Waarom personeelsteams na moeten denken over wervingskosten

Alles kost geld, dat is nu eenmaal zo. Zowel in het leven in het algemeen, als op het gebied van HR en alle daarmee gepaard gaande inspanningen en personeelsprocessen. Maar sommige kosten zijn duidelijker dan andere. Er zijn namelijk ook veel verborgen kosten, of kosten die moeilijk meetbaar zijn. Maar dat betekent nog niet dat ze geen impact hebben. 

In mijn eigen werk heb ik ondervonden dat het concept ‘kosten’ alles te maken heeft met balans. Ik beschouw het graag als een evenwicht tussen kosten en investering, het bedrag dat je nu uitgeeft en dat wat je er later voor terugkrijgt. In die zin is het een kwestie van kwaliteit. 

Een voorzichtige houding ten opzichte van kosten (in de zin van investeringen) heeft meestal een negatief effect op kwaliteit. Die twee zijn altijd met elkaar verbonden. Op het gebied van werving en selectie bijvoorbeeld is er niet een maatstaf die het succes bepaalt. Waar we geneigd zijn om te kijken naar puur de wervingskosten, moeten we ook breder kijken naar andere kosten zoals: 

• Wervingstijd

• Wervingsmiddelen

• Verhouding tussen sollicitaties en concreet baanaanbod  

• Verhouding tussen baanaanbod en aanvaarding

• Statistieken over kandidaatervaring

• En meer…

Je ziet dat als je je puur en alleen op de kosten in de zin van uitgaven richt, je daarmee de kwaliteit van het proces in gevaar kunt brengen. Als je minder tijd en geld aan het wervingsproces besteedt, heeft dat vrijwel zeker een effect op de kwaliteit ervan.  

Eerder zei ik al dat je kosten holistisch kunt benaderen, dat het om meer gaat dan alleen financiële waarden. Dit brengt me bij het volgende punt, namelijk dat je kosten moet zien als een functie van tijd. 

Tijd lijkt, in deze context, een beetje op een proces. Wanneer het op werving en selectie aankomt, weten we dat het juiste proces voor je bedrijf tijd en moeite kost. We moeten er van begin tot eind voor zorgen dat de kosten voor het in dienst nemen van een medewerker en de tijd die het de wervingsteams kost om dit voor elkaar te krijgen, goed op elkaar aansluiten. 

Trek toptalent aan door je te richten op de kandidaatervaring

Neem sneller de juiste mensen in dienst en geef ze de best mogelijke ervaring. Ontdek meer over de applicant tracking software van Personio.

Sneller werven met Personio

Als je het wervingsproces gaat inkorten, kun je de wervingskosten per medewerker drukken. Maar je loop ook het risico dat je vaker de verkeerde kandidaat in dienst neemt, zoals al eerder opgemerkt. 

Een signaal hiervoor is de sollicitatie-aanbod verhouding. Die laat zien hoeveel sollicitanten ook echt een baanaanbod hebben gekregen. Als je die verhouding ziet dalen, en die daling stabiliseert zich niet als je organisatie groeit, dan verspil je simpelweg te veel tijd – al is het ook mogelijk dat de kwaliteit van de kandidaten tegenvalt. 

Waar ik mee wil zeggen dat zowel tijd en geld van belang zijn. Vooral in een groeiende organisatie moet je beiden goed in de gaten en in evenwicht houden. Bij Personio zelf hebben we een paar belangrijke initiatieven genomen om die balans te vinden: 

• We hebben zogenaamde ‘bar raiser’-gesprekken ingevoerd. Interviewers van buiten de rekruterende afdeling worden bij het gesprek betrokken, voor een objectieve blik en om te bekijken of de kandidaten een goede ‘culture fit’ zijn. Zo houden we onze lat hoog. 

• We werken met wervingsmanagers die precies weten waar ze naar op zoek zijn en goede kennis hebben van de profielen en functie-eisen. Zo kunnen we de verkeerde kandidaten er al in een vroeg stadium uitfilteren en niet pas later, nadat we er al te veel tijd in gestoken hebben. 

• We geven vooraf duidelijk aan met wie de kandidaten een gesprek hebben en met welke focus. Daardoor komen ze goed voorbereid naar het gesprek en kosten de gesprekken minder tijd. 

Met deze initiatieven zorgen we ervoor dat personeel met de juiste snelheid kan worden aangenomen zonder daarbij aan kwaliteit in te boeten. Natuurlijk moet je er nog steeds de nodige tijd en moeite in steken, maar als je het goed aanpakt, houd je de balans.

Gebruik je employer brand om talent aan te trekken

Hoe positioneer je je organisatie als dé plek voor aanstormend talent? Door je employer brand je te gebruiken bijvoorbeeld. Download ons uitgebreide e-book voor meer tips en advies.

Download nu het eBook

Ten slotte kijken we ook naar de statistieken die aangeven hoe goed en effectief we als team presteren. Het is belangrijk goed inzicht te krijgen in hoe efficiënt we de operationele taken uitvoeren, vooral binnen onze HR-, interne IT- en wervingsafdelingen.

Kosten als KPI bezien is geworteld in het idee van opportuniteitskosten. Zoals eerder benoemd, is het de kunst om de balns in ‘kosten’ te houden. Het concept van opportuniteitskosten illustreerd deze ‘kunst’ duidelijker. 

Beeld je in wat er gebeurt als je een verkeerde wervingsbeslissing neemt. Je hebt niet alleen veel tijd en moeite in het wervingsproces gestoken, maar moet nu ook nadenken over de kosten van deze verkeerde inhuur. Volgens een rapport van Glassdoor kost het een werkgever 33% van het jaarsalaris van een werknemer om een vervanger te vinden als die vertrekt of niet goed bij het bedrijf past. 

Je raakt die persoon niet alleen kwijt, je hebt ook de kans gemist om in eerste instantie de juiste beslissing te nemen. Dit brengt duidelijk kosten met zich mee, maar is ook een teken dat je beter je processen kunt verbeteren in plaats van je budget te verlagen of aan te passen.  

Daarom is het zo belangrijk dat je sourcing-, screening- en aannameprocessen optimaal verlopen. Want het vervangen van personeel betekent niet alleen dat je het hele proces opnieuw moet doorlopen, met de bijbehorende kosten, maar dat je de kans hebt gemist om het in één keer goed te doen. 

In ons team gebruiken we het wervingsplatform van Personio om een gestructureerd wervingsproces vorm te geven. De data geven inzicht in onze wervingsactiviteiten en laten ook zien wie de organisatie al snel weer verlaten. 

Zo kunnen we niet alleen de sollicitatie-aanbodverhouding stabiliseren, maar ook zien of we optimaal gebruikmaken van opportuniteitskosten en hoe onze wervingservaring ons naar de juiste kandidaten kan leiden. 

Kortom, het draait niet alleen om kosten verhogen of verlagen. Er zijn meer elementen die het concept kosten beïnvloeden. Wat je echt nodig hebt, is het juiste proces om alle elementen bij te houden. Zo kun je makkelijker data-gestuurde beslissingen nemen.