Wat is calamiteitenverlof en hoe werkt het voor jou?

Calamiteitenverlof of kort-verzuimverlof is een vorm van betaald verlof. Werknemers kunnen calamiteitenverlof opnemen in zeer dringende, onverwachte (persoonlijke) situaties of noodgevallen waarbij het werk plots en direct moet worden neergelegd. Ook in het kader van wettelijke regels en verplichtingen kan een medewerker calamiteitenverlof aanvragen.

Uiteraard is er dan de vraag wat wel en wat niet geldt als reden om als medewerker gebruik te kunnen maken van calamiteitenverlof. We bespreken de verschillende mogelijkheden hieronder.

Er zijn verschillende gevallen waarin een medewerker recht heeft op calamiteitenverlof, denk vooral aan:

• Een situatie van overmacht.

• Een wettelijke regel of verplichting waar een medewerker niet onderuit kan. Hij of zij kan de wettelijke plicht enkel vervullen tijdens de werkuren.

• Een bijzondere persoonlijke situatie.

Een bijzondere persoonlijke situatie kan bijvoorbeeld zijn: de bevalling van een partner, het overlijden van een familielid, of de situatie waarin de waterleidingen gesprongen zijn bij de medewerker thuis en hij of zij is genoodzaakt om onmiddellijk een loodgieter in te schakelen. Ziekteverzuim, dat onverwachts optreedt, kan eveneens reden zijn voor calamiteitenverlof, indien het de directe zorg voor een familielid vereist.

Een voorbeeld van een wettelijke regel of verplichting is de situatie waarin je medewerker moet gaan stemmen of moet verschijnen voor de rechtbank. In deze gevallen kan hij of zij ook gebruik maken van calamiteitenverlof. 

Calamiteitenverlof werd ook veelvuldig gebruikt in tijden van de corona pandemie. Het kwam toen vaak voor dat ouders plots hun kinderen van school of de kinderopvang moesten halen, omdat de docent, de begeleider of de kinderen zelf ziek waren. Moet een medewerker echter voor een langere tijd zorgen voor een ziek kind? Dan gelden er andere vormen van verlof, namelijk zorgverlof.

 Moet je medewerker naar de dokter en kan dit enkel tijdens de werkuren? Dan neemt hij of zij hiervoor bijzonder verlof op. Ook voor het overlijden van een persoon die geen bloedverwant, echtgenoot of partner is, kan je medewerker geen calamiteitenverlof opnemen.

Kan je medewerker niet werken, doordat hij moet zorgen voor een langdurig ziek gezinslid of familielid? Dan kan hij tijdelijk aanspraak maken op calamiteitenverlof om bijvoorbeeld opvang te regelen voor de kinderen. Als een medewerker voor een langere periode moet zorgen voor een zieke naaste, zal hij echter moeten overschakelen naar (kortdurend of langdurend) zorgverlof.

 Bij verlof komen altijd een aantal administratieve zaken kijken, zoals het al dan niet doorbetalen van het loon. Hoe zit dat bij calamiteitenverlof? 

De duur van het calamiteitenverlof hangt af van de reden van het verlof. Moet je medewerker bijvoorbeeld gaan stemmen? Dan heeft hij in principe maar een halve dag verlof nodig. Is er echter een overlijden in de dichte familie? Dan zal je medewerker misschien meerdere dagen verlof nodig hebben.

Het belangrijkste is dat je medewerker zo snel mogelijk aan de werkgever meldt wat de situatie is, waarom hij verlof nodig heeft en hoelang hij verwacht dat het verlof zal duren. 

Er bestaat wel een uitzondering. Als je medewerker moet zorgen voor een ziek kind, een zieke partner of een ander familielid, dan kan hij of zij in aanmerking komen voor kortdurend zorgverlof. Wordt dit verlof goedgekeurd, dan gaat het calamiteitenverlof na één dag over in zorgverlof. 

Calamiteitenverlof valt onder betaald verlof. Je bent als werkgever dus verplicht het loon van je medewerker door te betalen gedurende het calamiteitenverlof. Het kan zijn dat hierover andere afspraken staan vermeld in de cao, dan moet je je aan die afspraken houden. Soms is het namelijk zo dat er vakantiedagen moeten worden ingeleverd bij calamiteitenverlof. Dit kan echter enkel met de toestemming van je medewerker.

De medewerker heeft meldingsplicht. Dit betekent dat hij niet zomaar thuis kan blijven bij een noodgeval, of niet zomaar tijdens de werkdag kan vertrekken. Zodra het noodgeval voorvalt, moet je medewerker dit dus melden aan de werkgever. Hij moet daarbij ook aangeven hoelang hij verwacht dat het noodgeval of calamiteitenverlof zal duren.

Als werkgever kun je een aanvraag voor calamiteitenverlof niet weigeren, tenzij er uiteraard geen sprake is van een redelijk verzoek of noodgeval. Achteraf, wanneer je medewerker terug is, mag je als werkgever wel vragen om bewijs. Dit bewijs kan, naargelang de situatie, geleverd worden in de vorm van een briefje van de dokter, een overlijdensbericht of een factuur van de loodgieter.

Bij Personio weten we dat het lastig kan zijn om het verlof van al je medewerkers correct bij te houden en op te volgen. Wie is er wel aanwezig op het werk, wie niet? Wie gaat wanneer op vakantie? Hoeveel verlofdagen heeft elke medewerker nog over?

Om het jou gemakkelijk te maken hebben we detool voor afwezigheidsbeheer gecreëerd. Hierin kunnen managers, maar ook de medewerkers zelf, automatisch hun afwezigheden inplannen in een paar klikken. Op die manier behoudt de HR-afdeling het overzicht én bespaar je als bedrijf tot 80% van de tijd die normaal wordt besteed aan verlofaanvragen.

Wil jij ook van deze voordelen profiteren in jouw bedrijf? Probeer dan vandaag nogde gratis demo van Personio!

Voor de gevallen waarin geen calamiteitenverlof kan worden opgenomen, bestaat het buitengewoon of bijzonder verlof. Bijzonder verlof kunnen werknemers gebruiken voor bijvoorbeeld een huwelijk of een verhuizing.

De werkgever kan een redelijk verzoek voor calamiteitenverlof in principe niet weigeren. Als werkgever kun je je medewerker wel vragen om bewijs om zo te kunnen nagaan of het verlof wel terecht is.

Calamiteitenverlof is betaald verlof waarvoor werknemers geen vakantiedagen hoeven in te leveren, tenzij dit anders vermeld staat in de cao. Maar zelfs dan moet je als werkgever nog altijd de toestemming hebben van je medewerker om vakantiedagen te laten inleveren.