Aanbiedingsbrief voorbeeld: onderdelen en tips voor opstellen

Nadat je aan het einde van een efficiënt recruitingproces dé kandidaat voor je vacature hebt gevonden, doe je hem of haar een mondeling voorstel. De aanbiedingsbrief vloeit hieruit voort. In deze brief verwoord je nogmaals welk aanbod je de kandidaat doet en beschrijf je beknopt de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen. Door deze brief ondertekend te retourneren, bevestigt de kandidaat dat hij of zij akkoord gaat met het voorgestelde aanbod.

Naast een aanbiedingsbrief in het kader van een arbeidsovereenkomst, heb je ook nog een aanbiedingsbrief voor een aanbesteding, een aanbiedingsbrief in het kader van een offerte en een aanbiedingsbrief bij een rapport. Daar gaan we in dit artikel niet verder op in. 

In een aanbiedingsbrief komen altijd verschillende vaste onderdelen aan bod. We lichten ze hieronder kort toe. 

• Naam en adresgegevens bedrijf - Het moet duidelijk zijn wie de afzender is van de aanbiedingsbrief. Gebruik daarom altijd briefpapier in de huisstijl van je bedrijf, voorzien van het bedrijfslogo.

• Plaatsnaam, datum - Vanuit welke plaats en op welke dag is de brief verstuurd?

• Naam en adresgegevens kandidaat - Er dient geen misverstand mogelijk te zijn over de persoon aan wie het aanbod gericht is.

• Aanhef - Afhankelijk van het soort organisatie kies je voor een passende aanhef. Geachte heer [achternaam] of Beste [voornaam]: gebruik de aanhef die het beste bij het bedrijf past. Dat geldt overigens ook voor de rest van de schrijfstijl van de brief.

• Inleidende paragraaf - Licht toe waarom je deze brief stuurt en om welke functie het gaat. Benoem ook de eventuele ontbindende voorwaarden.

• Functieomschrijving - Beschrijf kort wat de taken en verantwoordelijkheden zijn die horen bij de functie en vermeld aan wie de kandidaat verantwoording dient af te leggen. 

• Werklocatie en werktijden - Waar gaat de kandidaat werken, op welke dagen en op welke tijden? Houd hierbij rekening met de arbobrichtlijnen.

• Salaris - Hoeveel gaat de kandidaat in eerste instantie per jaar verdienen? In welke termijnen wordt het salaris overgemaakt? En zijn er nog aanvullende financiële vergoedingen?

• Secundaire arbeidsvoorwaarden - Van welke secundaire arbeidsvoorwaarden kan de kandidaat gebruikmaken?

• Afsluiting - Is de kandidaat akkoord met dit voorstel? Dan dient hij of zij deze brief getekend te retourneren.

Efficiënt opleidingsbeheer voor alle deelnemers

Schrijf medewerkers eenvoudig in voor cursussen met meerdere sessies en datums, bekijk wie daadwerkelijk heeft deelgenomen en zorg ervoor dat iedereen in het bedrijf zich optimaal kan ontwikkelen.

Ontdek het opleidingsbeheer van Personio

Je hebt net gelezen uit welke elementen een aanbiedingsbrief is opgebouwd. Om het je gemakkelijk te maken, vind je hieronder ook een voorbeeld van een aanbiedingsbrief in het kader van een arbeidsovereenkomst, die direct klaar is voor gebruik. 

[Briefhoofd/briefpapier met bedrijfslogo]

[Plaatsnaam, dag – maand – jaartal]

[Voor- en achternaam kandidaat] [Straatnaam en huisnummer] [Postcode en plaatsnaam] [Indien woonachtig buiten Nederland: land]

Beste [voornaam kandidaat],

Na ons prettige gesprek op [datum] jl. zijn we ervan overtuigd dat jij met jouw vaardigheden, ervaring en persoonlijkheid goed bij ons bedrijf past en een waardevolle toevoeging biedt. We zijn dan ook blij om je vanaf [startdatum] de [fulltime-/parttime-]functie van [functietitel] bij [bedrijfsnaam] aan te bieden, [als de resultaten van de achtergrondcontrole/drugstest goed uitpakken]. Gefeliciteerd!

Als [functie] zal je [beschrijving taken en verantwoordelijkheden]. Je brengt hierover verslag uit bij je leidinggevende, [naam, functie].

Je werkt op onze locatie in [plaatsnaam] en bent daar aanwezig op [dagen van de week/weekdagen van starttijd tot eindtijd].

Je start met een jaarsalaris van [bedrag in euro’s]. Het salaris wordt verspreid over het jaar [wekelijks, maandelijks] aan je overgemaakt. [Daarnaast kom je in aanmerking voor een bonus/winstdeling etc.]

Het spreekt voor zich dat je ook gebruikmaakt van onze uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals [de mogelijkheid tot thuiswerken, betaald verlof, pensioenregeling, collectieve ziektekostenverzekering etc.]

Ben jij nog steeds enthousiast om bij ons aan de slag te gaan? Dan vragen we je om dit aanbod te aanvaarden, door deze brief te ondertekenen en deze uiterlijk op [datum] aan ons te retourneren. Wij zullen vervolgens een arbeidscontract opstellen waarin we alle voorwaarden van dit dienstverband opnemen. Daarna zul je een uitnodiging ontvangen om het contract [bij ons op kantoor in plaatsnaam] te ondertekenen. Bij ondertekening van de arbeidsovereenkomst word je formeel onderdeel van ons team.

Heb je nog vragen? Neem dan zeker contact met ons op.

Met vriendelijke groet,

[Je handtekening]

[Naam] [Functie]

Naam kandidaat: [voor- en achternaam kandidaat]

Handtekening kandidaat:

Plaatsnaam:                                 Datum:

Kost een rommelige onboarding je geld?

Wil je nieuwe medewerkers een gestroomlijnd en duidelijk onboardingproces bieden? Klik dan op de onderstaande link om onze gratis checklist voor onboarding te downloaden (Engelstalig). Doe er je voordeel mee!

Nu downloaden

Om je te helpen om een goede aanbiedingsbrief op te stellen, geven we je een aantal tips.

• Zorg voor een passende tone of voice. Coolblue moet geen ‘Geachte’ gebruiken en een advocatenkantoor aan de Zuidas geen ‘Hoi!’. Toch zijn allebei de vormen van aanhef prima, mits ze in de juiste context gebruikt worden.

• Houd je brief compact. De uitgebreide ins en outs komen in het contract allemaal aan de orde.

• Maak de brief persoonlijk. Heeft de kandidaat iets specifieks benoemd? Laat dat dan terugkomen in je tekst, zodat hij of zij zich echt gehoord voelt.

• Verzamel alle relevante informatie op voorhand. Zo kun je veel sneller werken.

• Maak gebruik van de template in dit artikel. Zo weet je zeker dat alle belangrijke elementen in je brief zijn opgenomen. 

Je hebt vanuit HR de aanbiedingsbrief verstuurd. Maar wat dan? Hier vind je een overzicht van de verschillende vervolgstappen.

Allereerst houd je natuurlijk in de gaten dat de datum van de deadline niet wordt overschreden. Heb je vlak voor de deadline nog niets gehoord, probeer dan even te bellen. Misschien is er iets misgegaan. Dan kan je het nog rechtzetten.

Het kan zijn dat de kandidaat voor de ondertekening van de brief nog contact met je opneemt, omdat hij of zij vragen heeft. Neem de tijd om die zo goed mogelijk te beantwoorden en eventuele onzekerheden weg te nemen.

Ondanks alle positieve geluiden kan het toch gebeuren dat een kandidaat op het laatste moment afhaakt en je aanbod afwijst. Bel de persoon in kwestie en probeer boven tafel te krijgen wat de reden is. Wellicht kan je daar een volgende keer je voordeel mee doen.

Heeft de kandidaat je aanbod geaccepteerd? Stuur dan een bericht om hem of haar te bedanken en te feliciteren. Licht ook toe hoe de verdere procedure zal verlopen.

Gaat de kandidaat met jouw bedrijf in zee, dan is het nu zaak om te zorgen voor de perfecte onboarding. Zo voelt je nieuwe medewerker zich direct welkom en op zijn plek binnen jouw organisatie.

In een aanbiedingsbrief neem je in elk geval de volgende zaken op: de functie, de taken/verantwoordelijkheden die bij de functie horen, de startdatum, het aantal te werken uren, de werkplek en het jaarsalaris. In de brief vraag je de kandidaat ook altijd om deze ondertekend te retourneren als hij of zij akkoord gaat met het aanbod.

Een aanbiedingsbrief kan als een onherroepelijk aanbod worden gezien en is daarmee rechtsgeldig.

Als werkgever kan je het aanbod dat in de aanbiedingsbrief vermeld staat niet zomaar intrekken.