6 simpele stappen voor een gestroomlijnde onboarding van werknemers

Hoeveel van de taken die vandaag op je planning staan, zouden ook door een machine kunnen worden uitgevoerd? Volgens een onderzoek van McKinsey kan naar schatting 45% van al het betaalde werk worden geautomatiseerd. Door HR-processen te automatiseren, worden bepaalde handelingen automatisch uitgevoerd via apps die met elkaar communiceren. Enkele voorbeelden:

• HR-teams ontvangen automatische notificaties van onder andere startdagen, de afloop van een proefperiode, of een werkjubileum.

• Wervingsteams ontvangen automatisch uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken met kandidaten en krijgen na afloop de bijbehorende feedbackformulieren toegestuurd.

• Onboardingtaken worden, inclusief de relevante links en documenten, automatisch toegewezen aan alle nieuwe werknemers op hun startdatum.

Ieder bedrijf ter wereld krijgt vroeg of laat te maken met het inwerken van nieuwe werknemers. Laten we daarom eens bekijken hoe automatisering dit proces van A tot Z kan helpen stroomlijnen voor HR, nieuwe medewerkers en andere betrokken teams, zoals IT.

HR hoeft niet zelf alles in orde te maken voor nieuwe teamleden. Logischer zou zijn als de nieuwe medewerker zelf ook bepaalde administratieve taken afrondt. Het is zelfs logisch om dit allemaal af te handelen voordat ze aan het echte werk beginnen.

Je kunt bijvoorbeeld een link sturen naar de eerste onboardingtaken als herinnering dat bepaalde zaken, zoals het invullen van formulieren, voor een specifieke datum moeten worden afgerond. Dit bespaart de HR-afdeling de moeite van e-mails sturen en onnodig administratief werk uitvoeren, zoals het aanvragen van deze informatie of herinneringen sturen. Zo wordt tegelijkertijd gewaarborgd dat belangrijke informatie (zoals bankgegevens of burgerlijke staat) altijd correct en up-to-date is. 

Kristin Brandt, senior HR-manager bij Lush, legt uit: "Personio is vaak het eerste contactpunt voor mensen die solliciteren via het systeem. De volledige kandidaatreis vindt dus plaats vanuit Personio. Wanneer we die data vervolgens overzetten zodra iemand in dienst treedt, begint ook het onboardingproces in Personio."

Zoals iedere HR-manager weet, gaat er flink wat werk in zitten om ervoor te zorgen dat nieuwe wervingen al vóór hun eerste werkdag alles hebben wat nodig is. Vaak gaat dit om bijzonder repetitief werk, waarbij de moeite niet altijd opweegt tegen de waardevolle tijd van het HR-team. 

Een onboardingworkflow kan voor HR bestaan uit het plannen en organiseren van de volgende zaken:

Zoals je kon lezen in ons recente whitepaper 'Attraction Plus' verandert tot wel 43% van de nieuwe werknemers minstens één keer van gedachten na het accepteren van een baanaanbod. Bijna 40% gaf aan dat dit het gevolg was van een slechte opvolging (of helemaal geen opvolging) nadat het aanbod was gedaan. Het is dus essentieel om al voor de startdatum regelmatig relevante updates te delen.

Wanneer er een nieuw teamlid begint, is het arbeidscontract slechts het topje van de ijsberg als het gaat om het papierwerk dat ondertekend moet worden, van geheimhoudings- en werkapparatuurovereenkomsten tot arbeidsvoorwaarden. 

Naar schatting gebruiken de meeste afdelingen zo'n 40 tot 60 programma's, wat betekent dat de samenwerking met IT om toegang te verschaffen tot al deze tools behoorlijk wat tijd kost. En dan hebben we het nog niet eens gehad over naleving en veiligheid.

Een sterk onboardingproces is niet alleen belangrijk voor een goede retentie, maar ook voor de algehele productiviteit. Werknemers die beginnen bij een organisatie met een gestandaardiseerd onboardingproces zijn maar liefst 50% productiever.

Soms is het aan individuele managers om vast te stellen wat een nieuwe werknemer precies gaat doen en welke training en documenten nodig zijn om de nieuwe functie te kunnen vervullen.