Business intelligence: Wat is het en waarom moet je het gebruiken?

Business intelligence is het proces waarbij bedrijfsgegevens worden verzameld, geanalyseerd en gerapporteerd.  Dit proces stelt een bedrijf in staat om betere beslissingen te nemen. BI omvat een brede waaier van technologieën en methoden die gebruikt worden om gegevens te verwerken.

BI wordt gebruikt om de resultaten van een bedrijf in kaart te brengen en om uit te leggen hoe deze resultaten tot stand kwamen. Managers kunnen deze gegevens dan gebruiken om nieuwe strategieën te ontwikkelen. Hieronder zie je een grafiek die het BI-proces uitbeeldt: 

Business intelligence specialisten zijn verantwoordelijk voor het helpen van bedrijven bij het implementeren van BI tools en BI strategieën. Daarmee kunnen ze de bedrijfsvoering en de winstgevendheid van het bedrijf verbeteren. Deze specialisten helpen bedrijven bij het oplossen van specifieke vragen en het analyseren van allerlei statistieken in verschillende projecten.

Er is soms wat verwarring over deze drie termen, omdat ze vaak door elkaar gebruikt worden. We leggen hier het verschil op een eenvoudige manier uit:

• Zoals je inmiddels al weet, verwijst business intelligence naar technologieën, toepassingen en praktijken om je bedrijfsgegevens te verzamelen, te integreren en te analyseren. Business intelligence is eigenlijk een overkoepelende term die data analytics, embedded analytics, big data analytics en enterprise reporting omvat. 

• Business analytics is het proces van gegevensanalyse die workflow management en strategievorming ondersteunt. Business analytics omvat datamining, predictive analytics en applied analytics.

• Data science is het studiegebied van domeinkennis, programmeervaardigheden, wiskunde en statistiek combineert om zinvolle inzichten uit gegevens te halen.

Met andere woorden: data science is het studiegebied dat specialisten opleidt voor het uitvoeren van de specifieke analysetechnieken van business analytics. Business analytics in een onderdeel van business intellignce, dat een veel ruimer begrip is. Bij business intelligence staat men niet alleen stil bij het verzamelen en analyseren van gegevens (business analytics), maar wil men ook inzichten verwerven om juiste beslissingen te nemen. Deze drie termen zijn dus zeer nauw met elkaar verbonden.

In het algemeen helpt business intelligence bedrijven om doordachte beslissingen te nemen. Een bedrijf met een werkende BI-strategie zal gegevens hebben die nauwkeurig, volledig en overzichtelijk zijn. Hieronder lees je hoe deze gegevens ook jouw bedrijf kunnen helpen:

Gegevens zijn zelden duidelijk als ze opgevraagd worden. Daardoor kunnen op veel manieren afwijkingen en fouten ontstaan. Dit geldt vooral voor databases die snel in elkaar geknutseld zijn. Bedrijven die zorg dragen voor het verzamelen, bijwerken en creëren van kwaliteitsgegevens hebben over het algemeen meer succes. BI-software stelt bedrijven in staat verschillende gegevensbronnen samen te voegen, waardoor ze een completer beeld krijgen van hun bedrijfsactiviteiten.

BI-tools zijn geweldig voor datamining. Datamining is een proces waarbij patronen in gegevens worden vastgesteld. Zo kunnen trends worden vastgesteld en inzichten worden verkregen. Datamining gebeurt in vijf eenvoudige stappen: het verzamelen, opslaan, organiseren, analyseren en presenteren van gegevens. Sommige BI-tools kunnen al deze processen uitvoeren, terwijl andere de steun nodig hebben van platforms voor gegevensopslag, bedrijfsanalysetools, en Big Data oplossingen.

Business Intelligence software is niet alleen in staat gegevens automatisch te analyseren, maar biedt gebruikers ook uitgebreide en gemakkelijk deelbare visualisatiemogelijkheden. Daardoor kunnen zelfs laaggeschoolde gebruikers intuïtief rapporten genereren die verkoop, kosten, productiviteit, en andere bedrijfsfuncties bijhouden. 

Business intelligence systemen stellen bedrijven in staat meer over klanten te weten te komen en betere aanbiedingen en diensten te leveren. Ze helpen het gedrag en de aankooppatronen van klanten te bepalen en te onderzoeken. Met deze informatie kunnen medewerkers anticiperen op de behoeften van klanten en oplossingen bieden voor hun werkelijke behoeften.

De concurrentie evolueert snel en het is belangrijk voor bedrijven om zo snel mogelijk beslissingen te nemen. Als problemen niet nauwkeurig en snel worden aangepakt, kan dat tot verlies van klanten en inkomsten leiden. Organisaties kunnen bestaande gegevens benutten om informatie op het juiste moment bij de juiste stakeholders te brengen. Daardoor wordt de beslissingstijd geoptimaliseerd.

BI-tools zetten meerdere gegevensbronnen om in één geheel. Op die manier wordt de algemene organisatie van je bedrijf bevorderd. Managers en medewerkers besteden dan minder tijd aan het opsporen van informatie en kunnen zich concentreren op het opstellen van nauwkeurige en actuele rapporten. Een belangrijk aspect in dit proces is procesautomatisering. Procesautomatisering helpt bij het stroomlijnen en automatiseren van herhaalde taken, waardoor de efficiëntie en consistentie binnen het bedrijf verder verbeterd worden. Werknemers kunnen zich zo concentreren op hun korte- en langetermijndoelen.

Dankzij de rapportagemogelijkheden van de meeste BI-tools is het heel gemakkelijk om heldere verslagen te krijgen die meteen een duidelijk beeld schetsen van de situatie. Tekortkomingen of ondermaatse prestaties worden onmiddellijk in beeld gebracht, zodat het bedrijf tijdelijk actie kan ondernemen om problemen aan te pakken.

Het opsporen van nieuwe opportuniteiten en het ontwikkelen van een strategie met ondersteunende gegevens kan bedrijven een belangrijk concurrentievoordeel opleveren. Bovendien heeft het een directe invloed op hun winstgevendheid, omdat ze een totaalbeeld van de marktsituatie krijgen. Werknemers kunnen externe marktgegevens combineren met interne gegevens om nieuwe verkooptrends op te sporen.

Elk bedrijf wil meer inkomsten. Gegevens uit BI-tools kunnen bedrijven helpen om de zwaktes in hun verkoopproces op te sporen. Als bedrijven naar hun klanten luisteren, hun concurrenten in de gaten houden, en hun bedrijfsvoering verbeteren, is de kans groter dat hun inkomsten toenemen.

Het vermogen om een grote hoeveelheid gegevens te beheren en te manipuleren is een concurrentievoordeel op zich. Bedrijven kunnen hiermee de verkoop- en marketingprestaties van hun concurrenten volgen en leren hoe ze hun producten en diensten kunnen differentiëren.

Ondanks de vele positieve voordelen die BI voor bedrijven te bieden heeft, is het niet zonder uitdagingen. Als je BI succesvol wilt inzetten, moet je weten welke hindernissen je kunt verwachten, maar ook wat je er aan kunt doen.

Business intelligence-software kan duur zijn. Hoewel een hoge ROI de investering rechtvaardigt, kan de aanschafprijs een drempel zijn voor kleinere bedrijven. Bovendien moet je ook veel mensen inzetten en veel tijd besteden aan het uitvoeren van BI-analyses. De integratie van cloud databases kan hierbij helpen door de opslag en analyse van gegevens te vereenvoudigen. Zo bespaar je tijd en geld.

Het voordeel van software oplossingen zoals die van Personio is dat ze eenvoudig, gecentraliseerd en compleet zijn. Je kunt veel taken automatisch uitvoeren en met een paar kliks kun je de belangrijkste gegevens opvragen en analyseren. Zo kun je je mensen blijven inzetten waar ze nodig zijn.

Niet alle nadelen van BI hebben te maken met de software zelf. Een van de grootste hindernissen bij BI is dat werknemers de software niet altijd in hun werk willen integreren. Dit heeft vaak te maken met vooroordelen over nieuwe technologieën die niet altijd begrepen worden. E-learningprogramma’s kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Met behulp van deze programma’s kunnen werknemers opgeleid worden in het gebruik van BI-tools en eventuele onzekerheden over nieuwe technologieën weggenomen worden. Als je bedrijf de BI-tools niet op alle gebieden integreert, dan zullen de resultaten minder effectief zijn.

Je kunt je personeel helpen om BI te aanvaarden door de integratie ervan te vereenvoudigen. Gebruiksvriendelijke software zoals die van Personio is daarvoor ideaal. Als medewerkers de voordelen van de software begrijpen, zullen ze eerder geneigd zijn ze te aanvaarden. Je kunt ook de technologische kennis van je personeel vergroten door middel van opleiding, of de hulp inroepen van een aantal dataspecialisten.  

Er zijn tegenwoordig talloze mogelijkheden voor BI-tools. De meeste oplossingen zijn gericht op een specifiek aspect van je bedrijfsvoering. Om het meeste uit je big data te halen, kan het voordelig zijn om te investeren in één systeem dat meerdere zaken integreert.

Ook hier is een tool als Personio geweldig voor bedrijven. Deze software integreert tientallen verschillende processen, zoals werving, salarisadministratie en onboarding, in één gebruiksvriendelijk platform.

Tegenwoordig heb je meer gegevens ter beschikking dan ooit, maar dat kan problematisch zijn. Een overvloed aan gegevens kan ervoor zorgen dat de gegevens die je BI-tools analyseren irrelevant of nutteloos zijn. Dit kan resultaten onduidelijk maken en processen vertragen.

Om dit te voorkomen kun je een initiatief voor gegevenskwaliteitsbeheer implementeren. Het helpt ook om belangrijke KPI's te gebruiken die relevant zijn voor je specifieke behoeften en doelen.

Na meer dan twee decennia van verzamelen, opslaan, analyseren en bijwerken van gegevens, lijken veel bedrijven nog niet de nodige successen met BI te boeken. Uit sommige enquêtes blijkt dat de grootste hindernissen vaak te maken hebben met culturele en operationele uitdagingen: een gebrek aan vertrouwen rond het gebruik van gegevens, onvermogen om gegevens te operationaliseren en een afwezige bedrijfsstrategie.

Daarom is het een goed idee om in dit gebied te investeren. Met de juiste strategie zul je de concurrentie mijlenver voor zijn. Hoe eerder je de overstap maakt naar een meer op gegevens gebaseerde bedrijfsvoering, hoe beter! 

Sommige bedrijven die hun gegevens niet afdoende beschermden worden nu geconfronteerd met rechtszaken. Er kunnen zelfs gerechtelijke straffen worden uitgedeeld of sancties opgelegd worden aan bedrijven die het slachtoffer werden van een datalek. Naarmate de technologie verandert, verandert ook de regelgeving.

Maar omdat dit probleem zo vaak voorkomt, nemen veel BI-providers het ernstig. Steeds vaker bieden ze robuuste gegevensbescherming die in hun tools geïntegreerd is.

Een goed geplande invoering van business intelligence kan voor managers en hun afdelingen een uiterst nuttig hulpmiddel worden bij het begrijpen van processen en resultaten. Hier zijn 12 stappen voor een succesvolle BI-implementatie:

1. Verzamelen van informatie

2. Filteren van de data

3. Combineren van de data

4. Visualisatie opstellen

5. Interpreteren van data en visualisatie

6. Internaliseren

7. Herzien en herbekijken van huidige strategie

8. Controleren van de nieuwe inzichten en strategieën

9. Documenteren van de nieuwe inzichten en strategieën

10. Neem de gepaste beslissingen aan de hand van de business intelligence 

11. Delen van de inzichten en beslissing met je medewerkers

12. Anticiperen op eventuele veranderingen

Het voordeel van Personio is dat het een groot aantal belangrijke HR-processen integreert in één gemakkelijk te gebruiken programma. Zo beschik je over geünificeerde gegevens die op elk moment gemakkelijk toegankelijk zijn. Daarmee kun je dus voorgoed afscheid nemen van de vele datasheets waarmee je HR-medewerkers elke dag moeten werken. 

Het grootste voordeel is waarschijnlijk de eenvoudige interface, waardoor je personeelsleden met een minimum aan opleiding snel vertrouwd kunnen raken met het programma. Bovendien kan je met een gratis demo de vele functionaliteiten van het programma uitproberen.

We leven in tijden waarin de concurrentie voorblijven betekent dat je voortdurend op de hoogte moet blijven van de nieuwste innovaties op het gebied van bedrijfstechnologie. Business intelligence software is nu toonaangevend als het gaat om verbetering van het bedrijfsbeheer. Het helpt managers overzicht te houden op belangrijke gebieden van hun bedrijf, zoals voor financiën, HR, bedrijfsvoering, verkoop en marketing, en meer.

Business intelligence software is een absolute must voor bedrijven die competitief willen blijven. Het stelt je in staat enorme hoeveelheden gegevens te verwerken, die gebruikt kunnen worden om weloverwogen beslissingen te nemen en om data-based strategieën te creëren.