Bedrijfskosten berekenen: verschillende soorten + formule

De bedrijfskosten of zakelijke kosten zijn de kosten die je als bedrijf maakt om je bedrijf te runnen. De bedrijfskosten omvatten alle noodzakelijke kosten die je maakt voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf. Een duidelijke definitie van de Belastingdienst luidt als volgt: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’

Het berekenen van de bedrijfskosten is essentieel voor het runnen van een succesvol bedrijf. Door inzicht te hebben in de kosten, kun je betere beslissingen nemen en je bedrijfsstrategie aanpassen indien nodig. Het kan ook helpen bij het bepalen van de prijs van je producten en/of diensten en bij het opstellen van een realistisch budget. Bovendien is het belangrijk om je bedrijfskosten te berekenen voor de belastingaangifte en voor het optimaliseren van de fiscale voordelen die je kunt behalen. 

Er zijn verschillende soorten bedrijfskosten, waaronder vaste kosten, variabele kosten en opstartkosten. Het is belangrijk om te begrijpen wat deze verschillende kosten precies inhouden. Je moet ook weten hoe je de totale bedrijfskosten berekent, en hoe de verschillende kosten jouw bedrijf beïnvloeden.

De vaste kosten zijn de kosten die niet afhankelijk zijn van de productie of verkoop van je producten of diensten. De vaste kosten zijn vaak terugkerende kosten die je maandelijks moet betalen. Voorbeelden van vaste kosten zijn de huur van een bedrijfsruimte, de salarissen van werknemers en de kosten die verband houden met verzekeringen.

De variabele kosten zijn de kosten die wel afhankelijk zijn van de productie of verkoop van je producten of diensten. Deze kosten hangen af van de hoeveelheid werk die je verricht en kunnen variëren van maand tot maand. Voorbeelden van variabele kosten zijn inkoopkosten, transportkosten en marketingkosten. Denk bijvoorbeeld ook aan de HR-kosten. Het is belangrijk om deze kosten goed in de gaten te houden om te voorkomen dat ze de winstgevendheid van je bedrijf aantasten. 

De opstartkosten zijn de kosten die je maakt bij het opstarten van je bedrijf. Deze kosten zijn vaak eenmalig en kunnen hoog oplopen. Voorbeelden van opstartkosten zijn de inschrijvingskosten bij de Kamer van Koophandel, de kosten voor het ontwerpen van een logo en de kosten voor het opzetten van een website.

Huidige FTE's altijd zichtbaar

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Meer over de analysefunctie

Hoe zorg je ervoor dat je een duidelijk inzicht hebt in de bedrijfskosten, en welke berekeningen horen daarbij? We hebben de belangrijkste onderwerpen voor je op een rij gezet die je helpen bij het berekenen van de bedrijfskosten.

Om je bedrijfskosten te berekenen, moet je eerst weten welke kosten als bedrijfskosten worden beschouwd. Dit betekent dat je de kosten identificeert die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en die rechtstreeks verband houden met de onderneming.

Vervolgens kunnen de bedrijfskosten opgesplitst worden in verschillende kostenposten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende kostenposten.

• Huur van bedrijfsruimte

• Kosten voor marketing en reclame

• Zakelijke verzekeringen

• Werkkleding

• Investeringen (machines, gereedschap)

• Cursussen of opleidingen

• Website en hosting

• Reiskosten

• Kantoormeubilair

• Energiekosten

• Afschrijvingen van werkmateriaal

Om vervolgens de kosten van elk van deze posten te berekenen, moet je alle relevante informatie verzamelen. Denk hierbij aan facturen, bonnen en betalingsbewijzen. Daarnaast helpt het om bijvoorbeeld HR-KPI’s vast te stellen en te meten, zoals het personeelsverloop en de productiviteit van je werknemers. Zorg ervoor dat deze documenten en data goed georganiseerd en makkelijk toegankelijk zijn, om de administratie zo soepel mogelijk te laten verlopen. 

Nadat je al deze informatie hebt verzameld en de verschillende uitgaven onder de kostenposten hebt geplaatst, kun je de totale bedrijfskosten en het bedrijfsresultaat berekenen.

Je berekent de totale bedrijfskosten door alle kosten (opstartkosten + variabele kosten + vaste kosten) bij elkaar op te tellen. Om vervolgens het bedrijfsresultaat te bepalen, moet je eerst de netto-omzet berekenen. Dit doe je door alle verkoopkosten af te trekken van de bruto-omzet. Vervolgens kun je de totale bedrijfskosten aftrekken van deze netto-omzet om het bedrijfsresultaat te berekenen. De formule voor deze berekening ziet er als volgt uit. 

(bruto-omzet - verkoopkosten) - bedrijfskosten = het bedrijfsresultaat

Het bedrijfsresultaat dient vervolgens als basis voor het bepalen van de belastingaangifte.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Om een goede administratie en een nauwkeurige boekhouding te kunnen voeren, is het belangrijk om de kostenposten te identificeren en alle gegevens zorgvuldig te verzamelen en te organiseren. Deze processen staan ook bekend onder de noemer ‘bedrijfskostenbeheer’. Het investeren in het beheer van de bedrijfskosten brengt vele voordelen met zich mee voor bedrijven, waaronder:

• het verbeteren van de financiële gezondheid van het bedrijf, door onnodige kosten te identificeren en de uitgaven te verminderen;

• het creëren van meer transparantie en inzicht in de financiële situatie van het bedrijf;

• het verminderen van fouten in de boekhouding en het vermijden van een onjuiste belastingaangifte;

• het maken van weloverwogen beslissingen op basis van nauwkeurige financiële gegevens.

Leestip: Ontdek hoe succesvolle bedrijfsstrategieën de veerkracht van een bedrijf tegen veranderingen versterken en de langetermijnconcurrentiepositie veiligstellen.

Bedrijven kunnen het beheer van de bedrijfskosten aanzienlijk vereenvoudigen door gebruik te maken van software. Zo kun je bijvoorbeeld de bedrijfskosten berekenen met Excel. Op die manier kunnen de bedrijfskosten makkelijk worden geïdentificeerd, verzameld en georganiseerd. Daarnaast biedt gespecialiseerde software vaak nuttige functies, zoals het automatisch categoriseren van kostenposten en het genereren van rapporten die inzicht geven in de financiële situatie van het bedrijf.

Het berekenen en beheren van de bedrijfskosten is essentieel om een succesvol bedrijf te runnen. Door de verschillende kostenposten te identificeren, gegevens te verzamelen en te organiseren, kan een bedrijf de financiële situatie beter begrijpen en weloverwogen beslissingen nemen. 

Het gebruik van software, zoals het soepele HRM-systeem van Personio, kan het proces van bedrijfskostenbeheer aanzienlijk vereenvoudigen en efficiënter maken. Met de software kunnen kostenposten makkelijk worden geïdentificeerd en georganiseerd, en kunnen rapporten worden gegenereerd om inzicht te geven in de financiële situatie van het bedrijf. Dit maakt het beheren van de bedrijfskosten efficiënter en effectiever.

De belangrijkste soorten bedrijfskosten zijn de huur van bedrijfsruimte, de kosten voor marketing en reclame, zakelijke verzekeringen, werkruimte, investeringen, cursussen en opleidingen, kosten voor de website, reiskosten, kantoormeubilair en energiekosten.

Een break-evenanalyse is een financiële berekening die bepaalt op welk punt de totale opbrengsten van een bedrijf gelijk zijn aan de totale kosten, zodat het bedrijf noch winst, noch verlies maakt. Dit punt staat ook bekend als het break-evenpunt.

Een effectief beheer van je bedrijfskosten vereist een duidelijk overzicht van alle verschillende kostenposten. Idealiter worden deze kostenposten continu gemonitord en geanalyseerd, om waar mogelijk besparingen te realiseren. Het gebruik van een boekhoudprogramma en het inschakelen van een boekhouder kan ook helpen om de administratie op orde te houden en een beter inzicht te krijgen in de financiën van het bedrijf. Het is ook belangrijk om een budget op te stellen en je aan dit budget te houden. En tot slot kan het automatiseren van bepaalde processen, zoals de facturering en betalingen, helpen om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen.