Gratis gids
Maak je business case voor HR-software.
8. november 2023
Met deze 3 stappen kies je voor de juiste HRIS
Wanneer je organisatie en het aantal medewerkers sterk groeit, neemt de druk op je HR behoorlijk toe. Een goed werkend HR-systeem helpt die druk te verlagen, maar hoe kies je voor de juiste HRIS? In deze blog leer je hoe jou dit in drie stappen lukt én een goede businesscase opbouwt om het management hiervan te overtuigen.
In de tutorial podcast van People masterminds spreken hosts Kristel en Eveliese met HR-tech en data-expert Jon Moore hoe je op een gestructureerde wijze voor het bij jou best passende HR-systeem kiest. Ook krijg je tips om je management van het gebruik hiervan te overtuigen.
Bij een sterke groei van je organisatie en het aantal medewerkers is een HR-systeem essentieel. Door hiermee tijd te besparen op alledaagse HR-taken, ontstaat er meer tijd voor écht belangrijke taken, zoals het focussen op het welzijn van je medewerkers. Hierdoor blijven mensen langer bij je en kun je gezamenlijk naar een hoger niveau groeien.
Verzamel je interne must haves
Bij het kiezen van een Human Resources Information System (HRIS) benadrukt Jon dat een goede voorbereiding essentieel is. Kijk hierbij eerst wat er intern speelt. “Kijk eerst intern wat je huidige pijnpunten zijn. Wat probeer je precies met dit systeem op te lossen? Om dit te doen, moet je eerst je ‘must haves’ verzamelen. Dit kan variëren van het customizen van jouw systeem en de belangrijkste integraties tot de samenhang met andere tools die je gebruikt of wilt gebruiken en het hebben van een template voor een loonlijst.”
Door onderscheid te maken tussen je ‘must haves’ en je ‘nice to haves’ ontdek je voor je organisatie welke functies het HR-systeem moet bevatten, en welke als leuke extra’s gelden. Voorbeelden hiervan zijn (pre-)onboarding, performance management en zelf-service. Er zijn meerdere HR-systemen die in jouw behoeften kunnen voorzien, dus kijk goed welke het beste bij jouw organisatie past.
In de People masterminds podcast geeft Jon aan dat je hier een handige tipsheet voor kunt gebruiken. Zo ontdek je in één oogopslag welke aspecten voor jou de meeste prioriteit hebben. Tijdens het zoeken naar het beste HR-systeem kun je deze tipsheet bij de hand houden.
Kijk welke tools het beste aansluiten
Nu je weet waar jouw organisatie het meeste behoefte aan heeft, is het tijd om te kijken welke HR-systemen hier het beste op aansluiten. Bij deze selectie kijk je alleen naar degenen die overeenkomen met jouw must haves.
Vraag ook demo’s aan van de door jou voorgeselecteerde partijen, zodat je met eigen ogen kunt zien hoe alles in elkaar zit. Wees niet bang om naar alle mogelijkheden te vragen en bereid je goed voor. Zo vraagt Jon regelmatig of mensen iets voor hem willen demonstreren. “Als je bijvoorbeeld een specifieke manier hebt om performance management of salarisadminstratie te doen, is het goed om ze jou te laten zien hoe je dit in hun systeem kunt doen.” Dit geeft je volgens hem de kans om met eigen ogen zowel de mogelijkheden als eventuele uitdagingen en ontbrekende functies te bekijken.
Voorkom daarnaast dat je in verkooptrucs valt, door echt te vragen of ze functionaliteiten kunnen laten zien die voor jou must haves zijn (zoals performance management of een complexe payroll). Vraag ook wat ontwikkelaars de afgelopen maanden hebben gedaan om hun systeem te verbeteren en wat ze in de toekomst willen aanpassen. Zo deelt Jon in de People masterminds podcast dat hij altijd vraagt welke feedback van klanten ontwikkelaars de laatste tijd hebben meegenomen. Zo weet je hoe actief partijen het platform verbeteren en welke richting ze uit willen.
Jon raadt daarnaast aan om maximaal twee of drie demo’s te testen, zodat je een goede mix hebt. Meer kost je veel tijd, dus drie is volgens hem een maximum. Daarna kun je filteren en gaat de prijs ook een rol spelen bij je definitieve keuze.
Overtuig het management
Bedenk met wie je een meeting hebt en bedenk wat voor hen het belangrijkst is. Zorg dat jouw verhaal aansluit bij hun winsten en behoeften. Verplaats je in de schoenen van deze stakeholders. Een CFO wil bijvoorbeeld een hoge ROI en kijkt veel naar cijfers. Benoem daarom welke kostenbesparingen een nieuw systeem oplevert.
Tijd speelt ook een rol. Ga daarom letterlijk berekenen hoeveel tijd je kwijt bent aan administratieve HR-taken en bereken dat voor al je mensen en dat per dag of per week. Zo staan deze gegevens zwart op wit. Laat daarna zien hoeveel tijd je bespaart met het gebruik van een systeem.
Wees ook in staat om data op tafel te leggen. Dit maakt je onderbouwing sterker en geeft aan dat je je research hebt gedaan. Leg uit dat je met een HR-systeem dashboard gegevens makkelijker met één klik kunt delen met je collega’s. En benadruk dat je - vooral met alledaagse HR-taken - veel tijd bespaart. Zo is er meer ruimte voor strategisch werk, en kun je datagedreven inzichten aanleveren bij het management.
Wil je meer weten over het opstellen van een succesvolle businesscase voor een HRIS? Luister dan de complete aflevering van de People masterminds podcast.
