Een communicatieplan opstellen voor je bedrijf: stappen + voorbeeld

Een communicatieplan fungeert als een strategische blauwdruk om de communicatiedoelen van je bedrijf vast te stellen en de weg ernaartoe te bepalen. Een communicatieplan is een gedetailleerd plan dat beschrijft wat je als organisatie wilt bereiken met je communicatie-inspanningen, wie je doelgroep is, welke kernboodschap je wilt overbrengen, welke communicatiemiddelen je daarvoor gaat gebruiken, en hoe je de resultaten van je communicatie-inspanningen gaat meten en evalueren. Het plan vormt de leidraad die je volgt om je bedrijfsboodschap op de juiste manier, op het juiste moment en aan het juiste publiek over te brengen, en draagt bij aan het vormgeven van de organisatiecultuur.

Een effectief communicatieplan bestaat uit de volgende 9 onderdelen:

1. Probleemstelling

2. Doelstellingen

3. Doelgroep

4. Strategie

5. Boodschap

6. Communicatiemiddelen

7. Planning

8. Budget

9. Evaluatie

Het opstellen en gebruiken van een communicatieplan is belangrijk voor je organisatie, omdat je op die manier een brug bouwt tussen je organisatie en je doelgroep. Het plan vormt de leidraad die je volgt om je bedrijfsboodschap op de juiste manier, op het juiste moment en aan het juiste publiek over te brengen. 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een productlancering. Met behulp van een gedetailleerd communicatieplan weet elke afdeling precies wat haar rol is, welke boodschap ze moet communiceren en wanneer ze dat moet doen. Dit voorkomt verwarring, vergroot de efficiëntie en zorgt voor een consistente boodschap. In tijden van crisis kan een goed ontwikkeld communicatieplan fungeren als een levenslijn. Het communicatieplan voorziet in een duidelijk pad van actie om het vertrouwen van stakeholders te behouden.

Maak verandering succesvol

Onze gids voor verandermanagement biedt inzicht in de processen die veranderingen in jouw organisatie succesvoller en duurzamer maken.

Download onze gids

Het maken van een communicatieplan is een proces dat uit negen verschillende stappen bestaat.

De eerste stap bij het opstellen van een communicatieplan houdt in dat je alle relevante informatie verzamelt en analyseert die je nodig hebt om je communicatieplan te ontwikkelen. Dit vereist dat je inzicht hebt in de visie van je bedrijf, je doelgroep, de concurrentie en de huidige markttrends. Het is belangrijk om zowel de interne als externe factoren te overwegen die van invloed kunnen zijn op je communicatiestrategieën.

De tweede stap omvat het formuleren van duidelijke en meetbare doelstellingen. Hiermee geef je de richting aan die je bedrijf wenst te volgen. De doelen beschrijven wat je met de communicatie wil bereiken, gebaseerd op de SWOT-analyse. Zorg ervoor dat je doelen SMART zijn geformuleerd (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Deze derde stap houdt in dat je identificeert wie je wilt bereiken met je communicatie-inspanningen. Het segmenteren van de markt op basis van verschillende relevante criteria helpt om nauwkeurig je doelgroep te bepalen. Het is belangrijk om je doelgroep zo specifiek mogelijk te definiëren, zodat je je boodschap effectief kunt afstemmen op de unieke behoeften en voorkeuren van je doelgroep.

Het is essentieel om een effectieve communicatiestrategie te ontwikkelen die in de lijn ligt met je doelstellingen en die gericht is op je doelgroep. De strategie specificeert hoe je de communicatiedoelen wilt bereiken op basis van de SWOT-analyse. Vervolgens wordt deze strategie vertaald naar een heldere kernboodschap of ‘propositie’ die je aan je doelgroep communiceert.

Nu is het tijd om de boodschap te ontwerpen die je aan je doelgroep wilt overbrengen. De boodschap moet voldoen aan de BBT-formule: belofte (B), bewijs (B), en toonzetting (T). Zorg ervoor dat je boodschap duidelijk, relevant en aantrekkelijk is voor je doelgroep. Bij het ontwikkelen van je kernboodschap is het belangrijk om rekening te houden met de verschillende communicatiestijlen. Zorg ervoor dat de stijl die je kiest past bij de organisatie en de doelgroep. 

Deze stap omvat het selecteren van de communicatiemiddelen die je gaat gebruiken om je boodschap over te brengen aan je doelgroep. Je kunt je boodschap overbrengen via verschillende kanalen, zowel online als offline, afhankelijk van waar je doelgroep zich bevindt en welke communicatiemiddelen het meest effectief zijn om je doelgroep te bereiken.

Het bepalen van het communicatiebudget is een cruciale stap in het proces. Het communicatiebudget omvat de materiaal- en personeelskosten. Het is belangrijk om een realistisch budget vast te stellen dat in overeenstemming is met je doelstellingen en de verwachte ‘return on investment’ (ROI).

Deze fase omvat het plannen van het tijdstip waarop elke boodschap wordt gecommuniceerd en het begrijpen van de flexibiliteit van de geselecteerde mediakanalen. Het gebruik van Gantt-grafieken kan nuttig zijn bij het plannings- en uitvoeringsproces.

De laatste stap bij het opstellen van een communicatieplan betreft de evaluatie. De evaluatie van je communicatieplan is niet alleen belangrijk om het succes van je campagne te kunnen beoordelen, maar speelt ook een cruciale rol bij de interne analyse ter voorbereiding van je volgende communicatieplan.

Digitale transformatie? Een sterke cultuur biedt houvast

Deskundige inzichten, stapsgewijze instructies en tal van praktijkvoorbeelden: in deze gids leer je concrete doelen te stellen, heldere waarden te verankeren en je bedrijfscultuur gericht te beheersen en te meten.

Nu gratis downloaden

Bij het opstellen van een communicatieplan is het net zo belangrijk om te weten welke zaken je beter niet in het plan kunt opnemen. Een communicatieplan dat vaag geformuleerde of niet-meetbare doelstellingen bevat, zoals ‘het verbeteren van bedrijfsimago’, kan het plan nutteloos maken. Zorg er dus voor dat je duidelijke en meetbare doelen stelt, zoals ‘het verhogen van het websiteverkeer met 25% in het tweede kwartaal’. 

Vermijd ook dat je irrelevante doelgroepen opneemt in je plan. Als je product bijvoorbeeld specifiek is bedoeld voor productontwerpers binnen de technologische sector, is het niet nuttig om je communicatie (ook) te richten op professionals in het onderwijs.

Hoe een communicatieplan er in de praktijk uitziet kan variëren, afhankelijk van de specifieke behoeften en de doelstellingen van de organisatie. Hieronder vind je een allesomvattend voorbeeld met betrekking tot een fictief koffiebedrijf X.

Probleemstelling - Koffiebedrijf X wil de bekendheid van zijn nieuwe biologische koffielijn in de lokale markt vergroten.

Doelstelling - Verhoog de merkherkenning van de nieuwe biologische lijn bij lokale koffieliefhebbers met 25% binnen drie maanden na de lancering, en verkoop 500 pakketten van de nieuwe lijn binnen de eerste maand na de lancering.

Doelgroep - Koffiedrinkers in de leeftijd van 18-55 jaar in de lokale regio die een voorkeur hebben voor biologische producten.

Strategie - Voer een multi-channel marketingcampagne uit die sociale media, e-mailmarketing, evenementen en lokale pers omvat met als doel de voordelen van de nieuwe biologische koffielijn te benadrukken.

Kernboodschap - ‘Ontdek de pure smaak van de natuur met de nieuwe biologische koffielijn van koffiebedrijf X - uw perfecte start van de dag!’

Communicatiemiddelen - Bedrijfswebsite, Instagram voor verhalen en productfoto’s, e-mailmarketing voor informatie over de nieuwe lijn en lokale evenementen voor productproeverijen.

Planning - Gedurende de komende drie maanden worden dagelijkse posts op Instagram geplaatst en wekelijkse e-mails verstuurd. Daarnaast worden er maandelijks evenementen georganiseerd.

Budget - Voor het huidige kwartaal is er een budget vastgesteld van € 3.000 voor contentcreatie, € 1.000 voor advertenties op sociale media, en € 2.000 voor evenementenorganisatie.

Evaluatie - De prestaties van de campagne zullen maandelijks worden gemeten aan de hand van het aantal websitebezoekers, het engagement op sociale media, de open rates van de e-mails en het aantal pakketverkopen van de nieuwe lijn.

Natuurlijk vereisen alle aspecten in dit voorbeeld de juiste informatie, gegevens en beslissingen. Jouw eigen communicatieplan zal ongetwijfeld gedetailleerder zijn dan hierboven staat beschreven. Het is echter handig om de essentie van elk onderdeel te kunnen samenvatten in ongeveer twee zinnen, zodat je je boodschap helder, beknopt en SMART kunt communiceren aan je doelgroep.

HR speelt een belangrijke rol in de implementatie van een communicatieplan. HR kan bijvoorbeeld helpen bij het ontwikkelen van een effectief intern communicatieplan. Een intern communicatieplan helpt bedrijven bij het bevorderen van de transparantie, het verhogen van de medewerkerstevredenheid en het verbeteren van de productiviteit. 

De waarde van een effectieve interne communicatiestrategie mag niet worden onderschat, vooral niet als het gaat om het sturen van organisatorische veranderingen. Zo blijkt uit een onderzoek van Nguyen et al (2022) dat zowel formele als informele communicatie kan bijdragen aan de bereidheid tot verandering, zowel op individueel niveau als op groepsniveau. Daarom is het ontwikkelen en implementeren van een grondig geconstrueerd communicatieplan een noodzakelijke stap voor het succesvol doorvoeren van organisatorische veranderingen.

Ook kan HR bijdragen aan de externe communicatieplannen, door de leiding te nemen in activiteiten rondom employer branding en door te communiceren met potentiële kandidaten. Er zijn verschillende HR-tools beschikbaar, zoals het alles-in-één-HRM-systeem van Personio. Deze handige tool kan je helpen bij het succesvol opstellen en implementeren van je communicatieplan. 

Het primaire doel van een communicatieplan is om je boodschap gestructureerd en efficiënt te communiceren naar de verschillende doelgroepen, om zo de specifieke communicatiedoelen te bereiken.

Een bestaand communicatieplan moet op regelmatige basis worden bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het plan nog steeds relevant en effectief is. De frequentie van updates kan variëren afhankelijk van de dynamiek van de organisatie en de markt.

Interne communicatieplannen richten zich op het verbeteren van de communicatie binnen een organisatie, terwijl externe communicatieplannen gericht zijn op de communicatie met externe belanghebbenden, zoals klanten, investeerders, en het bredere publiek.