Beoordelingsformulier medewerker: wat is het + voorbeeld

Een beoordelingsformulier is een document dat managers en HR-medewerkers gebruiken om de prestaties van medewerker s tijdens een bepaalde periode te bespreken. Deze formulieren bevatten meestal scores en heel wat constructieve feedback. 

Managers gebruiken het beoordelingsformulier als leidraad tijdens het beoordelingsgesprek met de medewerker. Zo wordt het formulier gebruikt om specifieke zaken tijdens het gesprek te benadrukken. Door het beoordelingsformulier door te nemen tijdens het beoordelingsgesprek, kunnen de manager en de medewerker samen doelstellingen vaststellen voor de toekomst.

Beoordelingsformulieren worden gebruikt om de werkresultaten van een individuele medewerker gedurende een bepaalde periode te beoordelen. Managers bepalen zelf hoe vaak een beoordeling nodig is. Je kunt één soort beoordelingsformulier gebruiken of je kunt ook werken met een combinatie van verschillende beoordelingssystemen, bijvoorbeeld de klassieke beoordeling (de leidinggevende beoordeelt de medewerker ), zelfbeoordeling (de medewerker  beoordeelt zichzelf) en peer review (werknemers beoordelen elkaar).

Beoordelingsformulieren worden door bedrijven gebruikt om de prestaties van de medewerker s te documenteren gedurende hun loopbaan in het bedrijf. Deze documenten kunnen bewaard worden in het digitale personeelsdossier. De beoordelingsformulieren kunnen in de toekomst gebruikt worden om de ontwikkeling van medewerker s te meten en te evalueren. Ze bieden daarnaast de volgende voordelen:

• De leidinggevende kan de verwachtingen heldercommuniceren aan een medewerker . 

• De leidinggevende kan zinvolle feedback geven over de werkprestaties van een medewerker .

• Ze helpen bij het nemen van beslissingen over promoties, salarisverhogingen en ontslag.

• Ze geven inzicht in de sterke en zwakke punten van individuele medewerker s.

• Ze helpen bij het plannen van aangepaste opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s.

• Ze helpen bij het bepalen van de prestatiedoelen.

• Managers hebben een beter inzicht in de middelen die medewerker s nodig hebben om hun werk te doen.

• Managers kunnen ze gebruiken om medewerker s met leiderschapspotentieel te identificeren. 

Beoordelingsformulieren vormen daarom een belangrijk onderdeel van het continue verbeteringsproces in bedrijven. Door feedback en prestaties van medewerkers precies en overzichtelijk bij te houden, gebeuren evaluaties niet meer willekeurig en kun je als bedrijf betere strategische beslissingen nemen.

Een goed ontworpen beoordelingsformulier helpt de leidinggevende en de medewerker  beter te begrijpen wat goed gaat en welke vaardigheden nog kunnen worden verbeterd. Probeer in je beoordelingsformulier te werken met relevante evaluatiefactoren die verschillende competenties testen. Stem het formulier af op de doelstellingen van je bedrijfen neem de belangrijkste prestatie-indicatoren op die je voor je medewerker s wilt bijhouden.

Een beoordelingsformulier moet zeker de volgende elementen bevatten:

Het formulier moet basisinformatie bevatten over zowel de medewerker  als de beoordelaar. Deze gegevens omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• De naam van de medewerker ;

• De afdeling en functie van de medewerker ;

• De naam en functie van de beoordelaar.

Een beoordelingsformulier voor medewerker s moet de beoordelingsperiode vermelden en de datum waarop de beoordeling plaatsvindt. Hiermee wordt de vooruitgang van de medewerker  sinds de laatste beoordeling vastgesteld.

Denk goed na over de belangrijkste werkdoelen van een medewerker  en verdeel ze in verschillende categorieën. Het gebruikte beoordelingssysteem moet helder aangeven in welke mate een medewerker  aan elke doelstelling voldoet. Een veel gebruikt beoordelingssysteem is de Likert-beoordelingsschaal. Leg duidelijk uit wat elke score betekent, zodat managers in verschillende afdelingen medewerkers op een logische manier kunnen beoordelen. Hieronder volgt een voorbeeld van wat elke score betekent in dit type beoordelingsschaal:

1 = Slecht (voldoet helemaal niet aan de verwachtingen)

2 = Redelijk (voldoet vaak niet aan de verwachtingen) 

3 = Goed (voldoet meestal aan de verwachtingen)

4 = Zeer goed (overtreft regelmatig de verwachtingen)

5 = Uitstekend (overtreft steeds de verwachtingen) Merk op dat je niet altijd een beoordelingsschaal hoeft te gebruiken. Je kunt je ook beperken tot feedback. Een beoordelingsschaal heeft wel als voordeel dat het de prestaties van medewerkers op een objectieve manier meetbaar maakt. 

De meeste managers vullen voor elk beoordelingsgesprek een nieuw beoordelingsformulier in. Benadruk de belangrijkste prestaties van de medewerker  tijdens de beoordelingsperiode. Vermeld projecten die de medewerker  succesvol heeft voltooid.

Formuleer concrete verbeterpunten en maak afspraken over hoe de medewerker zich kan verbeteren. De productiviteit van de medewerker  of van het team kan bijvoorbeeld worden aangetast door een slechte communicatie of een negatieve werkhouding. 

Onthoud dat je een medewerker  nooit mag afbreken tijdens een beoordelingsgesprek. Soms zijn moeilijke gesprekken niet te vermijden, maar geef als manager zoveel mogelijk constructieve feedback om de medewerker  te motiveren.

Heb je in het verleden al een beoordelingsgesprek gevoerd met een bepaalde medewerker? Bespreek dan in het daaropvolgende gesprek de werkpunten die wel of niet zijn verbeterd sinds het laatste gesprek. 

Maak een lijst van de acties die de medewerker heeft ondernomen om de vorige doelen te bereiken. Door te reflecteren op wat er voor de medewerker  wel en niet werkte, verkrijg je heel wat nuttige informatie. Deze info kun je vervolgens gebruiken om de bestaande doelen bij te stellen en nieuwe doelen te formuleren.

Help je medewerker  om nieuwe doelen te stellen voor de volgende beoordelingsperiode. Maak hierbij gebruik van SMART-doelstellingen (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Door de doelstellingen SMART te formuleren, vergroot je de kans dat de medewerker  de doelen binnen de vooropgestelde tijdsperiode bereikt.

In het commentaargedeelte kunnen medewerker s bepaalde zaken schriftelijk toelichten. Ze kunnen bijvoorbeeld vermelden waarom hun werk niet voldoet aan de normen van het bedrijf. Ze kunnen ook aangeven wat ze leuk vinden aan hun werk.

Je kunt hier een voorbeeldbestand in PDF- of Word-formaat downloaden.

Hier volgen enkele tips om het beoordelingsproces te verbeteren: 

• Werk doelbewust: wees duidelijk over de doelstellingen van het beoordelingsproces en zorg ervoor dat je met je beoordelingsformulier de juiste informatie verzamelt. 

• Hou het bondig: bespreek niet te veel in één beoordelingsgesprek. Je zult in de toekomst nog meerdere gesprekken voeren.

• Pas formulieren aan voor elke functie: vermeld de belangrijkste vaardigheden voor de functie, zodat het beoordelingsformulier altijd een specifieke rol weergeeft. 

• Wees duidelijk: beschrijf duidelijk de functieverantwoordelijkheden, de doelstellingen en het beoordelingssysteem. Zo kan ook de medewerker  begrijpen waar het om gaat. 

• Kies de beste beoordelingsmethode: sommige functies zijn beter geschikt voor een beoordelingsschaal, terwijl voor andere functies eerder beschrijvende beoordelingen nodig zijn. Traditioneel worden evaluaties uitgevoerd door een manager, maar in sommige gevallen kan peer review beter werken.

• Gebruik SMART-doelstellingen: zorg voor een specifieke en relevante formulering van de doelstellingen die de medewerker  moet bereiken.

• Focus op ontwikkeling: het beoordelingsformulier is vooral bedoeld om medewerker s te inspireren. Je wilt een beoordelingsgesprek altijd gebruiken om professionele ontwikkeling mogelijk te maken. Maak van de gelegenheid gebruik om de juiste training te bepalen.

• Geef gedetailleerde feedback: zorg ervoor dat medewerker s begrijpen wat ze concreet moeten doen om zich te kunnen ontwikkelen en verbeteren.

• Wees objectief: werk waar mogelijk met een nauwkeurige beoordelingsschaal en vermijd het gebruik van subjectieve of dubbelzinnige termen.

Er bestaan verschillende methoden om je personeel te beoordelen, waaronder:

• Beoordelingsgesprek: dit is een klassieke beoordeling waarbij een manager het functioneren van een medewerker  beoordeelt met behulp van een beoordelingsformulier.

• Zelfevaluatie: in het kader van een zelfevaluatie krijgt de medewerker  de gelegenheid om de eigen prestaties te beoordelen. 

• Peer review: peer review is een proces waarbij de collega’s van een medewerker  hun oordeel geven over diens prestaties, vaardigheden of houding. Met andere woorden: medewerkers beoordelen elkaar.

• 360 gradenevaluatie: dit is een beoordelingsmethode die gebruikt wordt om een medewerker  vanuit verschillende invalshoeken feedback te geven. 

Ja, ook kleine bedrijven doen er goed aan om regelmatig de prestaties van de medewerker s te beoordelen door middel van een beoordelingsformulier. Bedrijven kunnen dit proces vergemakkelijken door gebruik te maken van een vooropgesteld, standaard beoordelingsformulier. Als bedrijf hoef je dan niet zelf telkens nieuwe evaluatiecriteria te bedenken. 

Een effectief beoordelingsformulier bevat: informatie over de medewerker  en de beoordelaar, de sterke punten en de werkpunten van de medewerker , de beoordeling op basis van scores, de kwalitatieve beoordelingen, 360 gradenfeedback en eventueel extra suggesties en commentaar.

Nee, een werkgever is niet verplicht om te werken met beoordelingsformulieren, maar het wordt wel sterk aanbevolen. Beoordelingsformulieren bevatten schriftelijk bewijs van de prestaties van een medewerker  en kunnen eenvoudig worden bewaard in het digitale personeelsdossier. Een beoordelingsformulier zorgt tevens voor een duidelijk prestatieoverzicht van je medewerker s en helpt bij het stellen van doelen. Op die manier kunnen medewerkers zich ontwikkelen en efficiënter werken.