Beoordelingsgesprek: Wat is het en hoe moet je zo’n gesprek houden?

Vaak vindt er eens per jaar een beoordelingsgesprek plaats. Tijdens een beoordelingsgesprek ontvangt een werknemer feedback van de werkgever over zijn of haar prestaties en functioneren in het afgelopen jaar. Iedere werknemer wilt graag goed presteren, dus het beoordelingsgesprek is belangrijk omdat de werkgever tijdens dit gesprek de werknemer kan bijsturen voor het komende jaar.

Het doel van een beoordelingsgesprek is om de werknemer van de juiste feedback te voorzien en deze te motiveren. Dit kan aan de hand van een loonsverhoging of prestatiegerichte beloning. Op deze manier blijft de werknemer tevreden, in dienst en voorkom je als werkgever personeelstekort.

Personeelstekort tegengaan door actieve werving? Ontdek wat de HR-software van Persionio voor jouw onderneming of organisatie kan betekenen. Probeer nu de 14-daagse gratis web demo.

Een beoordelingsgesprek is belangrijk voor werknemers omdat deze bepalend zijn voor hun loopbaan. Na een beoordelingsgesprek wordt namelijk een verslag gemaakt. Dit is een belangrijk document en kan gebruikt worden om een promotie of ontslag te rechtvaardigen.

Voor werkgevers is een beoordelingsgesprek belangrijk om via deze wijze de werknemer te laten weten hoe hij of zij ervoor staat en of de prestaties nog in lijn zijn met de huidige bedrijfsdoelstellingen. Een beoordelingsgesprek is niet verplicht, maar wel van cruciaal belang om als werkgever te houden.

Een beoordelingsgesprek dient men niet te verwarren met een functioneringsgesprek. Dit zijn namelijk twee hele verschillende gesprekken. Bij een functioneringsgesprek worden veel meer vragen gesteld en geeft de werkgever voornamelijk feedback aan de werknemer. Er is bij een beoordelingsgesprek sprake van open dialoog.

Bij een beoordelingsgesprek oordeelt de werkgever de werknemer. In dit geval is er dus minder sprake van open dialoog, maar meer ‘’eenrichtingsverkeer’. De werkgever is bij een beoordelingsgesprek voornamelijk aan het woord en er is een duidelijke werknemer-werkgever hiërarchie.

Er is niet zo heel veel verschil tussen een beoordelingsgesprek en een eindejaarsgesprek. De inhoud van beide gesprekken is feitelijk hetzelfde; het functioneren van de werknemer. Echter zit het enige verschil hem in de naam; een eindejaarsgesprek wordt altijd rond het einde van het kalenderjaar gehouden. Een beoordelingsgesprek kan het hele jaar door gevoerd worden.

Het verschil tussen een beoordelingsgesprek en een eindejaarsgesprek is dus enkel het moment waarop de gesprekken worden uitgevoerd. Inhoudelijk zijn de sprekken volledig hetzelfde en de manier waarop deze gevoerd worden is ook gelijk.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Je wilt als werknemer natuurlijk goed voor de dag komen tijdens een beoordelingsgesprek. Ook wil je als werkgever, recruiter of HR-medewerker de juiste vragen stellen tijdens deze belangrijke en impactvolle gesprekken. Hieronder zullen we om deze reden enkele tips geven omtrent beoordelingsgesprekken.

Neem voordat je aan een beoordelingsgesprek begint altijd de voorgaande beoordelingsgesprekken erbij. Vaak zijn hier verslagen van gemaakt die beide partijen in bezit hebben. Bekijk wat er uit het vorige gesprek naar boven kwam, wat er inmiddels veranderd is en of bepaalde doelstellingen behaald zijn of juist niet.

Het kan goed zijn dat er een agenda is opgesteld met onderwerpen die tijdens het gesprek aan bod zullen komen. In dit geval doe je er goed aan deze van te voren door te nemen om je op de vragen voor te bereiden. Is er nog geen agenda? Dan is het natuurlijk wel zo handig om er eentje op te stellen zodat je in ieder geval weet waar je het over zal hebben. Deze agenda dient de werkgever altijd te delen met de werknemer, zodat ook deze weet welke onderwerpen er besproken zullen worden.

Iedereen heeft het druk. Echter is een beoordelingsgesprek niet iets wat je even snel tussendoor wilt doen. Kies dus het juiste tijdstip en neem de tijd om er even goed voor te gaan zitten. Het beste is om een beoordelingsgesprek vooruit te plannen en niet hals over de kop te voeren, zodat beide partijen voldoende voorbereidingstijd hebben. Daarnaast wil je als werkgever ook niet de indruk wekken bij de werknemer dat je dit even snel wilt doen en achter de rug wilt hebben.

Naast enkel het juiste tijdstip uitkiezen is het ook belangrijk dat beoordelingsgesprekken met vaste regelmaat gevoerd worden. Aan het einde van het jaar is er bij de meeste bedrijven sprake van een drukke periode, voorkom dus beoordelingsgesprekken tijdens deze periode te houden. Het is aan te raden een zogenoemde gesprekscyclus aan te houden zodat alle beoordelingsgesprekken op vaste data gebeuren ieder jaar, met voldoende tijd tussen opeenvolgende gesprekken. Dit geeft je als werkgever voldoende tijd tussen de gesprekken om de perioden naar data te beoordelen.

Bij een beoordelingsgesprek hoort altijd een beoordelingsformulier. Dit is een formulier dat de criteria bevat waarop de werkgever de werknemer beoordeelt. Deze is vaak vooraf ingevuld met scores van 1 tot 10 of beoordelingen zoals slecht, voldoende en goed. Een beoordelingsformulier helpt de werkgever de prestaties van werknemers met elkaar te vergelijken en dient als leidraad tijdens beoordelingsgesprekken. Het is van groot belang dat een beoordelingsformulier altijd naar waarheid wordt ingevuld. Eventueel kan men als werkgever gebruik maken van 360 graden feedback om ervoor te zorgen dat criteria door meerdere personen bekeken en beoordeeld worden.

Je wilt als werkgever uiteraard de juiste vragen aan je werknemer kunnen stellen. Het is dan ook handig deze van te voren al genoteerd te hebben opdat het beoordelingsgesprek soepel zal verlopen. Enkele goede vragen die je tijdens een beoordelingsgesprek zou kunnen stellen zijn:

• Wat ging of gaat er nu nog minder goed en waar lag of ligt dit aan?

• Wat kun je doen om jezelf hierin te verbeteren?

• Ben je tevreden met je huidige functie/positie?

• Wat zijn jouw doelstellingen en hoe kun je deze behalen?

Een beoordelingsgesprek gaat in eerste instantie over het functioneren of presteren van de werknemer. Het doel van een beoordelingsgesprek is dus om in kaart te brengen of hij/zij de bedrijfsdoelstellingen van zijn of haar functie behaald heeft. Richt je als werkgever dus niet op de persoon direct en oordeel niet op zijn of haar uiterlijk, maar enkel op het werk.

Tevens dient de beoordeling enkel gebaseerd te zijn op feiten. Hanteer dus alleen data waar deze werknemer voor verantwoordelijk is en laat ‘geruchten van collega’s’ geen rol spelen in het beoordelingsgesprek.

Je dient je werknemers de kans te geven op meerdere manieren. Vergeet immers niet dat een beoordelingsgesprek iets is waar veel werknemers nerveus van worden, of deze nu positieve of negatieve resultaten voor hen zal hebben. Ten eerste is het belangrijk dat je werknemers tijdens een beoordelingsgesprek de kans geeft vragen te stellen. Dit is niet meer dan menselijk en op deze manier voelen zij zich meer op hun gemak. Dit werkt enkel positief, aangezien zij hierdoor een eerlijk gesprek voeren.

Ten tweede dien je als werkgever de kans te geven aan werknemers het gesprek te verwerken, zeker als het een ‘negatief’ gesprek is. Een ontslag kan uiteraard flinke gevolgen hebben voor een werknemer.

Daarnaast maakt iedereen fouten. Wellicht is een eerdere misstap al tijdens een voorgaand beoordelingsgesprek besproken en heeft de werknemer inmiddels zijn of haar best gedaan hier aan te werken. Het is belangrijk om als werkgever niet steeds te hameren op eerder gemaakte fouten en vergevingsgezind te zijn. Stel in plaats hiervan juist nieuwe doelstellingen op die behaald dienen te worden.

Vind je het niet zo fijn om werknemers te beoordelen? Gelukkig hoef je dit niet helemaal zelf te doen als je 360 graden feedback gebruikt.

Aan het einde van een beoordelingsgesprek is het gebruikelijk een beoordelingsverslag op te stellen. In dit verslag wordt vermeld wat er allemaal tijdens het gesprek besproken is en worden de nieuwe gemaakte afspraken en doelstellingen voor de komende periode vastgelegd.

Als werkgever kun je op een later tijdstip dit beoordelingsverslag inzien, deze evalueren en gebruiken als basis voor een toekomstig beoordelingsgesprek. Onthoud dat een beoordelingsverslag gedeeld dient te worden met de werknemer en dat beide partijen hun handtekening onder dit verslag zetten. Op deze manier laten beide partijen zien dat zij akkoord gaan met wat er besproken is en wat er op papier is gezet.

Plan beoordelingsverslagen, bewaar beoordelingsverslagen in een overzichtelijk digitaal personeelsdossier en meer met Personio. Probeer vandaag nog onze web demo en ontdek wat Personio voor jouw onderneming of organisatie kan betekenen.