Ontdek hoe je een digitale toekomst en medewerkerswelzijn goed balanceert

Laten we eerst de belangrijkste vraag beantwoorden. Waarom moet je überhaupt met HR-digitalisering starten? De grootste reden is om de productiviteit en efficiëntie van HR te stimuleren. Door dagelijkse administratieve taken te digitaliseren, bespaart jouw HR-team vele uren per week. En die tijd kunnen ze aan écht belangrijk werk besteden. Denk bijvoorbeeld aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en strategisch werk voor het management.

Een ander voordeel is het vooruit helpen van datagedreven werken. Succesvol data verzamelen en analyseren kan tot grote verbeteringen leiden. Neem bijvoorbeeld werving. Data-analyse maakt het mogelijk om te voorspellen welke kandidaten de meeste kans maken om rollen succesvol in te vullen, welke kanalen het beste zijn voor werving en hoe je vacatureteksten kunt optimaliseren om de aandacht van de beste kandidaten te trekken.

Het stimuleren van het medewerkerswelzijn is een ander groot voordeel. Online communicatie is eenvoudiger dan ooit, net zoals het hybride werken in teams. Bovendien kunnen moderne HR-platforms portalen leveren waar medewerkers eenvoudig toegang tot hebben, zoals persoonlijke informatie en lesmateriaal.

Dit zijn allemaal mooie voordelen, maar er schuilt ook een addertje onder het gras. Er zijn namelijk uitdagingen voor medewerkers om hun welzijn tijdens HR-digitalisering te waarborgen. Daarom vroegen we aan Judith Klenter, psychologe bij OpenUp, welke drie factoren het vaakst voorkomen. Ook deelt zij haar eigen bevindingen hierin.

Door meer tijd online door te brengen - en wellicht vaker hybride te werken - kan er op lange termijn een kloof ontstaan tussen een medewerker en collega’s. Zeker als je elkaar lange tijd niet in het echt ziet. Dit geldt vooral voor medewerkers zonder een sterke sociale kring buiten hun werk. Denk bijvoorbeeld aan expats en mensen die alleen leven.

Deze medewerkers verlangen wellicht naar werk in de ‘echte wereld’ om zo sneller contact te leggen met collega’s en meer tijd elders door te brengen.

Online vergaderingen kunnen veel van je vragen. Nog meer dan fysieke meetings. Volgens BBC Worklife heeft dit te maken met non-verbale signalen. Hieronder vallen gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en intonatie. Maar dat is niet alles. Je bent je ook meer bewust van je eigen voorkomen en mogelijke stiltes die vallen. Deze vorm van sociale bewustzijn kan erg stressvol zijn.

Door de digitalisering van HR te intensiveren, ontstaat er ook angst bij medewerkers om overbodig te worden en hun baan te verliezen. Zelfs als dit niet zo is, kan het toch in iemands achterhoofd spelen. Dit kan ook invloed hebben op hoe graag medewerkers hun eigen werkplek verder digitaliseren.

Sinds eind 2022 is kunstmatige intelligentie (AI) in een versnelling gekomen die we een paar jaar terug niet hadden verwacht. Tools zoals ChatGPT en Midjourney groeien in een onverwacht hoog tempo.

Hoewel dit veel mogelijkheden creëert, roept het ook de angst op voor vervanging. Volgens een recente HR-studie van Personio is bijna 60% van de HR-managers bang om hun baan te verliezen, omdat HR-functies worden overgenomen door AI.

Judith van OpenUp is hier heel duidelijk over. Het is niet haar en haar collega's doel om die angst weg te nemen. Er zijn wel manieren om met AI op de werkplek om te gaan. De eerste stap is om je angst te identificeren. "Ben je bang dat AI jouw werk 'beter' doet dan jij, gaat het om het verliezen van je baan, het niet kunnen bijhouden van de nieuwste technologieën, of om je baan die het menselijke aspect verliest?"

"Kijk dan naar je behoeften. Bespreek bijvoorbeeld je zorgen met je team en kom met een plan, krijg een beter begrip van AI en verdiep je erin. Erken dat we de toekomst niet kunnen voorspellen en dat je angst er met een reden is, zoals bescherming en motivatie om meer te leren over AI. We weten ook niet precies welke impact AI en digitalisering heeft op de toekomst van onze banen. Door je alleen te richten op manieren om angst weg te nemen, kun je de indruk wekken dat je niet erkent dat er inderdaad een grote verandering aankomt."

Er zijn verschillende manieren waarop HR ervoor kan zorgen dat het niveau van het medewerkerswelzijn tijdens digitalisering hoog blijft. Zo kun je ervoor zorgen dat medewerkers zich niet slechts een nummer voelen. Praat regelmatig bij en leer ze persoonlijk kennen.

Luister naar hun behoeften en persoonlijke uitdagingen. Als je deze erkent en zelfs in staat bent om mogelijke oplossingen te bieden, voelen medewerkers zich gezien en gewaardeerd.

Je kunt ook sociale activiteiten organiseren. Zorg er dan voor dat deze regelmatig plaatsvinden en iedereen deel mag nemen. Denk bijvoorbeeld aan teambuilding activiteiten waar teamleden een band vormen over iets dat niet werkgerelateerd is.

Andere handige tips zijn het controleren van de tijdsbesteding en werkroutine van medewerkers, het voorstel om slechts enkele dagen per week ergens anders te werken, en het creëren van een veilige ruimte waar ze hun eigen uitdagingen kunnen delen.