeverschap door een eerlijke, veilige en ondersteunende werkomgeving te garanderen.

• Het bijstaan van het management bij het organiseren van opleidingen en workshops over de werkprocessen en risicoanalyses.

Elke werknemer van een bedrijf heeft een rol te spelen in compliance. Hierbij is het essentieel dat zowel het management als de medewerkers zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden, waaronder de werkgeversaansprakelijkheid en de zorgplicht van de werkgever, om risico's te beperken en de integriteit van de organisatie te waarborgen. Zelfs kleine overtredingen of fouten door een individuele medewerker kunnen het hele bedrijf schaden. Compliance-managers zijn dus belangrijk en waardevol voor een organisatie, maar misschien nog belangrijker zijn medewerkers die een specifieke compliance-training hebben genoten en een scherp besef hebben van het belang van het naleven van regels.

De compliance-risico’s waarmee een bedrijf te maken kan krijgen, hangen in grote mate af van de sector waarin het bedrijf actief is en de toepasselijke wet- en regelgeving. Het niet naleven van de regels kan een zeer negatieve impact hebben op het imago van een bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het schandaal van de dieselfraude bij Volkswagen.

De zes belangrijkste elementen van compliance management zijn: een grondige risicoanalyse, compliance vanuit het management, effectieve communicatie en training, voortdurende monitoring en evaluatie, gestroomlijnde operationele processen en een open meldingscultuur.