Wat zijn bedrijfsprocessen en hoe kun je ze verbeteren?

Als bepaalde handelingen of activiteiten vaak herhaald worden binnen een bedrijf, is het handig om ze te stroomlijnen in een bedrijfsproces. Dit heeft als voordeel dat de handeling telkens weer uniform wordt uitgevoerd, zoals afgesproken binnen het bedrijf. Dat schept duidelijkheid voor de gebruiker. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een ziekmelding bij manager John binnen het uur binnen moet zijn per mail, terwijl manager Eduard hierover gebeld wil worden voor twaalf uur ’s middags.

Behalve een ziekmelding doen bij de baas, moet deze melding ook geregistreerd worden door een andere afdeling. En bij langdurig ziekteverzuim zal de bedrijfsarts nodig zijn, en kan het zelfs zover komen dat uitkeringsinstanties ingeschakeld moeten worden. Dit zijn allemaal aparte schakels die door één bedrijfsproces samengebonden worden. Het is een keten van activiteiten, waar ook beslissingen en goedkeuringen onderdeel van zijn.

Een goed georganiseerd bedrijfsproces verbetert de samenwerking en communicatie tussen afdelingen en teams. Hierdoor krijg je kortere doorlooptijden en minder fouten. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de processen die ten grondslag liggen aan diensten en producten voor de klanten. We durven te stellen dat goede, snelle en gemakkelijke bedrijfsprocessen aan de basis liggen van tevreden klanten.

Er zijn drie verschillende soorten bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen zijn de basis van een resultaatgerichte bedrijfsuitvoering.

Primaire processen omvatten alle samenhangende activiteiten waardoor een product of dienst tot stand komt. Ze vormen het hart van de onderneming. Het primaire proces van een balletgezelschap bijvoorbeeld is het produceren en uitvoeren van balletvoorstellingen. 

Besturende processen zijn samenhangende activiteiten die het beleid van de organisatie uitvoeren door middel van plannen, controleren, evalueren en bijsturen. Door goed te besturen zal een organisatie of bedrijf de goede kant opgaan.

Ondersteunende processen faciliteren het primaire proces. Denk hierbij aan de afdeling personeelszaken, financiën/boekhouding en ICT. Zonder deze afdelingen zullen de meeste bedrijven hun eigenlijke werk niet goed kunnen uitvoeren. Het balletgezelschap kan pas succes hebben als de afdeling personeelszaken goede dansers weet te werven. 

Als je de primaire, besturende en ondersteunende processen per bedrijf optelt, gaat het om ontzettend veel verschillende bedrijfsprocessen. De primaire processen verschillen per bedrijf, maar de management- en ondersteunende processen zijn in elk bedrijf nodig en gelijkaardig. Om je een idee te geven, volgt hier een opsomming van management- en ondersteunende processen binnen bedrijven:

• Het goedkeuringsproces van de stukkenstroom

• Het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers 

• Het proces om personeelsverloop te monitoren

• Het aanvragen van verlofdagen 

• Het werven van nieuw personeel

• ICT-beheer

• De salarisadministratie

• In- en uitdiensttreding 

De optimalisatie van je bedrijfsprocessen is heel belangrijk om verspilling en bottlenecks te tegen te gaan. Dit zijn de vijanden van je bedrijf! Wat gebeurt er bijvoorbeeld met een groothandel die er te lang over doet om zijn orders af te handelen? En wat met een woningverhuurder met een telefonische wachtrij van een half uur? Juist ja, beide partijen verliezen uiteindelijk klanten.

Het helpt als er regelmatig nagekeken wordt of jouw bedrijfsprocessen voor verbetering vatbaar zijn. Er hoeft maar één zwakke schakel te zijn waardoor het geheel suboptimaal werkt. Inzicht verwerven in jouw bedrijfsprocessen kan al een enorme hulp zijn. Vermijd risico’s en belemmeringen binnen je bedrijf, door jouw bedrijfsprocessen te verbeteren.

• Een deadline verstrijkt ongemerkt, of een termijn wordt overschreden. Voorkom boetes en pak dit probleem aan door middel van efficiënte software

• Het is risicovol als alle medewerkers toegang hebben tot privacygevoelige informatie. Hoe zit dat met de toegangsrechten in jouw organisatie? Organiseer de toegangsrechten van gebruikers zoals jij het wil, met specifieke software.

• Als je geen rapporten kunt uitdraaien van de urenregistratie van je medewerkers, heb je hier al meteen een verbeterpunt te pakken.

En hoe vind je nu de zwakke schakels in jouw bedrijf? Door je bedrijfsprocessen te bekijken vanuit verschillende invalshoeken! Kijk terug op gemaakte fouten en onderzoek hoe je die voortaan zou kunnen voorkomen. Meet de wachttijd op die er zit tussen de verschillende handelingen of activiteiten. Ga na of er onnodige voorraden ontstaan. Zitten de juiste medewerkers op de goede plek? En komt het wel eens voor dat je overproduceert? Al deze zaken kunnen leiden tot verspilling. 

Optimaliseren en verbeteren van processen betekent ook dat je bekijkt of ze gestandaardiseerd kunnen worden. Hoe minder variatie, hoe beter. De verbeteringen leiden tot talrijke voordelen - betere dienstverlening, producten met meer kwaliteit, meer continuïteit en snellere processen zonder oponthoud. 

Het is waardevol voor elk bedrijf om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te verbeteren. Wie wil er nu niet meer gemak en efficiency bereiken? Of goedkoper kunnen produceren? Leg daarom je bedrijfsprocessen nog eens goed onder de loep. Je medewerkers zullen je er dankbaar voor zijn. En je klanten ook. Want elk rendement dat je haalt, kan je herinvesteren in je product of dienst. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is de sleutel tot een succesvol bedrijf met tevreden medewerkers en tevreden klanten.

Personio heeft de expertise en software in huis om al je HR-bedrijfsprocessen te optimaliseren. We bekijken hoe je huidige operationele activiteiten eruitzien. Vervolgens kunnen we je adviseren waar verbeterpunten mogelijk zijn op het gebied van ondersteunende HR-processen. Daar zijn we goed in.

Leestip: Ontdek hoe organisatieontwikkeling het herontwerpen van bedrijfsprocessen bevordert, wat de efficiëntie en flexibiliteit verbetert en het concurrentievermogen versterkt.

Bedrijfsprocessen omvatten alle samenhangende activiteiten, waardoor een product of dienst tot stand komt. Zo levert een grote meubelzaak pas toegevoegde waarde, als de meubels kwalitatief in orde zijn en er stijlvol uitzien. Van het eerste ontwerp tot aan de kassa - hierachter zit een hele keten van activiteiten, met verschillende beslismomenten. Ook de ondersteunende diensten moeten goedlopende bedrijfsprocessen hebben. Immers, als de meubelzaak niet bijhoudt hoeveel meubels er per dag verkocht worden, is er een risico op lege schappen. 

Een bedrijf kan zijn bedrijfsprocessen in kaart brengen door ze visueel te maken, bijvoorbeeld in de vorm van een stroomdiagram. Alle details van het proces komen erin te staan. Het beschrijven van je bedrijfsprocessen is het startpunt om ze verder te gaan optimaliseren. Risicoanalyse en het aanscherpen van deze processen zijn de volgende stappen.

Als bedrijf kan je je bedrijfsprocessen pas verbeteren, als je je huidige processen regelmatig evalueert en in vraag stelt. Zie je ergens productiefouten of lopen bepaalde financiële posten plotseling op? Door open te staan voor signalen van je klanten en medewerkers kan je al veel zelf in gang zetten en bijsturen waar nodig. Al deze signalen kunnen leiden tot kleine aanpassingen van je processen. Door sommige processen te automatiseren kan je de efficiëntie en het gebruikersgemak nog verder optimaliseren.

Wij bij Personio kunnen u helpen om je bedrijfsprocessen op HR-gebied te implementeren in de Personio HR-software. Het implementatieproces gebeurt deskundig en is heel eenvoudig.