Agile recruitment: de sleutel tot flexibel en efficiënt werven

Agile recruitment is een manier om personeel aan te werven. Je gaat op een vlotte en flexibele manier aan de slag om de open posities zo snel mogelijk ingevuld te krijgen. Agile recruitment is vaak een strategische keuze. Het betekent dat je het proces van het zoeken en aannemen van nieuwe medewerkers flexibeler maakt. Agile recruitment kan ook invloed hebben op andere delen van de organisatie om alles beter op elkaar af te stemmen. Dit zorgt voor meer wendbaarheid en efficiëntie in het hele bedrijf.

In tegenstelling tot de traditionele manier van recruiting, zal je zien dat er bij een agile manier van rekruteren veel sneller feedback wordt gegeven. Daarnaast worden rollen op een andere manier ingevuld en wordt er tijdens de sollicitatie gekeken naar alle relevante kwaliteiten, en niet alleen naar de informatie die je terugvindt op het cv. 

Agile recruitment is gebaseerd op vier principes, namelijk: 1. flexibiliteit, 2. snelheid, 3. samenwerking en 4. continue verbetering. We gaan hieronder wat dieper in op elk van deze principes.

1. Flexibiliteit – Bij agile HR wil je niet halsstarrig vasthouden aan een vast plan of proces. Je staat daarentegen open om je manier van werken voortdurend aan te passen op basis van nieuwe inzichten. Op deze manier kan je continu verbeteren en optimaliseren. Het gebruik van software en tools is hierbij een belangrijk element en ingewikkelde documentatie wordt vaak achterwege gelaten.

2. Snelheid – Wie flexibel wil zijn, moet ook snel kunnen schakelen. Het geven van feedback is een belangrijk element in agile recruitment. Wacht geen week om je kandidaat feedback te geven, maar bezorg deze zodra je een beslissing hebt gemaakt. Zo verlopen alle recruitingprocessen veel vlotter en zal je merken dat een sollicitatieprocedure ook sneller afgerond zal zijn.

3. Samenwerking – Onderlinge relaties en teamwerk zijn belangrijker dan de interne processen. Om tot een goed einde te komen, moet je dus samenwerken als een team, goed met elkaar blijven communiceren en transparant zijn tegenover elkaar en je sollicitanten.

4. Continue verbetering – De eerste drie principes vormen samen de basis voor voortdurende verbetering, het vierde en laatste principe. Bij agile recruitment wil je niet blijven hangen in een proces dat niet effectief is, maar wil je juist snel en flexibel kunnen schakelen naar een optimale situatie. Je blijft je processen continu evalueren en optimaliseren waar nodig.

Agile recruitment kan misschien overweldigend of complex lijken, maar het biedt je wel veel voordelen voor je organisatie en HR-team:

• Efficiëntie: agile werken richt zich niet (alleen) op het behalen van betere resultaten, maar ook op het optimaliseren van de weg naar die resultaten. Korte cycli zorgen ervoor dat je snel kunt schakelen, je kunt aanpassen en je processen kunt verbeteren. Door een agile recruitmentproces op te zetten, zorg je ervoor dat je veel efficiënter te werk gaat. 

• It’s a match: agile recruitment levert vaak een betere match op tussen kandidaat en werkgever. Door de focus te leggen op de relatie en niet alleen op het voldoen aan eisen, zal je sneller merken of de kandidaat geschikt is voor de functie.

• Meer tevredenheid: agile recruitment maakt het werk voor je HR-team leuker, zodat je medewerkers er ook meer voldoening uithalen. Hierdoor zal je merken dat ze tevredener zijn, wat zich ook weer vertaalt in een positieve werksfeer.

• Kandidaatbeleving: een kortere doorlooptijd, meer aandacht voor de kandidaten zelf en een grotere investering in de relatie met kandidaten zullen ervoor zorgen dat kandidaten het sollicitatieproces op een veel positievere manier zullen ervaren. Dit is goed voor je employer branding en zal een goede indruk achterlaten.

• Stabieler personeelsbestand: de mensen zijn belangrijker dan de processen bij agile recruitment. Hierdoor ontdek je al sneller of er een match is met een kandidaat en zal de kans op slagen dus ook groter zijn. Dit vergroot de kans dat een kandidaat langdurig bij je bedrijf blijft werken en voorkomt dat iemand na enkele maanden weer vertrekt omdat de functie niet voldoet aan zijn of haar verwachtingen.

Om agile recruitment toe te passen in je eigen HR-processen, zijn er een aantal verschillende technieken waar je uit kan kiezen of die je kan combineren.

• Scrum is een framework waarbij teamwerk en verantwoordelijkheid centraal staan. Er wordt een scrum-master aangeduid die iedere dag een kort overleg (stand-up) initieert om problemen, vragen of updates vanuit het team te bespreken. Wie met een scrum-framework werkt, werkt met korte sprints en duidelijk afgelijnde taken waardoor je een beter zicht krijgt op de verschillende sollicitatieprocessen en openstaande vacatures.

• Kanban is een ander agile model waarbij je de workflows op een visuele manier gaat voorstellen. In tegenstelling tot scrum legt kanban geen nadruk op rollen of sprints. Kanban zorgt juist voor korte cycli en een transparante manier van werken. Je brengt op een visuele manier in kaart waar elk lid van het team mee bezig is in het kader van de wervingsprocessen.

Afhankelijk van je team, werkwijze en voorkeur kan je een methode kiezen die het beste bij je bedrijf past.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Downloaden: de Beste Vragen Over de Cultural Fit

Wil je zelf ook aan de slag met agile recruitment? Volg dan de volgende zes stappen.

1. Analyseer je huidige processen: begin met het evalueren van je bestaande wervingsstrategie en -processen, voordat je agile recruitment gaat toepassen. Dit helpt je inzicht te krijgen in de sterke punten van je team en de gebieden die verbeterd kunnen worden.

2. Zorg voor de juiste training: agile werken is een vak apart dat specifieke kennis vereist. Zorg er dus voor dat je jouw teamleden, of een deel ervan, de juiste training biedt, zodat ze de agile methoden goed onder de knie krijgen.

3. Kies de juiste tools en software: agile recruitment werkt het beste als je de juiste software en tools gebruikt die je helpen om je processen in kaart te brengen. Onderzoek welke oplossingen het beste passen bij je organisatie en gebruik deze om je processen te ondersteunen.

4. Start met experimenteren: deel je huidige processen op in sprints en prioriteer de taken binnen elke sprint. Start vervolgens met het uitvoeren en testen van deze taken om te ontdekken wat goed werkt en wat niet.

5. Bepaal KPI’s om op te volgen: stel vast welke metrics je zult gebruiken om de effectiviteit van je nieuwe processen te meten. Dit helpt je te beoordelen of en in welke mate de veranderingen je wervingsresultaten verbeteren.

6. Evalueer en stuur bij: agile werken draait om voortdurende verbetering. Evalueer regelmatig met je team de resultaten en stuur bij waar nodig om je processen verder te optimaliseren.

Agile recruitment impliceert niet alleen een andere manier van werken, maar ook een andere manier van denken. Het spreekt voor zich dat deze methode met enkele uitdagingen komt. We overlopen de meest voorkomende uitdagingen en hoe je ze kan aanpakken.

Wil je je agile recruitment tot een succesvol einde brengen? Volg dan deze best practices:

1. Zet de kandidaat centraal zodat hij of zij zich goed voelt tijdens het gesprek en binnen het proces. Dit helpt je om een beter beeld te krijgen van wie die persoon echt is.

2. Zorg ervoor dat je recruitmentstrategie aansluit bij je organisatie. Zorg ervoor dat je strategie en kernwaarden overeenkomen met die van je organisatie. Baseer je hiervoor op de sterke punten van je team en de visie van je organisatie.

3. Werk samen. Vermijd silo’s en neem gezamenlijk verantwoordelijkheid voor het aantrekken en aanwerven van nieuwe collega's. Samenwerking zorgt voor een efficiënter en effectiever wervingsproces.

4. Maak het recruitmentproces zo transparant mogelijk. Zorg voor een open en duidelijke communicatie tijdens het recruitmentproces. Dit maakt het proces aantrekkelijker voor kandidaten en vergemakkelijkt de samenwerking binnen je team.

5. Zorg voor een goed proces om kandidaten af te wijzen. Laat je als bedrijf niks meer van je horen, dan laat je ook een negatieve indruk achter bij kandidaten. Zorg dus voor een nette afwijzing, zodat ze ook in de toekomst opnieuw durven te solliciteren, bijvoorbeeld voor een andere functie.

Toonaangevende inspiratie uit de branche voor je volgende sollicitatiegesprek

We vroegen onze community van HR-professionals wat hun favoriete sollicitatievragen zijn.

Nu downloaden

In welke opzichten verschilt agile recruitment met de traditionele wervingsmethoden? We hebben de belangrijkste verschillen voor jou in een duidelijk overzicht gegoten.

Het gebruik van de juiste tools en technologieën kan het agile recruitmentproces aanzienlijk vereenvoudigen en efficiënter maken. Je kan makkelijk bijhouden waar collega’s mee bezig zijn en in welk stadium kandidaten zich bevinden aan de hand van een applicant tracking systeem (ATS).

Hier zijn enkele populaire agile recruitmenttools:

• BambooHR: een gebruiksvriendelijke, allround HR-tool die volledig aanpasbaar is en te integreren valt met andere tools.

• Workable: recruitmentsoftware die makkelijk schaalbaar is en integraties heeft voor verschillende vacaturedatabanken, ideaal voor groeiende organisaties.

• Lever: deze recruitmentsoftware heeft een sterke focus op teamsamenwerking en beschikt over uitgebreide rapportagemogelijkheden.

• Recruitee: deze kandidaatsourcingtool is gebruiksvriendelijk, makkelijk te integreren en geschikt voor groeiende bedrijven.

• Personio: een flexibel HR-platform dat volledig aanpasbaar is aan de behoeften van je organisatie, makkelijk te integreren is met andere (bestaande) tools en meegroeit met je bedrijf.

Agile recruitment valt niet van de ene op de andere dag te implementeren in je organisatie. Wil je maximaal de vruchten plukken van deze methode, dan ben je toch meerdere maanden tot misschien zelfs een jaar kwijt, afhankelijk van hoe groot je team is en hoe snel je medewerkers mee zijn met de nieuwe werkwijzen.

Ja, agile recruitment is geschikt voor alle soorten functies en industrieën. De methode richt zich op een menselijke aanpak en flexibele processen in plaats van op gestandaardiseerde methoden. Hierdoor wordt elk wervingsproces efficiënter, aangenamer en sneller, ongeacht de sector of functie.

De manier waarop je het succes van agile recruitment meet, hangt af van de specifieke doelen die je hebt gezet. Wil je je recruitmentproces versnellen, wil je de match met nieuwe werknemers verbeteren of wil je gewoon meer kandidaten aantrekken? Bepaal de juiste metrics op basis van je doelen en volg deze zorgvuldig om het succes te evalueren.