Verplicht Verlof: 4 Tips

De WAZO bepaalt in Nederland de regels rondom verlof. Deze wet verplicht organisaties om verlof te verlenen aan hun medewerkers. In het geval van ouderschapsverlof is er een duidelijke wetgeving die voor iedereen geldt. Toch zijn verlofregelingen ook afhankelijk van de cao en arbeidsvoorwaarden van een organisatie. Hierdoor kan bijvoorbeeld de toekenning van het bijzonder verlof per organisatie verschillen.

Het is verstandig om als organisatie goede afspraken te maken over het opnemen van verlof. Zorg voor uitgebreide arbeidsvoorwaarden en communiceer dit duidelijk met je medewerkers. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en kan het onenigheden in de toekomst voorkomen.

Naast de voor iedereen bekende vakantiedagen, zijn er een aantal verplichte verlofsoorten. In de opsomming lees je in het kort wat deze soorten verlof betekenen en wat de belangrijkste conclusies zijn.

Calamiteitenverlof staat ook bekend als kort-verzuimverlof. Het is een vorm van betaald verlof. Medewerkers kunnen dit verlof opnemen in zeer dringende, onverwachte situaties waarbij ze direct het werk moeten laten liggen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een ziek kind dat je moet ophalen, of als er bij de medewerker thuis bijvoorbeeld is ingebroken.

• Calamiteitenverlof is om in geval van nood te kunnen vertrekken.

• De duur is afhankelijk van de reden van het verlof.

• Het is betaald verlof, waardoor je als organisatie verplicht bent het loon door te betalen gedurende het hele verlof.

Waar vrijwel alle verlofsoorten bij wet geregeld zijn, is dit bij bijzonder verlof niet het geval. De regels rondom het bijzonder verlof staan in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of de cao die voor de hele sector geldt. Een voorbeeld van bijzonder verlof is het vrij nemen voor een huwelijk, een doktersbezoek of voor een examendag. 

• Bijzonder verlof is niet bij de wet geregeld; leg dit dus goed vast in de arbeidsvoorwaarden.

• In principe betaal je het loon door, tenzij je het van tevoren anders hebt afgesproken.

• Elke aanvraag voor dit verlof is uniek en vraagt om een andere benadering.

Iedere medewerker met kinderen heeft recht op ouderschapsverlof. Dit verlof is opgenomen in de WAZO. De totale duur is 26 keer het aantal wekelijkse werkuren, deze uren kunnen op verschillende manieren worden opgenomen. Zo kan het 50/50, voltijds of verspreid over een langere periode, tijdens de eerste 8 levensjaren van het kind.

• Ouders kunnen met behulp van dit verlof tijdelijk onbetaald minder werken om voor hun kinderen te zorgen.

• Het verlof kan worden opgenomen tot het kind 8 jaar oud is.

• Iedere medewerker mag per kind het verlof opnemen. Als je medewerker een tweeling heeft, dan krijgt diegene dus twee keer ouderschapsverlof.

Medewerkers die tijdelijk moeten zorgen voor een familielid, naaste of kind hebben recht op zorgverlof. Er bestaan twee vormen: kortdurend en langdurend zorgverlof. Hoeveel verlof iemand kan opnemen, verschilt per verlof en per situatie. Als organisatie moet je aanvragen toekennen.

• Bij kortdurend zorgverlof heeft je medewerker recht op tweemaal het aantal uren per week dat hij werkt.

• Bij langdurend zorgverlof heeft hij recht op zes keer het aantal gewerkte uren in de week.

• Medewerkers mogen de verlofuren opnemen over een periode van twaalf maanden.

Als een medewerker onverhoopt ziek is, heeft diegene recht op verlof. Iemand mag dan thuisblijven tot hij zich weer goed genoeg voelt om te komen werken. Dit verlof heet ziekteverlof. Tijdens dit verlof krijgt je medewerker zijn salaris tot twee jaar lang doorbetaald. Dit is verplicht voor jou als werkgever en het is dus verstandig je goed hiertegen in te dekken.

• Het loon wordt doorbetaald tijdens ziekteverlof, tot twee jaar.

• Je indekken tegen ziekteverzuim is een goed idee.

• Zieke medewerkers hebben nog steeds recht op vakantiedagen.

Elke zwangere vrouw in loondienst heeft recht op zwangerschapsverlof. Ze krijgt tijdens die periode haar loon volledig doorbetaald. Dit hoef je als werkgever niet te betalen, dat doet het UWV. Je moet dit als werkgever wel zelf aanvragen. Het verlof heeft een duur van zes weken vóór de uitgerekende datum, voor een meerling tien. Na de geboorte is deze duur tien weken.

• Het UWV betaalt de werkgever de zwangerschaps- en bevallingsuitkering ter hoogte van het salaris van de zwangere medewerker.

• Zwangere medewerkers hebben recht op aangepaste arbeidstijden.

• Bij sprake van een meerling is het verlof langer.

Met de HR-software van Personio zie je direct de verschillende verlofsoorten. Zo hebben zowel je organisatie als je medewerkers een handige tool in handen. Met de zelf in te stellen workflows weet de HR-manager direct welke volgende stappen er zijn om het verlof in gang te zetten. Zo bespaar je tot 80% van de tijd.

Zoals je hierboven hebt gelezen, zijn er veel verschillende soorten verplicht verlof. Iedere soort komt met zijn eigen set regels, is afhankelijk van de hulpvraag en kan daardoor op verschillende manieren worden toegepast. Dat kan best lastig zijn voor jouw organisatie en je medewerkers. Het is goed om verstandig met je verlofreglementen om te gaan, zodat iedereen binnen de organisatie weet waar die aan toe is.

Wij hebben nog een paar goede tips voor het beheren van verlof:

Tip 1: Communiceer altijd duidelijk met je medewerkers over het verlof. Maak de processen hierover duidelijk, zodat er geen verwarring kan ontstaan tijdens de aanvraag en gedurende het verlof.

Tip 2: Laat je medewerkers regelmatig weten hoeveel verlofuren ze nog hebben. Herinner ze aan lopende aanvragen en houd ze op de hoogte.

Tip 3: Maak het aanvraagproces zo makkelijk en duidelijk mogelijk. Digitaal aanvragen houdt het voor je medewerkers en voor je organisatie overzichtelijk. De HR-software van Personio kan je hier goed bij helpen.

Tip 4: Ga met je medewerker in gesprek als een verzoek ingewikkeld in elkaar zit. Wees duidelijk waarom je een aanvraag wel of niet kunt inwilligen en stel eventueel alternatieve opties voor.