Digitale volwassenheid: hoe scoort jouw HR-afdeling?

Digitale volwassenheid verwijst naar de mate waarin je HR-afdeling de technologische ontwikkelingen heeft bijgehouden. Beschouw het als een combinatie van algemene digitalisering en hoe grondig je HR-processen en administratie gedigitaliseerd zijn. 

Digitale maturiteit is dus niet alleen een huidige toestand, maar ook een kans. Een kans om je organisatie naar een hoger niveau te tillen, door je HR-processen en administratieve taken te digitaliseren en te focussen op strategische HR-initiatieven.

COVID-19 heeft niet alleen duidelijk gemaakt dat bedrijven veerkrachtiger moeten zijn, maar ook dat digitale technologieën belangrijk en nuttig zijn om het werk te vergemakkelijken. 

Je HR-afdeling beschouwt de digitalisering wellicht als voldoende, maar heeft wellicht nog een lange weg te gaan. Vooral als het aankomt op het stimuleren van operationeel excellereren, kan het zijn dat je een aantal zaken over het hoofd ziet die aangepakt moeten worden.  

Download vandaag nog ons nieuwste HR-onderzoek om te ontdekken hoe de toekomst van werk er na de pandemie uitziet.

Digitale volwassenheid is geen monoliet, het is een spectrum. Een organisatie kan zich in verschillende fasen bevinden, maar binnen die fasen zijn er ook verschillende dimensies van volwassenheid. 

Dit zijn de vier belangrijkste dimensies die de basis vormen van elke beoordeling van digitale volwassenheid:  

Aan de hand van best practices in HR-activiteiten zorgt deze dimensie van digitale volwassenheid voor een positieve en boeiende kandidaat- en medewerkerservaring. 

Dit betekent dat je zowel de tijd als de capaciteit moet hebben om medewerkers klaar te stomen en te reageren op gebeurtenissen die bepalen hoe er in de toekomst wordt gewerkt. 

Een gebrek hieraan kan leiden tot een minder goed employer brand, een hoog personeelsverloop of een lagere productiviteit. Het komt erop neer dat je zorgt dat je medewerkers voorbereid zijn op de toekomst (en dat ze zich voorbereid voelen). 

Deze dimensie van digitale volwassenheid draait om het verzamelen van data over je medewerkers. 

Het betekent dat je belangrijke personeelsinzichten moet hebben en gebruiken om het bedrijf te sturen en de strategie vorm te geven, gebaseerd op die data. 

Als je deze inzichten niet hebt, kan dat leiden tot ondoordachte beslissingen en een laag vertrouwen van het management in HR. Dat betekent dat je over de digitale tools moet beschikken om de juiste inzichten uit relevante data af te leiden. 

Holistisch bekeken, draait deze dimensie van digitale volwassenheid om de uitvoering. 

Het doel is om digitale technologieën in te zetten om het ontwerp en een soepele uitvoering van belangrijkste HR-processen te vergemakkelijken. In feite komt het erop neer dat de digitalisering het dagelijkse werk makkelijker en efficiënter maakt, zodat je je kunt concentreren op andere strategische onderwerpen. 

Anders loop je het risico op problemen met de gegevensbeveiliging, hogere kosten en een lagere servicekwaliteit. 

De digitale volwassenheid kan je organisatorische flexibiliteit of zakelijke veerkracht bepalen, met andere woorden: hoe snel kan je organisatie zich aanpassen aan veranderingen, groei ondersteunen en wendbaar blijven met flexibele processen en IT-landschappen. 

Digitalisering speelt hierbij een sleutelrol. Hetstelt organisaties in staat om zaken snel en zonder problemen te veranderen en in te spelen op externe uitdagingen. 

Een gebrek aan flexibiliteit kan resulteren in weinig veerkracht en een algemeen concurrentierisico. 

Maak van digitale volwassenheid een haalbare missie!

Hoe begin je met het digitaliseren van je HR-afdeling? Of beter gezegd, hoe weet je dat je het op de juiste manier doet? Download onze gids voor alle antwoorden.

Nu downloaden

Nu we een beter beeld hebben van het onderwerp, kunnen we starten met het beoordelen van de digitale volwassenheid. Laten we kijken naar wat de vier niveaus van volwassenheid zijn en wat ze inhouden. Dit zijn de vier niveaus: 

• Manueel – Geen selfservicemogelijkheden voor medewerkers, onvolledige of onbetrouwbare personeelsgegevens, voornamelijk processen op papier en een gefragmenteerd IT-landschap. 

• Gedeeltelijk – Gedeeltelijke selfservicemogelijkheden, weinig vertrouwen in gegevens, gedeeltelijk gedigitaliseerde processen, en bestaande maar niet geïntegreerde softwareoplossingen.

• Geïntegreerd – Bestaande software met weinig betrokkenheid van medewerkers, moeilijk te verwerken personeelsgegevens, enkele gedigitaliseerde maar niet geautomatiseerde processen. 

• Geavanceerd – Medewerkers die bij alle HR-processen zijn betrokken, on-demand en realtime rapportage, geautomatiseerde processen, een holistische softwareoplossing. 

Veel organisaties bevinden zich in de eerste fase, promoveren dan naar de tweede en blijven daar hangen. Soms lijkt het alsof een gedeeltelijke digitale volwassenheid voldoende is, maar niets is minder waar. 

Het doel zou voor bijna elke HR-afdeling moeten zijn om de geavanceerde fase te bereiken. Maar hoe weet je precies wat je volwassenheidsniveau is? 

Om een idee te krijgen van waar je HR en organisatie staan, stel je jezelf de volgende vragen: 

• Zijn al je medewerkers volledig betrokken bij je HR-processen?

• Is de veiligheid van je personeelsdata volledig gewaarborgd?

• Zijn al je HR-processen gestandaardiseerd, geautomatiseerd en volledig geïntegreerd bij alle afdelingen?  

• Beschik je over een snel, transparant en soepel wervingsproces? 

• Geeft je HR-team richtlijnen voor onboarding maar is het niet betrokken bij operationele taken? 

• Heb je gemakkelijk toegang tot HR-gegevens van alle afdelingen binnen het bedrijf? 

• Krijgt je HR-team voldoende tijd om vooral strategisch bezig te zijn en samen te werken met senior managers?

• Heb je één gecentraliseerd en geavanceerd HR-systeem? 

• Groeit je HR-software mee met je bedrijf en kan het aan gepast worden aan structurele veranderingen? 

• Kun je je HR-software gemakkelijk naar wens configureren?

• Is er sprake van voortdurende innovatie en ontwikkeling in je huidige HR-software (product updates en dergelijke)?

Als je 1 tot 3 van deze vragen met ‘ja’ hebt beantwoord, bevindt je organisatie zich momenteel wellicht op het niveau ‘manueel’ . 

Als je 4 tot 7 van deze vragen met ‘ja’ hebt beantwoord, zit je waarschijnlijk op het ‘gedeeltelijk’ volwassenheidsniveau.

Heb je 8 tot10 van deze vragen met ‘ja’ hebt beantwoord, dan behoor je tot de groep met een ‘geïntegreerd’ digitaal volwassenheidsniveau. 

En als je alle 11 vragen met ‘ja’ hebt beantwoord, bevindt je organisatie zich in de ‘geavanceerde’ groep. 

Wanneer dit alles samenkomt, kun je echt de vruchten plukken van elke dimensie van digitale volwassenheid, waaronder: 

• Personeel dat klaar is voor de toekomst: medewerkers en kandidaten zijn betrokken bij HR- en wervingsprocessen. 

• Strategische personeelsinzicht: gemakkelijke, gecentraliseerde toegang tot accurate personeelsinzichten. 

• Operationele uitmuntendheid: geautomatiseerde processen en effectief taakbeheer. 

• Organisatorische flexibiliteit: een hoog configuratievermogen verhoogt de flexibiliteit en dus de veerkracht. 

Elke dimensie heeft haar eigen unieke voordelen, maar als je tot de geavanceerde groep behoort, dan heeft je HR-afdeling echt tijd om het goed te doen. 

Absoluut! Na het afronden van de beoordeling van je digitale volwassenheid, weet je dat HR een sleutelrol kan spelen in het optimaliseren van elk van de bovengenoemde dimensies. 

Met HR-software leg je niet alleen de basis voor operationelel exelleren, maar kun je ook HR-processen ontwikkelen die je teams voorbereiden op de toekomst, gegevens uit hun ervaringen afleiden en je organisatie flexibel en veerkrachtig houden. 

Hoe? Door je HR te digitaliseren, kun je je belangrijkste HR-taken automatiseren en tijd vrijmaken voor meer strategie. Klik op de knop hieronder voor meer informatie.