De beëindigingsovereenkomst: wat is het en wat zijn de regels?

Besluiten werkgever en werknemer om de arbeidsovereenkomst stop te zetten met wederzijds goedvinden? Dan moet de werkgever een beëindigingsovereenkomst opstellen. Dit type overeenkomst wordt ook wel een vaststellingsovereenkomst genoemd. In een beëindigingsovereenkomst - die deel uitmaakt van de ontslagprocedure - worden de onderlinge afspraken vastgelegd inzake het ontslag. De voorwaarden moeten duidelijk opgenomen worden in de beëindigingsovereenkomst. Je bent als werkgever verplicht je werknemer goed te informeren over de inhoud en de financiële impact van dit contract. 

Bij een ontslag in onderlinge overeenkomst dient er altijd een beëindigingsovereenkomst opgesteld te worden. Belangrijk daarbij is dat het voorstel van de werkgever komt en dat de werknemer met dit voorstel akkoord moet gaan. Het kan deel uitmaken van het offboardingproces van de onderneming.

Er zijn verschillende redenen waarom een beëindigingsovereenkomst wordt opgemaakt. Dit kan te wijten zijn aan het niet correct vervullen van de taken, economische omstandigheden, de samenwerking met collega’s of leidinggevenden, enzovoort. Indien de verstandhouding tussen de werkgever en de werknemer nog goed is, is uit elkaar gaan met wederzijdse toestemming de snelste en beste oplossing. 

Het is de werkgever die het initiatief neemt tot het ontslag, maar de werknemer moet ermee akkoord gaan. In de beëindigingsovereenkomst moet staan dat de werknemer twee weken bedenktijd heeft om op het voorstel in te gaan. Neem je deze termijn niet op in de overeenkomst, dan wordt de bedenktermijn automatisch verlengd tot drie weken. Bij het opstellen van de overeenkomst moet ook rekening gehouden worden met de wettelijke opzegtermijn. De opzegtermijn moet minstens gerespecteerd worden. 

De bedenktermijn geeft de werknemer de tijd om de gevolgen van de overeenkomst correct in te schatten. Binnen 14 dagen na de datum waarop de overeenkomst tot stand is gekomen, kan de werknemer de beëindigingsovereenkomst zonder verdere uitleg ontbinden. 

Er zijn een aantal essentiële zaken die uitdrukkelijk in een beëindigingsovereenkomst moeten worden opgenomen, met name:

• De naam en adresgegevens van de werkgever en werknemer. 

• De reden waarom je als werkgever de arbeidsovereenkomst wenst stop te zetten en het feit dat je als werkgever het initiatief tot dit ontslag hebt genomen.

• De beëindigingsvergoeding die werd afgesproken. 

• Een eventuele vrijstelling van werk indien dit van toepassing is. 

• Welke spullen er door de werknemer dienen ingeleverd te worden. 

• Het feit dat er sprake is van een wederzijds akkoord tussen werknemer en werkgever. 

• De datum dat de arbeidsovereenkomst eindigt, rekening houdend met de wettelijke opzegtermijn. 

• Het feit dat er geen dringende reden voor het ontslag is. 

• Een eventuele concurrentie- of relatiebeding. 

• Eventueel een vergoeding voor de juridische bijstand. 

• De datum waarop de eindafrekening plaatsvindt. 

• De plaats en het tijdstip van ondertekening. 

• De bedenktijd van twee weken. Neem je dit niet op, dan wordt er automatisch rekening gehouden met drie weken. 

Volgens de wet mag je als werkgever een arbeidsovereenkomst niet opzeggen omwille van ziekte in de eerste twee contractjaren. Hier zijn echter wel wat uitzonderingen op. Een werkgever kan een beëindigingsovereenkomst voorstellen bij ziekte van een medewerker. Echter, over het algemeen zal een werknemer niet snel geneigd zijn hierop in te gaan, omdat de kans bestaat dat hij of zij de werkloosheidsuitkering of ziektewetuitkering verliest. 

Tijdens een zwangerschap kan er in principe een beëindigingsovereenkomst worden aangegaan. Let wel op: een zwangere medewerker geniet extra bescherming. Er geldt een zogeheten opzegverbod tijdens de zwangerschap. Dit houdt in dat een werkgever de arbeidsovereenkomst in principe niet kan opzeggen vanaf de eerste dag van de zwangerschap tot zes weken na de werkhervatting. Maar er bestaan uitzonderingen op het opzegverbod. Bij een bedrijfssluiting of bij faillissement wordt het opzegverbod opgeheven. Het opzegverbod wordt ook opgeheven bij een ontslag op staande voet (dringende reden veroorzaakt door de werknemer) en tijdens de proeftijd. 

Er is een voorbeeldmodel van de beëindigingsovereenkomst beschikbaar. Dit model kan je als leidraad gebruiken om wettelijk in orde te zijn. 

Hieronder geven we je ook graag een voorbeeld van hoe een beëindigingsovereenkomst er kan uitzien: 

(datum van het schrijven)

Beste (voornaam en familienaam medewerker), 

Met dit schrijven willen we u informeren dat we uw arbeidsovereenkomst bij (naam bedrijf) in onderling overleg wensen te beëindigen, en dit vanaf (datum). 

De volgende reden ligt aan de basis: 

(reden ontslag)

De volgende afspraken werden in onderling overleg gemaakt:

(afspraken in onderling overleg)

Zoals aangegeven wordt een bedenktijd van twee weken gerespecteerd. 

De eindafrekening zal ten laatste plaatsvinden op (datum).

Verder vragen we u de volgende zaken terug te bezorgen: 

(lijst met materiële zaken)

Als u nog vragen of opmerkingen heeft over de afhandeling van de overeenkomst, gelieve dan (naam verantwoordelijke HR) te contacteren. 

Met vriendelijke groeten, 

(naam afzender)

De beëindigingsovereenkomst wordt niet specifiek in de wet genoemd of geregeld. Er gelden dus geen vaste regels voor dit soort overeenkomst. De werkgever en de werknemer zijn vrij om zelf afspraken te maken over de afwikkeling van de overeenkomst. Een vaststellingsovereenkomst is wel in de wet opgenomen en wettelijk geregeld. Het verschil is minimaal. Juridisch gezien sta je als werkgever door de vastgestelde regels die slechts zeer uitzonderlijk aangepast kunnen worden, met een vaststellingsovereenkomst sterker. 

Een beëindigingsovereenkomst is ww-veilig, tenminste als er aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zo moet de overeenkomst wettelijk correct zijn opgesteld en er moet een correcte opzegtermijn in opgenomen worden. De ontslagreden dient ook ‘neutraal’ te zijn. 

Indien werkgever en werknemer besluiten om met wederzijds goedvinden uit elkaar te gaan, staat het hen vrij om een eventuele vergoeding af te spreken die de werkgever aan de werknemer zal betalen. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de specifieke situatie en de onderhandelingspositie van de partijen. De vergoeding kan een bedrag in geld zijn, maar kan ook een andere vorm hebben, denk daarbij aan scholing of outplacement. De beëindigingsvergoeding geldt ter compensatie van het financieel nadeel dat de werknemer ondervindt ten gevolge van het ontslag.