Onboarding checklist voor een nieuwe medewerker

Een onboarding checklist is een lijst van taken en activiteiten die ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich goed kunnen inwerken in het bedrijf. Deze checklist helpt je om niets te vergeten en om het onboarden van de nieuwe medewerker in goede banen te leiden. Zo kun je hem of haar beter ondersteunen en laten wennen aan de nieuwe werkomgeving. 

De volgende stappen kun je als leidraad gebruiken bij het creëren van je onboarding checklist.

De onboarding begint niet op de dag dat een werknemer voor het eerst op kantoor komt. Na het tekenen van het arbeidscontract, licht je idealiter al toe hoe de eerste werkdag eruit zal zien. Waar moet je nieuwe collega zijn? Naar wie moet hij of zij vragen? Wat is de dresscode? Enzovoort. Het is jouw job als HR-manager om de nieuwe werknemer welkom te heten en hem of haar voor te stellen aan het bedrijf.

Je wilt dat elke nieuwe werknemer de missie, de cultuur en het beleid van je bedrijf kent. Dit omvat vaak een enorme hoeveelheid informatie die nogal overweldigend kan zijn voor de nieuwe medewerker. Bezorg hem of haar daarom ruim van tevoren een kennismakingspakket, dat het werknemershandboek en andere belangrijke documenten bevat. Sommige bedrijven voorzien hierbij ook leuke items of gadgets, zoals een T-shirt of sleutelhanger van het bedrijf.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

Je laat geen goede indruk na als de werkplek van je nieuwe werknemer nog niet klaar is voor gebruik. Daarom is het een goed idee om de werkplek van je nieuwe collega op voorhand in te richten en te voorzien van alle benodigde apparatuur. Zorg er ook voor dat je nieuwe werknemer meteen aan de slag kan. Dit betekent dat hij of zij toegang heeft tot alle benodigde apps, softwarelicenties, enz.

Eerst en vooral moet het team waarin de nieuwe collega zal terechtkomen op de hoogte worden gebracht van de komst van de nieuwe medewerker. Je kunt de startdatum van de medewerker aan de teamleden bekendmaken en voorstellen doen over hoe ze hun nieuwe collega kunnen verwelkomen. 

Daarnaast moet een deel van het HR-personeel op de hoogte worden gebracht van de nieuwe medewerker. In de eerste weken moet er namelijk veel gebeuren op het gebied van loonadministratie en andere officiële documenten. Zorg dus voor een aparte kennismakingssessie met de leidinggevende, zodat beide partijen vanaf het begin een goede werkrelatie kunnen opbouwen.

Om de eerste werkdag soepel te laten verlopen, is het raadzaam om een gedetailleerd schema te voorzien voor de eerste werkdag. Hierin kun je diverse activiteiten opnemen, zoals de verwelkoming, de kennismaking met het team, de ontmoeting met de leidinggevende, de verkenning van de werkplek, enz. Dit schema deel je uiteraard ook (van tevoren) met de nieuwe medewerker.

Je zou denken dat de functie inmiddels duidelijk zou moeten zijn, toch? Nou, je zou verbaasd zijn. Nieuwe werknemers noemen ‘ander werk dan verwacht’ vaak als een van de belangrijkste redenen om te vertrekken bij een bedrijf. Zorg er dus voor dat je je nieuwe medewerker een duidelijke functieomschrijving geeft. Je nieuwe medewerker heeft waarschijnlijk ook nog een hoop vragen over het uitvoeren van zijn of haar taken. We komen hier later op terug.

Normaal gesproken heeft je nieuwe werknemer in het welkomstpakket al heel wat informatie kunnen lezen over de missie en de kernwaarden van je bedrijf. Geef je hem of haar op de eerste werkdag nogmaals een korte samenvatting van de missie en waarden van je bedrijf, en sta open voor eventuele vragen. Dit is tevens een goed moment om te praten over de bedrijfsstructuur, het organigram, de verschillende afdelingen en hoe deze met elkaar samenwerken binnen het bedrijf.

Door je nieuwe werknemers rond te leiden in je bedrijf, kun je een sterke vertrouwensrelatie opbouwen. Laat de nieuwkomers niet alleen de bureauruimtes zien, maar verschaf hen ook praktische informatie zoals waar ze de kantoorbenodigdheden kunnen vinden, waar de IT- en HR-afdelingen werken, waar de nooduitgangen zich bevinden, waar de kantine is, enzovoort. Sommige bedrijven beschikken over enorme kantoorruimtes waarin medewerkers makkelijk kunnen verdwalen. Daarom is het nuttig om het volledige bedrijfsgebouw te verkennen.

Welke sociale competenties heeft je bedrijf nodig?

Het antwoord schuilt in je bedrijfscultuur, want je waarden zijn een goede indicator voor de manier waarop je samenwerkt. Meer daarover lees je in onze gids.

Gids hier downloaden

Lunchtijd is een belangrijk moment tijdens de eerste werkdag van je nieuwe werknemer. Laat je nieuwe medewerkers niet alleen eten! Organiseer een gezamenlijke lunch met de teamleden. Dit is een uitstekende gelegenheid om een goede werkrelatie met collega’s op te bouwen.

Een groot aantal werknemers vindt de trainings- en opleidingsmogelijkheden die een bedrijf aanbiedt een belangrijke reden om bij dat bedrijf te blijven werken. Door je nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag wat werk te geven, raken ze makkelijker en sneller vertrouwd met hun taken. Als werkgever heb je zo ook de mogelijkheid om meteen zinvolle feedback en coaching te geven.

Tijdens de eerste weken kan je aan je nieuwe collega de mogelijkheid bieden om aan ‘work shadowing’ of ‘job shadowing’ te doen. Dit betekent letterlijk dat je nieuwe medewerkers de bestaande medewerkers gaan ‘schaduwen’. Met andere woorden, ze lopen mee met meer ervaren medewerkers om te zien hoe zij hun job uitvoeren. Op deze manier wordt het voor nieuwe collega’s makkelijker om met hun teamleden om te gaan. Deze methode biedt ook een waardevolle kans om praktijkervaring op te doen.

Nieuwe werknemers zullen waarschijnlijk veel vragen hebben op hun eerste werkdag. Het is nuttig om een mentor of werkbuddy aan te wijzen bij wie ze met al hun vragen terecht kunnen. Kies hiervoor een geschikte persoon, bij voorkeur iemand die al enige tijd bij het bedrijf werkt, die een vriendelijke persoonlijkheid heeft en die betrouwbaar genoeg is om de nieuwe collega te coachen.

Van een nieuwe medewerker heb je vooral basisinformatie nodig, waaronder de algemene contactgegevens en de bankgegevens voor de loonadministratie. Daarnaast is het handig om te weten wat de professionele doelen en verwachtingen zijn van de nieuwkomer, zodat het inwerkproces op maat kan worden aangepast.

Bij het aannemen van nieuwe medewerkers moet je niet alleen letten op hun vaardigheden en ervaring, maar ook of ze goed bij de bedrijfscultuur en het bestaande team passen. Het uitvoeren van een achtergrondcontrole en het voeren van gesprekken met referenties zijn eveneens van belang om te verifiëren of de informatie die tijdens de sollicitatie werd verstrekt wel correct is.

Het onboardingproces begint al enige tijd vóór de eerste werkdag, met een welkomstbericht en de eerste instructies. Op hun eerste werkdag moeten de nieuwe werknemers een georganiseerde werkplek aantreffen en meer info krijgen over de bedrijfscultuur en hun functie. Een snelle kennismaking met het team, het aanwijzen van een mentor en de eerste trainingssessies zijn ook belangrijke elementen in het onboardingproces. Het vastleggen van regelmatige check-ins tijdens de eerste paar weken zorgt voor een betere begeleiding van de nieuwe medewerker.